Lizenzmanagement in der Bundesverwaltung: Von der Vision zur Wirklichkeit

ZIELE

Übergreifendes Lizenzmanagement im Bund ermöglichen. Kosten einsparen.
In Zeiten massiver Haushaltslücken und knapper öffentlicher Kassen im Bund bildet ein einheitliches, behördenübergreifendes Lizenzmanagement einen wesentlichen Hebel für signifikante Kosteneinsparungen. Dafür mussten auf technisch-organisatorischer sowie juristischer Ebene die Grundlagen geschaffen werden. 

HERAUSFORDERUNGEN

Fehlende Transparenz und Instrumente. Einhaltung des Ressortprinzips.
Wie der Bundesrechnungshof bereits in einem früheren Bericht bemängelte, fehlte eine übergreifende Transparenz zwischen den Bundesbehörden, um deren Softwareeinsatz wirtschaftlich steuern und Abhängigkeiten frühzeitig entgegenwirken zu können. Um diese Transparenz zu ermöglichen, mussten zunächst entsprechende Instrumente – sowohl für die Behörden selbst, als auch für das übergreifende Lizenzmanagement – etabliert werden. 

UMSETZUNG

Rahmen- und Tool-Konzept sowie dezentrales Lizenzmanagement-Konzept entwickelt und veröffentlicht. SAM-Tool für Bundesbehörden einsetzbar.
Das Projekt liegt im Zuständigkeitsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI). Dieses hat HiSolutions im Verbund mit der Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing als Beratungsteam beauftragt, die Schaffung eines einheitlichen Lizenzmanagements im Bund technisch-organisatorisch wie juristisch zu begleiten. Der Prüfbericht des BRH zum Lizenzmanagement und die parallel durchgeführte IT-Konsolidierung auf Bundesebene waren Einstiegspunkte, um ein Mandat für die Umsetzung zu erhalten. 

Im ersten Schritt entwickelte das Projektteam 2021 ein umfassendes Rahmenkonzept für die Projektgrundlagen und ein Toolkonzept für ein Software Asset Management (SAM). Um die Behörden dezentral zu stärken, wurde ein weiteres Konzept erstellt, das den Aufbau eines behördeninternen Lizenzmanagements beschreibt. Alle Konzepte wurden durch das CIO-Board beschlossen und sind veröffentlicht.

Im Oktober 2024 startete darauf aufbauend der Flächenrollout des SAM-Tools des Bundes für Bundesbehörden.  

ERGEBNIS

LM-Konzepte & Tools für Behörden. Rasche Umsetzung durch CIO Board-Beschlüsse. Mehr Rechtssicherheit.
Im Projektverlauf wurde „Unmögliches“ möglich gemacht: Bundesbehörden verfügen nun über einen Methodenbaukasten für ein dezentrales Lizenzmanagement (DLM). Damit stehen ihnen alle relevanten Instrumente zur Verfügung:

• Behörden können sich selbst befähigen: Konzepte & Tools für den Lizenzmanagement-Betrieb stehen bereit. 
• Über Rahmenverträge können sich die Behörden bei der Umsetzung  unterstützen lassen. 
• Für jeden Bedarfsträger steht ein einheitliches Software Asset Management-Tool abrufbereit im Kaufhaus des Bundes zur Verfügung. Dieses bildet auch die Grundlage für zentrale Lageberichte. 
• Eine Lizenzmanager Community befindet sich in der Aufbauphase.
• Eine Zentralstelle für das Lizenzmanagement (ZLB) auf Bundesebene ist konzipiert und umsetzungsbereit. Bis zur Einführung werden diese Aufgaben kommissarisch in einer eigens dafür geschaffenen Geschäftsstelle LM Bund ausgeführt.
• Alle notwendigen Konzepte wurden durch das CIO Board beschlossen.

FAZIT

Im Umfeld heterogener, verzweigter IT-Landschaften konnten im Projektverlauf wegweisende Meilensteine realisiert werden. Das umfassende Instrumentarium kann nicht nur auf Bundesebene eingesetzt werden, sondern auch bei vergleichbaren Problemstellungen in den Ländern und Kommunen unterstützen.

„Das Projekt Lizenzmanagement Bund bringt uns im Bund durch effektive Strukturvorgaben und IT-Unterstützung einen wichtigen Schritt in Richtung einheitliches und wirtschaftlicheres Lizenzmanagement voran. Die Konzepte sind überwiegend öffentlich zugänglich und stehen so als Vorlage und Ideengeber auch anderen Interessierten, wie Ländern und Kommunen, zur Verfügung." sagt Raik Ruhmer, Projektleitung Lizenzmanagement, Bund im BMI

Bewährte Expertise im Verbund: HiSolutions und Taylor Wessing

Die Etablierung eines bundesweiten Softwarelizenzmanagements erfordert sowohl technisch-organisatorische als auch juristische Expertise. Deshalb war es im Projektverlauf von großem Vorteil, dass HiSolutions und Taylor Wessing seit vielen Jahren in einer großen Anzahl von Projekten eng und integriert in gemischten  Teams zusammenarbeiten. So konnte dem BMI-Projekt je nach konkretem Fall entsprechende Expertise sofort zur Verfügung gestellt werden. Damit konnten stets die bestmöglichen Ergebnisse erzielt werden.