Qualitätsmanagement an der Charité – eine Erfolgsstory

Frau Priv.-Doz. Dr. Berghöfer studierte von 1983 bis 1989 Humanmedizin an der Freien Universität Berlin. Nach ihrer klinischen Tätigkeit in der Psychiatrischen Klinik der Freien Universität ist sie seit 2001 wissenschaftliche Mitarbeiterin und in leitender Position für Personalfragen, Öffentlichkeitsarbeit, Qualitätsmanagement und die Lehrkoordination im Institut zuständig. Im Interview berichtet sie über Chancen, Stakeholder und das Wissensmanagement im Rahmen des QMS.

Lange (GUTcert): Herzlichen Dank, dass Sie heute mit uns über Ihr QMS sprechen. Seit wann ist Ihr Unternehmen denn nach ISO 9001 zertifiziert?

Dr. Berghöfer (Charité): Wir sind schon seit 2005 zertifiziert und von Anfang an auch bei der GUTcert: Mit unserem Auditor Herrn Andreas Lemke und seiner Arbeit sind wir hoch zufrieden.

Lange: Welche Motive gaben bei der Charité den Ausschlag, ein QMS einzuführen und dann auch zertifizieren zu lassen?

Dr. Berghöfer: Unser Kerngeschäft besteht aus epidemiologischen Forschungsprojekten, d.h. Forschungsprojekte, die meistens sehr viele Probanden oder Patienten beinhalten. Dies wiederum macht die Prozesse des Datenmanagements, der Datenerhebung, Verarbeitung und Analyse sehr aufwändig und komplex. Daher wurde zunehmend von den Mitarbeitern gewünscht, Prozesse zu standardisieren und uns innerhalb des Instituts auf gemeinsame Vorgehensweisen zu einigen. Das führte letztlich dazu, dass diese Mitarbeiter Standardverfahrensanweisungen entwickelten und so ein QMS von unten aufgebaut haben.

Später kam dann die Idee, das ganze System nach der ISO 9001 auszurichten. Und wenn wir uns die ganze Mühe schon einmal gemacht haben, dann sollten wir unser System auch zertifizieren lassen. Es gab damals erste Fortbildungen für die einzelnen Einrichtungen innerhalb der Charite, und ich war eine der ersten, die diese Angebote wahrgenommen hat. Das führte dazu, dass wir mit anderen Einrichtungen der Charite, die vergleichbare Pläne hatten, in Kontakt traten und uns – auch Dank des QMS – gegenseitig unterstützen konnten.

Lange: Gibt es organisatorische Erfolge durch den prozessorientierteren Ansatz?

Dr. Berghöfer: Auf jeden Fall. Wir haben durch die zunehmende Standardisierung der Prozesse in den großen Projekten und dadurch, dass nicht mehr jeder in seinem Büro „das Rad neu erfindet“ enorm Ressourcen gespart – die dann natürlich der Weiterentwicklung von Projekten oder schlichtweg der Qualität zu Gute kamen. Und durch die Zertifizierung sind wir ein attraktiver Kooperationspartner für die anderen geworden.

Lange: Die ISO 9001 durchlief ja eine Revision. Die Grundstruktur aller neuen und revidierten ISO Normen ist seit dem Jahr 2012 die sog. High Level Structure (HLS). Sie soll dazu dienen, dass sich Unternehmen im Rahmen von Managementsystemen mehr mit dem eigenen Kontext beschäftigen und daraus Risiken und Chancen fundiert ableiten, um dementsprechend ihre Aktivitäten zu planen. Eine Umfrage von uns hat allerdings ergeben, dass sich einige Unternehmen schwer damit getan haben, Chancen zu finden. War das bei Ihnen auch so?  

Dr. Berghöfer: Das kann ich eigentlich nicht sagen. Aufgrund unserer Forschungstätigkeiten haben wir uns im Grunde genommen immer überlegen müssen, wo Chancen für unsere Einrichtung sind, wer Interesse an unserer Arbeit hat, was wir tun müssen, welche Marktlücken es gibt und wo man uns vielleicht haben will.  Das mussten wir immer tun und daher war für uns keine Herausforderung. Was uns die Revision neu gebracht hat, ist, dass wir nun alles systematischer dokumentieren.  

Lange: Was genau tun Sie, um Chancen zu identifizieren? Haben Sie Beispiele?

Dr. Berghöfer: Wir haben hier die so genannte Leitungsrunde, ein Gremium, das sich wöchentlich trifft. Diese Runde hat eine erweiterte Leitungsrunde, die wiederum monatlich tagt. Deren Aufgabe war immer schon, auch mal ein bisschen strategischer zu denken und ein mehr nach außen zu gucken. Dieses Gremium wird vorrangig genutzt, um zu diskutieren, wo Chancen liegen könnten.

Eine weitere Möglichkeit zur Identifikation von Chancen ist, dass wir in unserem Fachgebiet ständig Kongresse besuchen. Dort kann man natürlich ebenfalls mitnehmen, welche neuen Entwicklungen es im Fachgebiet gibt, wo Chancen entstehen, wohin der Trend geht, was im Moment im Forschungssektor interessant, neu oder innovativ ist und wo wir hinpassen könnten. Und dieses gesammelte Wissen der Mitarbeiter wird als Input genutzt und wiederum in der Leitungsrunde diskutiert.

———–

Das vollständige Interview finden Sie unter https://www.gut-cert.de/….

Fragen zum Interview beantwortet Ihnen gerne Frau Hela Lange, +49 30 2332021-88.