Bestandserhaltung – Bewahren für die Zukunft

Unterschiedliche Materialien – unterschiedliche Herausforderungen

Eine große Herausforderung besteht in der Vielfalt des Materials, die der Bestand haben kann. Einen Großteil machen die Dokumente in Papierform aus, die wir meist in Aktenordnern oder Mappen geheftet und getackert vorfinden. Diese Papiere gibt es in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten. Von dünnen Zettelchen bis hin zu übergroßen Karten, Plänen oder Plakaten kann alles dabei sein. Daneben aber auch Fotos, Werbematerialien, einzelne Artefakte und auch immer mehr elektronische Datenträger der verschiedensten Generationen.

Nachdem all diese Archivalien nun schon einige Jahre auf dem Buckel haben, gilt es nun, sie auch für die Zukunft gut und sicher zu erhalten. Dabei ist das Archivgut von verschiedenen Seiten Gefahren ausgesetzt.

Bedrohung Nr. 1: Der Faktor Mensch – Unordnung vs. Überblick

Man mag sich so ein Archiv als einen großen Aktenberg vorstellen. Genau genommen ist es das auch, nur dass wir uns im Vorfeld genau angeschaut haben, was dieser Berg enthält. Denn „ein Stapel alter Papiere“ hilft uns nicht dabei, die Geschichte eines Unternehmens zu verstehen. Die Erschließung der Materialien ist deshalb ein wichtiger Schritt in der Bestandserhaltung. Aus diesem Grund verzeichnen wir das Material in unserer Datenbank und legen ein Findbuch an. So können sich auch zukünftige Nutzer schnell einen Überblick verschaffen und finden rasch die nötigen Informationen.

Auch wenn wir die Firmengeschichte etwa für ein Jubiläum aufbereiten, ist diese Erschließung von großer Bedeutung, um uns im Material zurechtzufinden.

Bedrohung Nr. 2: Die bisherige Nutzung – Metall und Weichmacher

Vor allem die Akten des täglichen Gebrauchs wurden– solange sie noch aktiv in Benutzung waren – auch so aufbewahrt, dass man sie praktisch nutzen konnte: gelocht in Aktenordnern oder zusammengeheftet mit Heft- oder Büroklammern, mit Gummiringen zusammengefasst, durch Trennstreifen oder Post-its für den schnellen Zugriff vorbereitet. Diese Hilfsmittel zur Nutzung im Alltag gefährden jedoch den Bestand: Es drohen Schäden durch Rost, Verfärbungen, herausbrechendes Papier, Verlust des Überlieferungszusammenhangs, Einschneiden von Schnüren oder gar das Verkleben von Folien.

Deshalb kommen nach der Erschließung unsere lieben Verpacker zum Einsatz, die die Papiere aus Ordnern und Mappen ausheften, sämtliche Teile aus Plastik oder Metall – zum Beispiel Büro- oder Heftklammern – lösen (Entmetallisierung) und auch Post-its, Lesezeichen und Trennstreifen entfernen. Aber alles mit der gebotenen Vorsicht:

„Als oberstes Prinzip gilt: Wenn man durch das Entfernen von Metall, Plastik usw. mehr Schaden anrichtet als an dauerhafter Bestandserhaltung zu gewinnen wäre, dann lasse man es bleiben.“ (Martin Burkhardt)

Danach lagern wir die Materialien in säurefreien Archivschachteln und beschriften diese entsprechend.

Bedrohung Nr. 3: Die künftige Aufbewahrung – Schimmel, Schädlinge, Licht und der Zerfall von innen

Sind die Archivmaterialien nun ausgewählt, sortiert, verzeichnet und in neuen Schachteln verpackt, können wir sie guten Gewissens wieder an den Kunden zurückgeben. Aber auch danach können einem Archiv weitere Gefahren drohen, wenn es um die langfristige Aufbewahrung geht. Denn bei einer sachgerechten Lagerung gilt es einiges zu beachten: saubere, schadstofffreie Räume, möglichst ohne Wasserleitungen und Tageslicht, Brand- und Diebstahlschutz, das richtige Lagermobiliar, Belüftungsmöglichkeiten und das optimale Klima. All das muss stimmen, damit Schimmel, Schädlinge und Co. keinen Schaden anrichten können (siehe auch https://www.firmenhistoriker.de/nc/aktuelles/hilfe-wir-haben-schimmel-im-archiv.html).

Auch bei diesen Fragen stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite.

Kommt es in einem Archiv dennoch einmal zu Schimmel, Tintenfraß oder Papierzerfall, müssen Spezialisten ans Werk. Wir arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die die Materialien „entwesen“, also von Schimmel und Schädlingen befreien, oder auch restaurieren können.

Exkurs: Digitalisierung

Bei öffentlichen Archiven oder Bibliotheken wird oft – nicht erst seit der Katastrophe im Stadtarchiv von Köln oder dem Brand der Herzogin-Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar – der Wunsch nach einer möglichst lückenlosen Digitalisierung der Bestände laut, um die unwiederbringlichen Originale für die Nachwelt zu bewahren. Auch für ein Firmenarchiv wäre das ein Thema.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Zum einen wäre der Aufwand, das gesamte Material einzuscannen, enorm – ein großer Aufwand, der sich mit dem zu erwartenden Nutzen nicht in Einklang bringen lässt. Und gleichzeitig besteht bei der Digitalisierung immer die Herausforderung der sich entwickelnden Technik: Ein Blatt Papier war vor 100 Jahren als solches „greifbar“ und lesbar und wird das vermutlich auch in weiteren 100 Jahren noch sein. Datenformate und Datenträger jedoch ändern sich. Haben wir vor 1989 Daten noch auf 3,5 Zoll-Disketten gespeichert, gehört die technische Ausstattung dazu heute selbst schon ins Museum. CDs, USB-Sticks, SD-Memory Cards oder die Cloud – wir wissen nicht, was die Zukunft bringt. Eine langfristige Bestandsbewahrung in digitaler Form bleibt eine Herausforderung (mehr dazu hier: https://www.firmenhistoriker.de/nc/aktuelles/geschichte-40-warum-wir-auch-in-zukunft-noch-archivieren-werden.html)

Deshalb werden die wichtigsten Archivalien von uns gescannt: Gründungsdokumente, Patente oder auch das wichtigste Fotomaterial wird so doppelt bewahrt und kann digital genutzt werden.

Zum Artikel: https://www.firmenhistoriker.de/nc/aktuelles/bestandserhaltung-bewahren-fuer-die-zukunft.html