IT Digest: Digital Delegation für bessere Ergebnisse

In diesem Artikel sprechen Vladislav Lagun, Geschäftsführer der AsstrA-Associated Traffic AG, und Marina Syroezhkina, Abteilungsleiterin Informationstechnologien bei AsstrA, darüber, wie das Unternehmen durch Automatisierung und Roboter ihre Produktivität steigert und Arbeitsabläufe optimiert.

Die Logistik ist heute ein Bereich internationaler Tätigkeit, der ein „Business of People“ bleibt. Die Arbeitsbedingungen ändern sich so schnell, dass Maschinen den Menschen einfach nicht ersetzen können. Bei der Planung von Lieferketten müssen zu viele komplexe Faktoren und Prozesse berücksichtigt werden. Das menschliche Gehirn ist das einzige, das alle Variablen gleichzeitig effizient verarbeiten kann.

Aus diesem Grund hat AsstrA eine strategische Entscheidung getroffen, seine auf Menschen ausgerichtete Geschäftsstrategie weiterzuentwickeln. Die Hauptbotschaft – „Logistics with Human Touch“ – betont die persönliche Aufmerksamkeit, die AsstrA den Kunden entgegenbringt, Anfragen bearbeitet und individuell zugeschnittene Lösungen entwickelt.

Der „Logistics with Human Touch“-Ansatz, ergänzt durch die Digitalisierung, ermöglicht es uns, unseren Kunden einen umfassenden Service zu bieten. Dieses Prinzip findet seinen Ausdruck in mehreren digitalen Initiativen von AsstrA.

Reden wir über EDI

Elektronischer Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange – EDI) ist ein System zur Übertragung elektronischer Daten in einem Standardformat zwischen Geschäftspartnern.

Im Jahr 2022 hat AsstrA 8.200 EDI-Bestellungen abgeschlossen, 5 % mehr als im Jahr 2021.

Zu den Hauptvorteilen von EDI gehören:

Erstens gibt es weniger Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Eingabe. Solche Fehler sind zwar nicht häufig, treten aber auf, wenn ein Mensch beteiligt ist, insbesondere wenn es sich um sich wiederholende Informationen handelt, mit denen viele verschiedene Personen arbeiten.

Zweitens bedeutet dies weniger Zeit für die Kommunikation mit Lieferkettenpartnern mehr Zeit für die Interaktion mit Kunden. Auf diese Weise können Experten effizienter arbeiten und Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität aufwenden, als sich um kleine Details zu kümmern, die ein Computer besser erledigen kann.

Drittens generieren EDI-Lösungen Lieferkettendaten, die analysiert werden können, um potenzielle Prozessverbesserungen oder Kosteneinsparungen zu identifizieren. Wenn Big Data das Gold von heute ist, dann sind die EDI-Systeme Goldminen.

Maschinelles Lernen als treibende Kraft von Analytics

AsstrA nutzt die Werkzeuge und Methoden der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens, um mit einer Reihe strukturierter Kommunikation zu arbeiten. Für Kunden ist damit eine schnelle Bearbeitung durch AsstrA gewährleistet. Wenn wir einen Frachtauftrag per E-Mail von einem bestimmten Kunden erhalten, können wir die Daten in der E-Mail in unserem Frachtmanagementsystem automatisch in ein ausgefülltes oder fast vollständiges Frachtauftragsformular umwandeln, anstatt dieselbe Aufgabe manuell ausführen zu müssen.

Für Spediteure verwendet AsstrA auch Elemente der maschinellen Lerntechnologie, um Rechnungen systematisch zu verarbeiten. Dadurch kann die Rechnungsbearbeitungszeit verkürzen und letztendlich die Bezahlung von Transportleistungen beschleunigen. Spediteure erhalten Zahlungen für erbrachte Dienstleistungen schneller, da es bei AsstrA keine Verzögerungen beim Empfang von Rechnungen, beim Versand zwischen den Büros und bei der Eingabe in die Systeme gibt.

Was ist mit RPA?

Robotergestützte Prozessautomatisierung (engl. Robotic Process Automation (RPA)) ist die Optimierung von Geschäftsprozessen mittels der robotergestützten Automatisierung. Die RPA kommt dort zum Einsatz, wo eine Vollautomatisierung nicht realisierbar ist.

Ein Roboter ist ein für die Ausführung einer bestimmten Reihe von Aufgaben programmiertes Skript. In diesem Fall ersetzen die Aktionen des Roboters vollständig die Aktionen einer Person, die diese Arbeit sonst ausführen würde.

Bei der AsstrA-Associated Traffic AG sind Spediteure die wichtigsten internen Kunden des IT-Teams, wenn es um die Implementierung von RPA geht. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung wurde in die Arbeit der Betriebsabteilung im Format der Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen eingeführt.

Im Jahr 2022 hat der RPA-Algorithmus 2000 eingehende E-Mails gelesen, das sind 1 % mehr als im Jahr 2021.

Vorteile für Partner: Cabinet für Lieferanten

Lassen wir uns von internen digitalen Lösungen zum Cabinet für Lieferanten übergehen, einer Webanwendung, die vom AsstrA-Team für die Interaktion mit Spediteuren verwendet wird.

Die Anwendung wird regelmäßig von 75 der treuesten Spediteure von AsstrA verwendet. Das Tool integriert Panels mit sogenannter „freier Fracht“ oder Lieferungen, die keine vorab zugewiesenen Spediteure haben. Alle unsere zugelassenen Spediteure können jede Bestellung prüfen und annehmen. Wir haben durchschnittlich 160 Bestellungen pro Woche.

Dies ist eine großartige Quelle für zusätzliche Bestellungen für Spediteure. Tägliche Besuche des AsstrA-Download-Panels bringen den aktivsten Partnern zusätzliches Einkommen.

Ein weiterer Vorteil des Systems besteht darin, dass Spediteure alle relevanten Informationen zur Zusammenarbeit mit AsstrA an einem Ort einsehen können: Verträge, vereinbarte Tarife, Kapazitätsvereinbarungen usw. Potenzielle Transportpartner können das Portal auch nutzen, um ein zugelassener Spediteur zu werden.

Wenn ein Spediteur sein Telematiksystem anschließt, das in seinen Lkw verwendet wird, kann auch der Standort dieser Fahrzeuge im System verfolgt und Standortdaten mit Kunden geteilt werden, sodass dies die beste Option für alle Parteien ist.

Der Kunde sieht seine Ladung, die unterwegs ist, erneuert Informationen darüber, ob die Fahrt planmäßig verläuft und ob die geplante Ladezeit eingehalten wird. Durch EDI sind alle diese Informationen online auf der Plattform oder direkt im unternehmenseigenen System verfügbar und bieten Einblick in die Rückverfolgbarkeit der gesamten Lieferkette.

Wenn der LKW nicht mit GPS-Baken ausgestattet ist, gibt es eine alternative Lösung – die mobile Anwendung AsstrA Track&Trace, die auf dem Telefon des Fahrers installiert wird und den Standort des Fahrzeugs mit der Ladung während der Ausführung des Auftrags an den Kunden übermittelt.