Die Digitalisierung ist eines der zentralen Themen für die Kommunen. Sie soll den Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen Service rund um ihre Anliegen mit den Behörden bieten und gleichzeitig für eine Optimierung der Verwaltungsprozesse sorgen. Ein Bereich mit vielen direkten Bürgerdienstleistungen ist das Standesamt. Im Rahmen eines Projekts mit 14 deutschen Standesämtern hat die KGSt die Digitalisierungspotenziale dieses Bereichs untersucht.
Nach Analyse des Leistungsportfolios der Standesämter wurden Schwerpunkte identifiziert. Insgesamt fünf Hauptleistungen binden zwei Drittel der Stellenkapazitäten und Personalressourcen. Dazu zählen das Leistungsbündel Eheschließung (Anmeldung, Ermächtigungen, Durchführung der Eheschließung, Nachbeurkundung), Geburtsbeurkundungen, Urkundenbestellungen, Sterbefallbeurkundungen sowie elektronische Nacherfassungen.
Henrik Hahn, Autor des Berichts, empfiehlt, diesen Leistungen eine hohe Priorität einzuräumen, die Prozesse zu optimieren, digitale Tools einzusetzen, das Personal zu qualifizieren und die dauerhafte Besetzung der entsprechenden Stellen zu forcieren. KGSt-Vorstand Dr. Klaus Effing ergänzt: „Drei Jahre Vergleichsringarbeit haben wertvolle Erkenntnisse für Standesämter geliefert und konkrete Handlungsempfehlungen sowie Werkzeuge zur Umsetzung hervorgebracht.“
Als Optionen für die Digitalisierung schlägt die KGSt verschiedene Lösungen vor. Dazu gehören der Online-Traukalender, die Anmeldung zur Eheschließung per Videocall, ein Online-Urkundenservice, eine Abholstation für Dokumente und der Bestatterschrank. Ebenso zählen die Online-Terminvereinbarung für das Standesamt, Homeoffice im Standesamt, elektronische Akten und elektronische Sammelakte sowie elektronische Todesbescheinigungen dazu.
Im KGSt®-Bericht werden diese Möglichkeiten genauer erläutert und die gesammelten Praxiserfahrungen aus den beteiligten Standesämtern ausführlich beschrieben. Darüber hinaus werden die Themen „Nacherfassungen“ und „Stellenbedarf“ detailliert behandelt. Zusätzlich enthält der Bericht ein Excel-Tool, mit dem Orientierungswerte zum örtlichen Stellenbedarf eines Standesamtes berechnet werden können.
Die Publikation steht allen Mitgliedern der KGSt nach Registrierung im KGSt®-Portal (www.kgst.de/registrierung) auf den Internetseiten der KGSt unter www.kgst.de/doc/20231221A0005 zur Verfügung.
Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) ist die Denk- und Ideenschmiede für das kommunale Management. Derzeit zählen über 2 500 Kommunen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihren Mitgliedern. Gegründet wurde sie im Jahr 1949 in Köln als dienstleistungsorientierte Fachorganisation, losgelöst von staatlichen Einflüssen und politischen Parteien. In enger Zusammenarbeit mit den Kommunen erarbeitet das Expertenteam der KGSt ganzheitliche Strategien und Lösungen für Kommunalverwaltungen in den Bereichen Finanz-, Organisations-, Per-sonal- und Informationsmanagement.
Die KGSt bietet derzeit über 50 Vergleichsringe an, die ein breites Spektrum abdecken, von der „Schuldigitalisierung“ über das „Integrationsmonitoring“ bis hin zum „Friedhofs- und Bestattungsmanagement“. Daran nehmen mehrere hundert Kommunen teil und profitieren vom gegenseitigen Austausch im Sinne einer lernenden Organisation.
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