Die vier effektivsten Tools & Tricks für Selbstständige

Man sagt ja nicht ohne Grund, wer selbstständig ist, arbeitet selbst und ständig. Hier ist man für jeden Trick und jedes Tool dankbar, die den Arbeitsalltag effektiv entlasten und das Arbeiten effizienter gestalten. Apropos Effizienz: Ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitszeit geht dafür drauf, dass am PC tausend Dinge erledigt werden, nur nicht die eigentliche Arbeit. Es gibt clevere Tools wie RescueTime, die exakt tracken, womit und wo die meiste Zeit verbracht wird – beispielsweise auf Facebook, YouTube oder auch im E-Mail-Postfach.

Das Tool läuft dabei unbemerkt im Hintergrund und gibt wöchentlich eine detaillierte Auswertung. Die Ergebnisse können überraschen und sind hilfreich, die eigene Arbeitsweise besser einzuschätzen und echte Zeitfresser zu entlarven. Es macht Sinn, ablenkende Webseiten, auf denen man unnötig lange Zeit vergeudet, einfach zu blockieren – zumindest während der Arbeitszeit.

To-dos – runterschreiben hilft

Um beim Thema Zeitmanagement zu bleiben: Das häufigste Problem vieler Selbstständiger ist wohl der Berg an To-dos, der im Hinterkopf behalten werden will – dabei aber nur immer größer und unbezwingbarer wird. Ein zunächst altmodisch anmutender, aber sehr effektiver Trick ist es, morgens alle anstehenden Termine konsequent runterzuschreiben – gerne handschriftlich auf der guten alten Liste oder digital mit einem Tool wie Wunderlist.

Hier finden auch banale Dinge Platz, wie der wöchentliche Einkauf. Das befreit den Kopf immens; die Konzentration auf das Tagesgeschäft fällt deutlich leichter. Vor allem dann, wenn die Termine nach Dringlichkeit auf der Liste sortiert werden. So können sie nach und nach abgearbeitet und anschließend abgehakt werden.  

Terminmanagement: einfach und strukturiert

In Sachen Terminmanagement nutzen immer mehr Selbstständige und Freiberufler das Tool Calendly, das den klassischen Terminkalender ablöst. Dieses Tool ist besonders praktisch, da auf einem Blick alle freien Termine eingesehen werden können. So kommt es zu keinen Überschneidungen und Kunden können direkt einen Wunschtermin eintragen, der dann für sie geblockt ist.

Noch einfacher gelingt das Terminmanagement mit der Unterstützung einer Telefonassistenz wie starbuero.de. Hier schlagen Selbstständige sprichwörtlich zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen sorgt eine externe Anrufannahme dafür, dass kein Anruf verpasst wird. Im Arbeitsalltag kann man das Telefon guten Gewissens aus der Hand legen und sich voll auf die Arbeit konzentrieren – die Telefonassistenz übernimmt eingehende Anrufe und informiert via Anrufernotiz über geführte Telefonate. Als Selbstständiger kann man in Ruhe zurückrufen, wenn Zeit dafür ist.

Zum anderen kann eine Telefonassistenz den Terminkalender – wie zum Beispiel über Calendly – im Blick behalten, Terminanfragen von Kunden annehmen und direkt vermerken. So hat man im stressigen Tagesgeschäft den Rücken frei; sowohl vom nervigen Telefonklingeln als auch vom Terminmanagement.

Vier Tools – viermal Entlastung  

RescueTime fürs Zeitmanagement, Wunderlist für den To-do-Überblick, Calendly für die Terminorganisation und starbuero.de für die professionelle Anrufannahme: Mit diesen vier Tools sind Selbstständige in puncto Selbstorganisation gut gerüstet. Unterm Strich bleiben deutlich mehr Zeit, Struktur und letztendlich auch mehr Erfolg im Tagesgeschäft.