Forschungszulage: Gutachter beurteilen strenger, vermehrt Nachforderungen und Rückfragen

Bei unserer Beratungspraxis stellen wir fest, dass sich Nachforderungen und Rückfragen der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) in letzter Zeit häufen. Offenbar trat ein Lernprozess bei den Gutachtern ein: Anträge werden genauer geprüft und bei unklaren Angaben werden von der BSFZ umfangreiche Fragen zum Antrag gestellt.

Worum geht es bei einer Nachforderung der BSFZ:
Gutachter prüfen Projekte auf ihren Forschungsgehalt. Es muss aus den Anträgen klar hervorgehen, dass es sich bei Vorhaben um Forschung und experimentelle Entwicklung handelt. Projekte, die einen Engineering-Fokus haben, werden abgelehnt. Auch klassische Software-Entwicklung wird nicht gefördert; auch nicht das geringfügige Weiterentwickeln von Maschinen und Verfahren oder eine simple Design-Änderung. Daher stellen Gutachter Rückfragen, wenn Zweifel bestehen, dass es sich um FuE-Tätigkeiten handelt.

Üblicherweise haben Antragsteller nur sehr wenig Zeit für eine Beantwortung. Die BSFZ räumt nur ca. 14 Tage zur Beantwortung von Rückfragen ein. Besonders in Urlaubszeiten und um die Weihnachtsfeiertage ist das extrem knapp bemessen.

Hier Beispiele von Rückfragen der Bescheinigungsstelle Forschungszulage:

"Ihre Ausführungen bezüglich der Neuartigkeit bedürfen weiterer Erläuterungen. Bitte stellen Sie Ihren Lösungsansatz der Entwicklung detaillierter dar. Eventuell können Sie diesen mit Abbildungen besser veranschaulichen."

"Die Abgrenzung zum Stand der Technik in Ihrer Branche bzw. zu bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens ist unzureichend beschrieben."

"Charakterisieren Sie kurz und prägnant die Funktionalitäten bzw. wesentlichen Komponenten des Vorhabens. Grenzen Sie diese zusätzlich hinsichtlich des aktuellen Technikstandes ab."

Hintergrund: Ein Produkt, Verfahren oder eine Dienstleistung kann aus Sicht der BSFZ-Gutachter nicht mehr als neuartig angesehen werden, wenn das Ziel der Tätigkeiten über eine prototypische Entwicklung hinausgeht oder bereits die Markteinführung ist.

"Ihre Ausführungen bezüglich der Risiken bedürfen weiterer Erläuterungen."

"Bitte erläutern Sie kurz und prägnant, welche wissenschaftlichen oder technischen Ungewissheiten konkret eine erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens gefährden könnten. Welche Probleme könnten bei der technischen Realisierung des Vorhabens auftreten?"

Was ist gemeint: Das Kriterium Risiko/Unwägbarkeiten setzt voraus, dass wissenschaftliche bzw. technische Hemmnisse oder Herausforderungen im Projekt bestehen, die das Vorhaben verzögern oder gar die Zielerreichung gefährden und so im Extremfall zum Scheitern des Vorhabens führen könnten. Die Risiken müssen in konkreter Bezugnahme zu den beschriebenen Entwicklungstätigkeiten stehen. Nicht berücksichtigt werden wirtschaftliche bzw. finanzielle Risiken.

"Ihre Ausführungen bezüglich Planmäßigkeit bedürfen weiterer Erläuterungen.“

Was wollen die BSFZ-Gutachter hören: Grundsätzlich wird verlangt, dass Projekte nach einem Plan durchgeführt werden (Kriterium der Planmäßigkeit). Die Durchführung eines Vorhabens hat nach einem methodischen Vorgehen zu erfolgen. Die Vorgehensweise soll daher anhand konkreter Entwicklungstätigkeiten nachvollziehbar sein. Es wird gefordert zu beschreiben, welche Arbeitsschritte und Tätigkeiten im Projekt durchgeführt wurden oder geplant sind. Die Tätigkeiten müssen dazu beitragen das Vorhabensziel zu erreichen.

Herausforderung für die Antragsteller ist, zusätzlich zur kurzen Einreichfrist von zwei Wochen, dass der einzureichende Text nicht länger als 4000 Zeichen pro Projekt sein darf (nur A4-Seite lang). Bei komplexen Fragen ist es schwer, kurz und prägnant zu antworten und trotzdem alle Arbeiten, Risiken und den Neuheitsgehalt darzustellen.

Zusätzlich können bis zu drei Anhänge im pdf-Format hochgeladen werden. Allerdings wird bei Anhängen kein weiterer Text zur Projektbeschreibung akzeptiert, sondern lediglich Abbildungen und Arbeitspläne. Praxis ist, dass man in den Arbeits- bzw. Zeitplänen durchaus noch kurze Arbeitsbeschreibungen beifügt.

Aus der Länge der Rückfragen lässt sich ablesen, wie sehr ein Projekt gefährdet ist, bzw. auf der Abschussliste steht. Daher kann man durch eine klug formulierte Beantwortung von Gutachter-Fragen Projekte noch retten.

Insgesamt bemerken wir, dass sich im Jahr 2023 die Anzahl von Rückfragen häufen. Gerade bei Software-Projekten wurde die Bescheinigungsstelle besonders kritisch. Offenbar ist man der Ansicht, dass die meisten Software-Entwicklungen keinen Forschungscharakter aufweisen.

Aber auch bei innovativen Vorhaben wird rückgefragt. INNOMAGIC unterstützte mehrere Technologiekonzerne bei der Beantwortung von Rückfragen. Die Fragen der BSFZ waren überraschend genau und umfassend und wären noch vor zwei oder drei Jahren sicher nicht gestellt worden. Besonders das Kriterium der technologischen Ungewissheit bzw. des Risikos wird oft hinterfragt und auch das der Neuartigkeit.

Daher ist es schon bei der Beantragung wichtig, das Projekt sehr konkret vom Stand der Technik, d.h. von Produkten, die bereits am Markt verfügbar sind, beim Unternehmen selbst und von Marktbegleitern, klar abzugrenzen. Es hilft auch die Neuartigkeit zu quantifizieren und zu beschreiben, dass ein neues Verfahren um einen gewissen Prozentsatz genauer, schneller, energieeffizienter ist als am Markt verfügbare Systeme.

In Zukunft ist zu erwarten, dass BSFZ-Gutachter noch mehr als bisher Rückfragen zu Projekten stellen. Wir haben auch erlebt, dass trotz positivem Forschungszulage-Bescheid Projektteile (z.B. gewisse Arbeitspakete) von der BSFZ als nicht förderfähig aberkannt wurden. Und es ist abzusehen, dass vermehrt Projekte abgelehnt werden. Seit eineinhalb Jahren bemerken wir einen Anstieg an Ablehnungen. Wir können in den meisten Fällen helfen, Einsprüche zu verfassen, Projekte zu retten und die Forschungszulage zu sichern.