Optimierte Transportdisposition via SAP Fiori® App

Bereits seit über 60 Jahren stellt die ASB Grünland Helmut Aurenz GmbH aus Stuttgart qualitativ hochwertige Gartenpflegeprodukte in eigenen Werken her. Unter dem Namen ASB Greenworld hat sich das familiengeführte Unternehmen auch international einen Namen gemacht und zählt heute zu den weltweit führenden Herstellern von Pflanzenerde, Dünger und Kultursubstraten. Nachhaltigkeit wird bei ASB Greenworld großgeschrieben: Bei der Produktion kommen nicht nur regionale und nachwachsende Rohstoffe zum Einsatz, sondern auch erneuerbare Energien und Rezyklate für die Verpackungen.

Aktuell garantieren acht Produktionsstätten in Europa und Nordamerika jederzeit eine hohe Lieferbereitschaft. Den Transport der Düngemittel und Blumenerden wickelt das mittelständische Unternehmen in Zusammenarbeit mit zahlreichen Speditionen ab. Bisher erfolgte die Auswahl der Spediteure rein manuell – mithilfe von langen Excel-Tabellen und einer Landkarte aus Papier an der Wand. Ohne digitale Unterstützung mussten die Mitarbeiter der LKW-Disposition händisch ermitteln, wie die Aufträge planmäßig ans Ziel gelangen und sich gleichzeitig eine möglichst vollständige Beladung der LKWs realisieren lässt. Dieser Prozess war nicht nur mit einem immensen Papierverbrauch und Zeitaufwand, sondern auch mit einer erhöhten Fehleranfälligkeit verbunden. Bereits kleine Fehler bei der Transportdisposition können jedoch weitreichende Konsequenzen haben: Kommen die Waren nicht rechtzeitig an, drohen Vertragsstrafen und Auftragsverlust. Sind die LKWs nur teilbeladen, wirkt sich das aufgrund der hohen Speditionskosten und Rohstoffpreise negativ auf die Marge aus. Zu viele Einzelfahrten belasten zudem die Umwelt und widersprechen damit dem Nachhaltigkeitsbestreben des Unternehmens. Die Einführung einer digital gestützten Lösung für die Transportdisposition hat somit für ASB Greenworld immer mehr an Relevanz gewonnen.

Die Herausforderung

Die digitale Lösung sollte es den Disponenten ermöglichen, einzelne Aufträge terminsicher, nachhaltig und kosteneffizient zu einem Transport zusammenzufassen. Was zunächst einfach klingt, birgt bei genauerer Betrachtung ein hohes Maß an Komplexität in sich. Denn für ein effizientes Transportmanagement müssen die Disponenten nicht nur auf die Dringlichkeit, sondern auch auf die geografische Lage der Aufträge achten. Häufig beliefern Spediteure nur bestimmte Regionen und fordern außerhalb ihres Liefergebiets einen Aufschlag oder lehnen den Auftrag ab. Daneben dürfen die Disponenten bei der Planung auch das Gesamtgewicht und Volumen der Ladung nicht aus den Augen verlieren.

Um die Speditionskosten so gering wie möglich zu halten, sollte für die Mitarbeiter der LKW-Disposition schnell ersichtlich sein, welcher Transportdienstleister die Warenempfänger zu den besten Konditionen beliefert. Sondervereinbarungen zu den Liefergebieten der Spediteure und sollten dabei ebenfalls berücksichtigt werden.

Diese komplexen Problemstellungen setzten einen strukturierten Design-Thinking-Prozess voraus, bei dem die Wünsche und Bedürfnisse der Disponenten im Zentrum standen, sodass praxisnahe Ergebnisse entstehen konnten. Um eine hohe Anwenderzufriedenheit und Produktivität auf unterschiedlichen Geräten zu erreichen, bedurfte das Frontend der Gestaltung einer modernen User Experience. Darüber hinaus erforderte die Lösung eine anspruchsvolle Implementierung der Auftragszusammenfassung in SAP – und das innerhalb kürzester Zeit. Da es sich bei den Produkten um ein saisonales Geschäft handelt und die Entwicklung der Lösung nur außerhalb der Saison stattfinden konnte, stand für die Projektdurchführung lediglich ein beschränkter Zeitraum von wenigen Monaten zur Verfügung. Eingehalten werden konnte dieser straffe Zeitplan durch eine agile Projektvorgehensweise, die eine schnelle, flexible und kundenzentrierte Entwicklung ermöglichte.

Die Lösung

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden und den Disponenten entwickelte das Expertenteam von CONCETO eine App, die an die benutzerfreundliche Fiori-Oberfläche von SAP angelehnt ist und den Anwendern eine moderne User Experience auf ihren Desktops, Laptops und Tablets bietet. Durch den langjährigen Einsatz von SAP-Software im Unternehmen waren die Disponenten mit dem Design bereits vertraut, sodass die Akzeptanz von Anfang an hoch war.

Mithilfe der digitalen App gestaltet sich die Tourenplanung so unkompliziert wie nie zuvor: Die Disponenten bekommen nicht nur alle anstehenden Aufträge mit den wichtigsten Informationen wie Liefertermin, Palettenanzahl und Gewicht angezeigt. Sie sehen auch auf einen Blick, welche Spediteure den Transport zu welchen Preisen und Konditionen anbieten. Die sortierte Darstellung der Transportdienstleister zeigt dabei die günstigsten Anbieter ganz oben an und bildet eine eindeutige Empfehlung ab.

Ein individuell konfigurierbarer Filter ermöglicht es dem Nutzer, die Aufträge nach bestimmten Kriterien zu filtern und die Auswahl dadurch zu begrenzen. Unter anderem stellt die Filterbarkeit nach den Wunschlieferdaten eine wichtige Funktion dar, um verspätete Auslieferungen und Vertragsstrafen zu vermeiden. Alle wichtigen Informationen zur Auslieferung werden automatisiert ausgelesen und in der App als Hinweise angezeigt. Sollten manche Auftragspositionen nicht in ausreichender Menge auf Lager sein, gibt die App vor dem Übertrag in das SAP-System eine Warnmeldung aus.

Die volle Integration in das SAP-Backend erlaubt es der App, auf sämtliche notwendige Daten aus dem SAP-System zuzugreifen – von Auftragsdaten über Verfügbarkeiten bis hin zu Geodaten. Dabei können jedoch nicht nur Daten aus dem System geladen, sondern auch Anpassungen nach SAP zurückgespielt werden. So können unter anderem Informationen zur Transportdispositionsstelle und Transportart, aber auch Nachrichten zum Transport – etwa das Vorhandensein einer Hebebühne oder eines Gabelstaplers zum Be- und Entladen – hinzugefügt und beim Erstellen eines Transports via App in das SAP-System eingepflegt werden.

Durch die tiefgreifende SAP-Expertise von CONCETO und den regelmäßigen Austausch mit allen Projektbeteiligten auf Kundenseite konnte die App innerhalb einer sehr kurzen Zeitspanne realisiert werden. Das hohe Engagement auf allen Seiten ermöglichte es, dass vom ersten Workshop im November 2021 bis zur Fertigstellung der App im März 2022 gerade einmal fünf Monate vergingen. Für eine schnelle und gleichzeitig kundenorientierte Entwicklung setzte das Projektteam auf die Projektmanagement-Methode Scrum.

Das Ergebnis

Seit Sommer 2022 hat ASB Greenworld die App produktiv im Einsatz und erfährt durch die digitalisierten Prozesse eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Transportdisposition. Die Arbeitsabläufe haben sich enorm vereinfacht, was sich in einem reduzierten Zeitaufwand und einer deutlichen Arbeitsentlastung widerspiegelt. Indem die Anwendung die Mitarbeiter bei der optimalen Beladung der LKW innerhalb eines bestimmten Gebiets unterstützt, ist das Fehlerpotenzial bei der Disposition auf ein Minimum gesunken. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Transportkosten und die Gewinnspanne aus.

Auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter läuft mit der App nun merklich reibungsloser ab. Da sich die Anwendung unabhängig vom Standort und Endgerät aufrufen lässt, spielt es keine Rolle mehr, ob ein Transport im Homeoffice oder gar am anderen Ende der Welt geplant wird.

Außerdem sind für den Zugriff zur Webanwendung nur ein Browser und eine Internetverbindung notwendig, wodurch Nutzer sich nicht um Systemanforderungen, Installationen oder Updates kümmern müssen. Da sich der Papierverbrauch seit Einführung der App drastisch verringert hat und unnötige Fahrten einfach vermieden werden können, lassen sich darüber hinaus die Nachhaltigkeitsprinzipien des Unternehmens nun auch bei der Auslieferung der Aufträge verwirklichen. Den Mehrwert der Lösung möchte ASB Greenworld nicht mehr missen, im Gegenteil: Die App kommt so gut an, dass sie sich bereits im nächsten Entwicklungszyklus befindet.

Neben der Optimierung bestehender Funktionen sollen weitere nützliche Features hinzukommen. Genau wie in der ersten Entwicklungsphase wird das wertvolle Know-how der Mitarbeiter dabei einen bedeutenden Faktor für den weiteren Erfolg der Applikation darstellen.