Change-Management und Storytelling bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Der Mensch und Veränderung

„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“. Diesen Satz kennen Sie ja. Und es stimmt. Die meisten Menschen stehen Veränderungen erst einmal kritisch gegenüber. „Das haben wir doch schon immer so gemacht!“, heißt es dann oft. Warum aber ist das so? Das liegt an den fünf Grundbedürfnissen der Menschen, die sich diese Ebenen gliedern lassen.

Auf unterster Ebene hat der Mensch direkt nach physiologischen Bedürfnissen, wie zum Beispiel Nahrung, als Allererstes das Bedürfnis nach Sicherheit. Die Zeiten, in denen hinter jeder Ecke ein hungriger Säbelzahntiger lauerte, sind bekanntlich vorbei. Das reine Überleben in der Wildnis steht weniger an erster Stelle, stattdessen geht es beispielsweise um das „Überleben in der Arbeitswelt“. Also um die Sicherheit des Arbeitsplatzes. Eine Veränderung des gewohnten Tätigkeitsfeldes stellt für viele Menschen erstmal eine Gefahr dar. Die Einführung einer neuen Software wie Microsoft Teams kann von den Mitarbeitenden als solche wahrgenommen werden, auf die Sie reagieren werden. Und wenn es nicht die Angst um den Arbeitsplatz ist, dann ist es vielleicht die Angst eine soziale Rolle oder das Ansehen als Expert:in für die alte Software zu verlieren.

Manchmal werden bei Veränderungen auch gleich alle Ebenen angesprochen. Die Gründe für ausgelöste Ängste sind vielfältig und fallen je nach Mitarbeiter:in unterschiedlich aus. Wichtig ist, dass Sie diese Bedürfnisse möglichst umfassend berücksichtigen, damit die Ängste abgebaut werden.

4 Phasen des Veränderungsprozesses als wichtiger Bestandteil bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Veränderungsmanagement betrachtet im Wesentlichen vier Bereiche, die wichtig sind, um eine Veränderung in der Organisationsentwicklung nachhaltig herbeizuführen.

Bereich #1: Ziel und Vorgehen

Sie sollten ein Ziel und Vorgehen entwickeln. Nicht nur um den Menschen Sicherheit zu geben und ein Verständnis über die Veränderung zu schaffen, sondern auch als Kontrollwerkzeug, ob Sie sich immer noch auf dem richtigen Weg befinden.

Bereich #2: Wissen

Das Veränderungsmanagement sollte sicherstellen, dass die richtigen Personen jederzeit über das für Sie richtige Wissen verfügen. Einerseits in Bezug auf den Projektfortschritt und andererseits in Bezug auf Schulungsinhalte, die für den Erfolg der Veränderung vermittelt werden müssen.

Bereich #3: Kommunikation

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil, der dabei hilft, Ängste abzubauen. Aber: Kommunikation ist keine Einbahnstraße! Bedeutet auf der einen Seite: kommunizieren Sie Wissen aktiv und transparent. Erzählen Sie den Mitarbeitenden, warum die Veränderung stattfindet, welche Schritte die nächsten sind oder weitere wichtige Dinge, die Sie unbedingt wissen müssen. Und auf der anderen Seite bedeutet Kommunikation: zuhören, Feedback einholen und Verständnis aufbringen. Hören Sie sich die Vorbehalte an, nehmen Sie die Ängste ernst und thematisieren Sie diese. Das schafft und stärkt das Vertrauen bei den Mitarbeiter:innen.

Bereich #4: Beteiligung

Mitarbeitende zu beteiligen, ist der letzte Bereich im Veränderungsmanagement. Auch wenn nicht alle gleichermaßen aktiv an dem Veränderungsprojekt beteiligt werden können, sollte die Beteiligung der Mitarbeiter:innen zumindest gestärkt werden. Indem Sie ihnen beispielsweise die Möglichkeit geben, an Umfragen teilzunehmen oder Vorschläge einzureichen.

Veränderungsmanagement und Storytelling

Was hat Storytelling jetzt genau mit Veränderungen zu tun? Warum können oder sollten Sie Elemente des Storytellings nutzen? Schauen wir dazu zuerst auf die Grundbausteine einer Story

Der grundlegende Aufbau einer Story

Neben dem reinen Unterhaltungscharakter einer Geschichte schwingt oft eine Botschaft mit. Sowas wie „und die Moral von der Geschicht.“ Jede Story hat ein Ziel, also etwas das am Ende vermittelt werden soll.

Allem voran steht oft ein grundlegender Konflikt oder kleinere weitere Konflikte, mit denen die Held:innen konfrontiert werden. Häufig besitzen die Held:innen Merkmale, mit denen wir uns unterbewusst identifizieren. Die Held:innen durchleben meistens einen Wandel innerhalb der Geschichte, welcher ihnen ermöglicht die Konflikte oder Probleme zu lösen.

Die Handlung ist dramaturgisch aufgebaut. Heißt: Der Konflikt spitzt sich langsam, aber sicher immer weiter zu, den die Held:innen – oft mit Beistand eine:r Mentor:in – lösen müssen. Die Spannungskurve verläuft dabei aber nicht linear, sondern gleicht einer Achterbahnfahrt: ein Problem wird gelöst und erste Erfolge verzeichnet, die dann von neuen Problemen überschattet werden. Und so geht es munter weiter. Ähnlich wie bei Odysseus in seiner Odyssee. Er findet den Weg nach Hause nur auf Irrwegen, die ihm viele Prüfungen auferlegen.

Diese grundlegende Form des Storytellings wurde bereits von den Philosophen der Antike niedergeschrieben und im Theater professionalisiert.

Storytelling für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 nutzen

Alle Elemente lassen sich gut auf die Veränderung übertragen, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergehen:

• Die Moral oder das Ziel: Stakeholder und Mitarbeiter:innen für die Veränderung begeistern und diese langfristig im Unternehmen verankern.
• Die Held:innen sind die Mitarbeitenden.
• Den Konflikt stellt die Veränderung an sich dar.
• Die langfristige Lösung des Konflikts wird mithilfe von Change-Management erreicht. Denken Sie hier wieder an die vier Bereiche des Veränderungsmanagements: Ziel und Vorgehen, Wissen, Kommunikation und Beteiligung.
• Es gibt eine Dramaturgie. Sie werden Erfolge feiern und dann doch wieder mit neuen Problemen konfrontiert. Insgesamt wird nicht immer alles von Beginn an reibungslos verlaufen.

Storytelling wird in vielen Bereichen angewendet. Besonders im Marketing wird diese Methode häufig genutzt, um Botschaften aller Art zu vermitteln. Marketer gehen aber noch einen Schritt weiter und ergänzen die oben genannten Elemente um weitere wichtige Zutaten, die den Botschaften noch einmal besondere Würze verleihen. Die besten Beispiele sind Werbespots.

• Aufmerksamkeit: Hier werden direkt zu Beginn, in irgendeiner Form, unser Interesse und unsere Aufmerksamkeit geweckt.
• Emotionen: Unsere Gefühle werden angesprochen. Sie werden gezielt und situationsabhängig ausgelöst.
• Bekanntes: Wir als Zuschauer:innen identifizieren uns mit etwas, das wir im Werbespot sehen und stellen unterbewusst eine Verbindung dazu her.

Diese Aspekte sind wichtig, um die Informationen langfristig, erfolgreich beim Publikum zu verankern. Denn unser Gehirn ist faul oder anders: es ist effizient. Alle eintreffenden Reize und damit auch Informationen, werden vom Gehirn im sogenannten limbischen System bewertet und eingeordnet. Wird ein Reiz als unwichtig bewertet, wird er nicht weitergeleitet, unsere Aufmerksamkeit sinkt und die Information wird potenziell nicht langfristig abgespeichert.

Interessante und wertvolle Informationen mit Storytelling vermitteln

Vielleicht kennen Sie diese Situation: Ihre Nachbarin erzählt Ihnen lang und breit von Ihrem Hobby, welches Sie aber nicht teilen und dementsprechend uninteressant finden. Was passiert also? Sie schalten ab und hören nicht weiter zu und sind mit den Gedanken schon ganz woanders. In diesem Moment klassifiziert Ihr Gehirn die eintreffenden Informationen als unwichtig und gibt die Gehirnkapazitäten entsprechend für Wichtigere frei. Effizient eben.

Ganz anders sieht es aus, wenn Sie mit Gleichgesinnten über Ihr liebstes Hobby sprechen. Ihr Gehirn stuft die Informationen als wertvoll ein, gleicht Sie mit vorhandenem Wissen ab, verknüpft Sie mit positiven Emotionen und speichert diese neuen Informationen langfristig ab. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Großteil dieser Informationen wiedergeben können, ist damit um ein Vielfaches höher.

Übertragen auf die Veränderung, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergeht, bedeutet das vor allem, dass Sie erst einmal an dem Gehirn-Türsteher, dem limbischen System, vorbeimüssen. Erst dann können Sie in Ihre Story einsteigen.

Praxisbeispiel Storytelling

Schauen wir uns dazu ein Beispiel aus der Werbung an:

https://www.youtube.com/watch?v=Hrqn-ONMrr0 (Version mit deutschen Untertiteln)

Gleich in den ersten Sekunden wird das Homeoffice angesprochen, eine Situation die den meisten Arbeitnehmer:innen mittlerweile nur allzu vertraut sein dürfte. Gleich darauf folgen Szenen aus dem Homeoffice-Alltag, die uns als Zuschauer:innen entweder bekannt vorkommen oder Emotionen wecken. Außerdem werden die Charaktere kurz vorgestellt. Erst dann steigt das Video in seine eigentliche Dramaturgie ein. Es gibt ein Problem, das von den Protagonisten gelöst werden muss. Nach ersten Erfolgen gibt es neue Probleme, doch am Ende schaffen es die vier Held:innen das Problem zu lösen. An vielen Stellen werden hier Emotionen erzeugt. Humor ist dabei die zugrundeliegende Konstante. Und auch die finale Botschaft, also das Ziel des Videos, wird deutlich: Apple bietet dir und deinem Team genau die Lösungswerkzeuge, die nötig sind, um auch im Homeoffice „Alles“ zu schaffen.

Dank Storytelling verankert Apple die Werbebotschaft des Spots langfristig bei uns Zuschauer:innen und wir erinnern uns an eine Szene und die darin vorkommenden Apple-Produkte.

Wie geht jetzt Storytelling?

Stories haben das Potenzial die Mitarbeiter:innen im Veränderungsprojekt zu motivieren, ein Wir-Gefühl zu erzeugen und das Projekt langfristig erfolgreicher zu machen. Um eine Story rund um Ihr Projekt zu kreieren, sollten Sie die oben genannten Elemente von Stories berücksichtigen.

#1 Führen Sie sich vor Augen, welches Ihr zugrundeliegendes Problem oder Ihre Hürde ist, die Sie überwinden möchten, wie Sie dieses Problem überwinden und welches Ziel Sie verfolgen. Und überlegen Sie sich, welche Botschaft Sie mit ihrem Projekt vermitteln möchten.

#2 Machen Sie sich mit Ihrem Publikum, also Stakeholder und die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter:innen, vertraut. Welche Bedenken, Ängste, Vorstellungen und Wünsche haben sie? Wie sprechen Sie Ihr Publikum am besten an? Wichtig: Differenzieren Sie Ihre Zielgruppe. Führungskräfte werden in der Regel andere Bedenken und Wünsche haben als Mitarbeitende ohne Führungsaufgaben. Sie können Ihre Held:innen formen, indem Sie sich die Stärken und Schwächen Ihrer Zuhörer:innen und die Ihres Unternehmens bewusst machen.

#3 Strukturieren Sie den Ablauf Ihrer Story. Wie soll Ihre Veränderung aussehen und warum? Wie sieht der Anfang, die Mitte, das Ende aus? Behalten Sie dabei Ihr Problem und Ihr Ziel im Hinterkopf. Bedenken Sie weitere Probleme, die während Ihrer Reise auftreten können.

#4 Jetzt heißt es kreativ werden. Kreieren Sie ein übertragbares Bild oder eine ganze Welt für die Umsetzung Ihrer Veränderung. Das kann alles sein: vom Hausbau, über den Aufbruch ins Weltall hin zur Fantasie-Saga. Wie kreativ Sie dabei werden, bleibt Ihnen überlassen. Sprechen Sie immer bildlich und grenzen Sie sich möglichst vom Alltäglichen ab.

#5 Schreiben Sie alles auf und erzählen Ihre Story.

Wenn Sie diese Tipps gezielt umsetzen, wird das Change-Management während der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 ein Klacks für Sie. Stakeholder und Mitarbeitende verstehen dank kreativen Storytellings, warum die Veränderung wichtig und sinnvoll für das gesamte Unternehmen ist. Die Beteiligten werden sich mit der Veränderung identifizieren. Manche zu 100%, andere nur zu Teilen. Es allen zu 100% Recht zu machen, ist schwer, wenn nicht sogar unmöglich. Trotzdem wird die Veränderung von allen mitgetragen und unterstützt.