Die 10 typischen Datenschutzfallen in Unternehmen – Teil I

MANGELNDE SENSIBILISIERUNG DER MITARBEITENDEN

Mitarbeitende sollten über das Thema Datenschutz informiert und geschult werden. Wenn Mitarbeitende nicht ausreichend sensibilisiert sind, können sie versehentlich Datenschutzverletzungen begehen, zum Beispiel durch unsachgemäßen Umgang mit sensiblen Daten oder Weitergabe von Informationen an unbefugte Dritte. Schulen Sie jetzt Ihre Beschäftigten über die DEUDAT Akademie! Eine Übersicht über den umfangreichen Kurskatalog finden Sie hier.

FEHLENDE ODER UNZUREICHENDE DATENSCHUTZRICHTLINIEN

Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten haben. Fehlen solche Richtlinien oder sind sie unzureichend, kann dies zu Verletzungen des Datenschutzes führen. Eine Implementierung einer Datenschutzleitlinie ist demnach unabdingbar. Eine entsprechende Vorlage können Sie bei Ihrem persönlichen Berater anfragen und diese im Anschluss mit ihm gemeinsam erarbeiten.

FEHLENDE EINWILLIGUNG DER BETROFFENEN

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Einwilligung der betroffenen Personen für die Verarbeitung ihrer Daten einholen, wenn dies erforderlich ist. Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Einwilligung kann zu Datenschutzverletzungen führen. Auch hierfür haben wir selbstverständlich eine passende Vorlage für Sie. Zögern Sie nicht uns anzusprechen.

VERLUST ODER DIEBSTAHL VON GERÄTEN

Der Verlust oder Diebstahl von Geräten wie Laptops, Smartphones oder USB-Sticks kann zu Datenschutzverletzungen führen, wenn sich darauf personenbezogene Daten befinden und die Geräte nicht ausreichend geschützt sind. Um den Verlust von Firmengeräten mit sensiblen Daten zu verhindern oder die Auswirkungen im Falle eines Verlusts zu minimieren, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Firmengeräten, auf denen sich sensible Daten befinden. Diese Richtlinien sollten den sicheren Umgang mit den Geräten, den Transport, die Aufbewahrung und den Einsatz außerhalb des Büros regeln.
• Stellen Sie sicher, dass alle sensiblen Daten auf den Firmengeräten verschlüsselt sind
• Verwenden Sie starke Passwörter und aktivieren Sie die Funktionen zur Zugriffsbeschränkung und** Mehr-Faktor-Authentifizierung** auf den Firmengeräten.
• Implementieren Sie eine Funktion zur** Fernlöschung** auf den Firmengeräten. Dadurch können Sie im Falle eines Verlusts die Daten aus der Ferne löschen und so sicherstellen, dass sie nicht in falsche Hände geraten.
• Führen Sie eine genaue Inventarverwaltung für alle Firmengeräte, einschließlich regelmäßiger Überprüfungen. Dadurch können Sie feststellen, ob ein Gerät verloren oder gestohlen wurde und schnell entsprechende Maßnahmen ergreifen.
• Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den sicheren Umgang mit Firmengeräten.
• Führen Sie regelmäßige Backups durch. Dadurch können verlorene oder gestohlene Geräte schneller ersetzt werden und die Daten können wiederhergestellt werden.

UNSICHERE DATENVERNICHTUNG

Unternehmen sollten sicherstellen, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Unsichere Methoden zur Datenvernichtung können zu Datenschutzverletzungen führen, wenn Unbefugte Zugriff auf die Daten erlangen. Beispiele für eine datenschutzkonforme Vernichtung sind folgende:

• Aktenvernichter: Verwenden Sie einen leistungsstarken Aktenvernichter, der Dokumente in kleine Partikel oder Streifen schneidet. Stellen Sie sicher, dass der Aktenvernichter den Sicherheitsstandard DIN 66399 erfüllt und die gewünschte Sicherheitsstufe für die Vernichtung Ihrer Dokumente gewährleistet.
• Externe Dienstleister: Wenn Sie größere Mengen an Dokumenten haben oder keinen eigenen Aktenvernichter besitzen, können Sie Dienstleistungsunternehmen beauftragen, die Dokumente vor Ort abholen und in spezialisierten Anlagen vernichten. Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen den Datenschutzanforderungen entspricht und Ihnen einen entsprechenden Nachweis über die Vernichtung der Dokumente liefert. Denken Sie zudem an den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV).
• Digitale Vernichtung: Für elektronische Dokumente sollten Sie sicherstellen, dass alle Daten unwiderruflich gelöscht werden.

Für eine individuelle Beratung zu den typischen Datenschutzfallen in Unternehmen wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Ansprechpartner.