So gelingt die Einführung einer CPQ-Software für technisch komplexe Produkte

A) Best-Practices Configure-Price-Quote-Projekte

CPQ-Projekte können eine echte Erfolgsstory sein – mit der richtigen Vorbereitung und Einführung. Basierend auf unserer Erfahrung aus über 200 erfolgreich umgesetzten CPQ-Projekten haben wir bei der camos Software und Beratung GmbH die häufigsten Stolpersteine identifiziert und Best-Practices abgeleitet:

1. Klärung der Erwartungshaltung

Analysieren Sie den Status Quo Ihres Angebotsprozesses und machen Sie sich klar, in welchen Bereichen Verbesserungen erzielt werden sollen. Halten Sie fest, wie diese Verbesserungen konkret aussehen sollen beziehungsweise wie Sie den Erfolg des Projektes messen wollen. Geht es Ihnen zum Beispiel primär um die Steigerung der Hitrate, den Sales Cylce zu verkürzen oder die Anzahl fehlerhafter Angebote zu verringern?

2. Datenspeicherung

Definieren Sie klar, welche Systeme (CPQ, ERP, PIM, CRM) die Datenhoheit über Produktdaten, das Beziehungswissen, Preise oder Rabatte haben sollen.

3. Organisationsstruktur

CPQ-Projekte betreffen verschiedene Unternehmensbereiche. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Abteilungen wie Vertrieb, Produktmanagement, Auftragsabwicklung, Marketing und IT
Zeit für die Arbeit mit dem Projektteam bekommen bzw. Im Projektteam vertreten sind. Es ist wichtig, einen Projektleiter/Productowner zu benennen, der die Ziele des Projektes und Anforderungen sehr gut kennt und die Kommunikation mit dem CPQ-Anbieter, die Abstimmung mit den Fachbereichen und das Stakeholder-Management übernehmen kann.

4. Einbeziehung von Top-Management und Anwendern

Ein erfolgreiches CPQ-Projekt erfordert die Einbeziehung des Top-Managements und der Endanwender. Das Top-Management muss die Projektvision definieren und ein großes Committment zum Projekt haben. Ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes und eine gelingende Produktivsetzung sind die Anwender. Damit die Software nach der Einführung auch tatsächlich genutzt wird, müssen die Anwender frühzeitig in das Projekt und dessen Umsetzung einbezogen werden. Dies erfolgt am besten bereits während der Aufnahme der Anforderungen und mittels regelmäßig durchgeführter User Acceptance Tests.

5. Start mit Pilotprojekt

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, MVP (Minimum Viable Product) oder einem ausgewählten Produktbereich, um die Wirksamkeit der Lösung zu testen und Erfahrungen zu sammeln.

6. Implementierung in Phasen

Es empfiehlt sich, mit einem Produktbereich zu starten, bei dem CPQ einen echten Unterschied machen kann – das ist insbesondere bei Produkten mit vielen Varianten oder Anpassungsmöglichkeiten der Fall. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen können Sie die Implementierung dann schrittweise auf andere Bereiche ausweiten.

7. Projektvorgehensweise

Ein CPQ-Projekt ist ein Software-Entwicklungsprojekt. Die CPQ-Software muss auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst und Schnittstellen in Ihre Systemlandschaft integriert werden. Die agile Vorgehensweise ist ideal für ein solches Projekt, da sie kurze Iterationen ermöglicht, in denen Überprüfungen und ggf. Anpassungen vorgenommen werden können.

8. Change-Management

Die Einführung einer CPQ-Lösung erfordert ein effektives Change-Management, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die neue Technologie akzeptieren und effektiv nutzen. Kommunizieren Sie klar die Vorteile und bieten Sie Schulungen und Unterstützung während des Einführungsprozesses an.

9. Support

Stellen Sie sicher, dass ein Support-Team vorhanden ist, das bei Fragen und Problemen Unterstützung bietet. Ein gut geschultes Team und ein effektiver Support sorgen dafür, dass den Anwendern der Lösung nicht nur bei Bedienfragen geholfen wird, sondern sie auch bei der Angebotszusammenstellung unterstützt werden.

10. Vorbereitung des Produktmodells

Produkte sollten in Modulen strukturiert werden, um eine bestmögliche Unterstützung durch das Regelwerk zu ermöglichen. Die Kombination der Module oder Produktkomponenten beschreibt
dann das fertige Produkt. Ebenso müssen Texte und Preise für die Komponenten vorliegen.

11. Visionär sein

Denken Sie von Anfang an auch über das Potential von CPQ-Trends nach, beispielsweise in den Bereichen Customer Self-Service und Guided Selling. Diese Kanäle gewinnen rasant an Bedeutung.

B) CPQ-Anbieter vergleichen und CPQ-Lösung auswählen

Führen Sie eine gründliche Recherche durch, um potenzielle CPQ-Anbieter zu identifizieren. Suchen Sie nach Anbietern, die über Erfahrung und Fachwissen in Ihrer Branche verfügen und deren Lösungen Ihren Anforderungen entsprechen. Sichten Sie Fallstudien, Kundenbewertungen und Analystenberichte, um mehr über die Erfahrungen anderer Unternehmen mit den CPQ-Anbietern zu erfahren. Bei der Auswahl der Lösung ist auf folgende Punkte zu achten:

1. Benutzerfreundlichkeit

Wenn die Lösung komplex und schwer zu bedienen ist, werden die Anwender Schwierigkeiten haben, sie effektiv einzusetzen. Das führt häufig zu Frustration und ineffizienten Arbeitsabläufen. Achten Sie daher bei der Auswahl einer CPQ-Lösung auf Benutzerfreundlichkeit. Testen Sie die Benutzeroberfläche und die Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen sind.

2. Kundenfeedback

Möchten Sie die CPQ-Funktionalitäten auch online auf Ihrer Website, einem Webportal oder einem Online Shop integrieren und zum Beispiel die Produktkonfiguration als Customer Self-Service Ihren Kunden anbieten, müssen auch diese in das Customizing einbezogen werden. So könnten Sie zum Beispiel ausgewählten Kunden zur Nutzung Ihres Prototyps einladen. Anhand des Kundenfeedbacks lassen sich Schwachstellen oder unpassende Features erkennen und optimieren.

3. Integration mit bestehenden Systemen

Die Produktdaten variantenreicher Produkte ändern sich ständig. Diese Änderungen werden typischerweise in einem ERP- oder PLM-System gepflegt. Damit das CPQ-System effizient genutzt werden kann, müssen die geänderten Produktdaten auch dort bereitgestellt werden. Daher spielt die Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), PLM (Product Lifecycle Management) und CRM (Customer Relationship Management) sowie mit Webshops und Websites eine entscheidende Rolle bei der Implementierung von CPQ. Stellen Sie daher sicher, dass die CPQ-Software über Standardschnittstellen mit diesen Systemen verbunden werden kann und der Anbieter Erfahrung in der Implementierung dieser Schnittstellen mitbringt.

4. Komplexe Konfigurationen

Produktvarianten werden durch die Vielzahl an Optionen und Abhängigkeiten schnell komplex. Stellen Sie sicher, dass die CPQ-Lösung in der Lage ist, Ihre Produktkomplexität abzubilden, denn nicht alle Lösungen erzielen dann noch ein hohes Maß an Effizienz.

5. Skalierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten

Vergleichen Sie die Skalierbarkeit sowie die Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten der der CPQ-Lösungen genau.

6. Funktionalität

Stellen Sie sicher, dass Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt werden können. Hier sind einige Beispiele:

• Kann die CPQ-Lösung die erforderlichen Konfigurationsaufgaben erfüllen?
• Ist eine geführte Bedarfsanalyse möglich (Guided Selling)?
• Werden die Gründe für nicht erlaubte Konfigurationen anwenderfreundlich erklärt oder Lösungen vorgeschlagen?
• Werden die konfigurierten Produkte ansprechend visualisiert?
• Kann die Kalkulationsgrundlage frei gewählt werden? (Preislisten, Herstellkosten, Feature Based Pricing, …)?
• Ist Subscription Pricing möglich?
• Lassen sich mit Intercompany Pricing werksübergreifende Angebote erstellen?
• Können Angebotsdokumente einfach an das Corporate Design angepasst werden?
• Können Angebote unkompliziert versioniert werden?
• Ist ein Angebotsdruck in beliebigen Sprachen und Währungen möglich?
• Sind länderspezifische Druckformate möglich?
• Ist ein Angebotsvergleich in tabellarischer Ansicht möglich?
• Ist eine Integration in Web-Shops und Websites möglich?
• Ist die Offline-Konfiguration möglich?
• Ist eine Modellierung ohne Programmierkenntnisse möglich?
• Können Services, Ersatzteile oder Garantieverlängerungen effizient angeboten werden?

Zusammenfassung für eine erfolgreiche CPQ-Einführung

Die Implementierung eines CPQ-Systems wird Ihren Vertriebsprozess erheblich verbessern und zu einer Steigerung der Effizienz und Umsätze führen. Durch die Einbeziehung bewährter Praktiken wie die Integration mit ERP- und CRM-Systemen, die Einbeziehung des Top-Managements und der Anwender sowie die Vorbereitung des Produktmodells können Sie sicherstellen, dass Ihr CPQ-Projekt ein Erfolg wird. Wählen Sie einen CPQ-Anbieter, der Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt, und arbeiten Sie eng mit ihm zusammen, um eine erfolgreiche Implementierung und kontinuierliche Optimierung zu gewährleisten.

Bei camos unterstützen wir Sie mit unserer umfangreichen Expertise aus über 200 Kundenprojekten und maßgeschneiderten CPQ-Lösungen für die Investitionsgüterindustrie (Maschinenbau, Anlagenbau). Unsere Software ist darauf ausgelegt, komplexe und variantenreiche Produkte optimal zu konfigurieren und die Effizienz Ihrer Vertriebsprozesse zu steigern. Sie möchten sehen, wie das in der Praxis funktioniert? Besuchen Sie unsere Website und vereinbaren Sie eine Produktdemo, um mehr über unsere CPQ-Lösungen und Erfolgsgeschichten zu erfahren.