Effektives Stakeholder-Management: Mit Empathie und Strategie schwierige Stakeholder gewinnen

Ein zentrales Modell zur Erklärung der Verhaltensweisen von Stakeholdern ist das SCARF-Modell, das fünf grundlegende Bedürfnisse beschreibt: Status, Sicherheit, Autonomie, Verbundenheit und Fairness. Werden diese Bedürfnisse der Stakeholder nicht beachtet, können Frustration und Widerstand entstehen, die wiederum den Projektverlauf behindern. Projektverantwortliche, die solche Grundbedürfnisse kennen und respektieren, legen den Grundstein für eine proaktive Konfliktprävention. 

Auch die Interpretation von Körpersprache und feinen Signalen ist hilfreich, um latente Unsicherheiten oder Widerstände rechtzeitig zu erkennen. Körpersprachliche Signale wie das Meiden von Blickkontakt oder körperliche Anspannung sind oft frühe Anzeichen, dass ein Stakeholder sich unwohl oder übergangen fühlt. Eine gezielte Wahrnehmung dieser Signale kann helfen, gezielt auf die Ängste oder Bedürfnisse der Beteiligten einzugehen. Der regelmäßige Dialog durch Feedback-Gespräche schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der alle Beteiligten ihre Bedenken offen äußern können. 

Im Rahmen des erfolgreichen Stakeholder-Managements spielt auch eine stufenweise, proaktive Vertrauensbildung eine wichtige Rolle. Diese lässt sich durch wiederholte Anerkennung und Empathie, regelmäßige und offene Kommunikation sowie transparente Entscheidungsprozesse erreichen. Informelle Begegnungen und eine persönliche Note in Gesprächen können festgefahrene Fronten auflockern und helfen, Vertrauen aufzubauen. Wertschätzung und gegenseitiges Verständnis fördern eine entspannte Arbeitsatmosphäre, in der sich Konflikte oft schon vor ihrer Entstehung vermeiden lassen. 

Weitere hilfreiche Maßnahmen für eine konfliktfreie Zusammenarbeit sind klare Rollendefinitionen und die Einhaltung der Kompetenzen einzelner Stakeholder. Hierbei kommt es darauf an, dass alle Beteiligten den Ablauf und ihre eigene Rolle im Projekt verstehen, was Unsicherheiten und Missverständnisse minimiert. Ein regelmäßig aktualisierter Projektstatus und eine transparente Entscheidungsfindung erhöhen die Planungssicherheit und wirken dem Gefühl entgegen, übergangen oder benachteiligt zu werden. 

Abschließend sind projektbezogene Nachbesprechungen und die Dokumentation von Lessons Learned wichtige Bestandteile, um das Projektverhältnis zu reflektieren und potenziellen Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Solche Nachbesprechungen schaffen eine Möglichkeit, Erfolge zu festigen und Erlerntes für zukünftige Projekte nutzbar zu machen. Diese Reflexion stärkt nicht nur die Bindung der Stakeholder, sondern erhöht auch die Projektakzeptanz und das langfristige Vertrauen in die Projektleitung. 

Was kann ich für mein Projekt daraus lernen? 

Für Projektverantwortliche ist der Umgang mit schwierigen Stakeholdern eine Herausforderung, die jedoch durch ein strategisches Beziehungsmanagement effektiv angegangen werden kann. Wer die tieferliegenden Bedürfnisse und Bedenken seiner Stakeholder kennt, kann Spannungen frühzeitig begegnen und Vertrauen aufbauen. Die regelmäßige, transparente Kommunikation und das aktive Zuhören fördern Offenheit und steigern die Bereitschaft, gemeinsam auf Projektziele hinzuarbeiten. Konflikte lassen sich so auf ein Minimum reduzieren, und die Zusammenarbeit gestaltet sich kooperativer und produktiver. Kleine Maßnahmen wie die Anerkennung von Leistungen und der Einsatz gezielter Feedback-Gespräche schaffen zusätzlich Vertrauen und stärken das Team langfristig. 

Das Wichtigste in Kürze 

– Das SCARF-Modell identifiziert fünf zentrale Bedürfnisse: Status, Sicherheit, Autonomie, Verbundenheit und Fairness. 
– Unberücksichtigte Bedürfnisse können Widerstände verursachen; ein bewusstes Eingehen auf diese Faktoren stärkt die Projektakzeptanz. 
– Die Interpretation nonverbaler Signale ermöglicht es, auf Unsicherheiten rechtzeitig zu reagieren. 
– Regelmäßige und transparente Feedback-Gespräche fördern eine offene Kommunikationskultur. 
– Die stufenweise Vertrauensbildung basiert auf Empathie, Anerkennung und klaren Kommunikationswegen. 
– Informelle Begegnungen und kleine Gesten der Wertschätzung fördern den Zusammenhalt. 
– Ein strukturierter Dialog über Rollen und Kompetenzen schafft Klarheit und beugt Missverständnissen vor. 
– Ein transparenter Projektstatus und klare Entscheidungsprozesse vermitteln Sicherheit. 
– Nachbesprechungen und die Dokumentation von Lessons Learned stärken das Verhältnis zu Stakeholdern nachhaltig. 
– Eine langfristige Zusammenarbeit profitiert von einer strategischen und respektvollen Stakeholder-Bindung. 

Der Vortrag zum Thema „Stakeholdermanagement“ von Lora Burhorn war Teil des PM Forum Digital am 7. und 8. November 2024 in Hamburg. Mit vier exklusiven Keynotes und über 50 Referierenden präsentierte das PM Forum praxisnahe Lösungen und zukunftsweisende Strategien, die die Teilnehmenden in ihrer Projektarbeit unterstützen und nachhaltig inspirieren. Mehr zur Veranstaltung erfahren Sie hier: https://www.pm-forum.de/…