Cloud-Lösung beflügelt Prozessoptimierung beim Hermes Einrichtungs Service

Mehr als sieben Millionen ausgelieferte Sendungen im Jahr 2021 verschickt aus den über 100 Auslieferdepots in Deutschland, Österreich, Frankreich, den Niederlanden und der Schweiz: Das 2-Mann-Handling des Hermes Einrichtungs Service hat sich als Marktführer für die Distribution von Möbeln, Großgeräten und sonstigen schweren oder großen Sendungen etabliert. Mehr als 10.000 Beschäftigte, inklusive Vertragspartner, sind täglich für das Unternehmen im Einsatz – vom Warenumschlag über die Auslieferung bis zur wohnfertigen Montage, der fachmännischen Reparatur und dem Retourenmanagement.

Bei der hohen Schlagzahl an Auslieferungen und weiteren Services sind eine gute und transparente Kommunikation sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unverzichtbar. Das gilt besonders für den täglichen Austausch in den Teams und die fristgerechte wie auch zielgerichtete Bearbeitung von Aufgaben. Die reibungslose Verknüpfung der dafür essenziellen Unternehmensprozesse durch Software-Lösungen spielt dabei eine ausschlaggebende Rolle – für perfekten Kundenservice sowie für die optimale interne Kommunikation. Entscheidend ist dafür, dass die Software optimal an die Unternehmensprozesse angepasst ist – nur dann kann sie die tägliche Arbeit vereinfachen und sicher von den User*innen angewendet werden. Am Einsatz solcher Software-Lösungen hatte der Hermes Einrichtungs Service schon früh gearbeitet und dabei auf die Produkte von Atlassian gebaut.

PIONIERE FÜR ANWENDUNG VON ATLASSIAN JIRA UND CONFLUENCE

Die Lösung für die digitale Organisation von Geschäftsprozessen und Workflows sowie für das Wissensmanagement hatte der HES bereits in den Nullerjahren erfolgreich im Einsatz. So setzt das Logistikunternehmen seit 2006 auf Jira, um seine ITSM-Prozesse abzubilden und zu optimieren. 2009 kam Atlassians Unternehmens-Wiki-Lösung Confluence hinzu, die HES als digitale Wissensdatenbank sowie als Intranet dient. Beide Server-Systeme wuchsen iterativ mit dem Unternehmen, das besonders in der Corona-Pandemie nochmal eine starke Expansion durch die Zunahme von Sendungen verbuchen konnte.

Die Schnittstellen für das wachsende Kommunikations- und Prozessaufkommen in den IT- und Service-Teams von HES bildeten die Atlassian Tools. Besonders für die Zusammenarbeit während des Mobile Work waren sie essenziell für den teamübergreifenden sowie -internen Austausch. Mit dem Auslaufen der Lizenzen Ende 2021 für Jira und Anfang 2022 für Confluence standen jedoch zwei wichtige Entscheidungen für die Software-Strategie im Raum: Baut man auch in Zukunft auf die Atlassian-Produkte? Und geht man den vorgesehenen Weg des Software-Entwicklers in die Cloud mit?

AUSLAUFENDE LIZENZEN UND ABKÜNDIGUNG VON SERVER

Fakt ist: Ab 2024 unterstützt Atlassian nur noch die Cloud-Versionen seiner Produkte. Server-Versionen werden schon seit Anfang 2021 nicht mehr unterstützt und auch der künftige Support für die deutlich kostspieligere Option Data Center ist in der Schwebe. Für Florian Schmidt, Application Service Manager bei HES, war die Situation nach dem Auslaufen der Server-Lizenzen von HES klar: „Wir waren schon vorher mit Jira und Confluence in der Server-Variante sehr zufrieden. Daran wollten wir anknüpfen und haben in der Cloud-Strategie die vielversprechendste Software-Lösung für die Zukunft gesehen.”

Damit folgt der Hermes Einrichtungs Service auch der Strategie der Otto Group, zu der das Logistikunternehmen gehört. Diese hatte im März 2021 das Cloud-Enterprise-Paket erworben, um mit ihren Atlassian-Instanzen sicher in die Cloud zu migrieren. Das Besondere beim Enterprise-Paket ist die Einhaltung der EBA- und BaFin-Outsourcing-Vorschriften sowie der neusten Compliance-Standards. Damit stellt Atlassian eine offizielle DSGVO-konforme Nutzung seiner Enterprise-Cloud-Produkte sicher.

Doch nicht nur die Otto Group, sondern auch Tochterunternehmen – in diesem Fall der Hermes Einrichtungs Service – profitieren vom Enterprise-Paket, insbesondere beim Thema Datenschutz durch die Lizenzweitergabe. So konnte auch der HES Cloud-Enterprise-Lizenzen für den Wechsel in die Atlassian Cloud nutzen.

EFFIZIENTES LIZENZMANAGEMENT UND RICHTIGE PARTNERWAHL

„Die Möglichkeit, DSGVO-konforme Cloud-Enterprise-Lizenzen über die Otto Group zu erhalten, hat das Thema Datenschutz komplett abgekürzt. So konnten wir den Datenstandort einfach auf Deutschland festlegen und uns auf die technische Migration unserer Jira- und Confluence-Instanzen konzentrieren. Außerdem ist die Data Security und damit die Sicherheit aller Daten durch technische Lösungen in der Cloud ebenfalls zufriedenstellend“, fasst Florian Schmidt zusammen. Bei der Auswahl des Atlassian Solution Partners – den Atlassian-Produktexperten, die unter anderem bei der Produktkonfiguration, der Anpassung von Lösungen und der Implementierung der Atlassian Tools in der Cloud unterstützen – setzte HES auf denselben Dienstleister wie die Otto Group. „Wir wussten, dass die Otto Group bereits erfolgreich mit Jodocus zusammengearbeitet hatte und nach klarer Empfehlung fiel die Entscheidung leicht, ebenfalls auf die Cloud-Experten von Jodocus zu setzen“, so Florian Schmidt. Neben dem von Jodocus koordinierten effizienten Lizenzmanagement bildete sich ein Team für die erste gemeinsame Aufgabe bei HES: die Cloud-Migration der Jira-Instanzen innerhalb von zwei Monaten.

UAT UND TESTMIGRATIONEN FÜR REIBUNGSLOSEN WECHSEL IN JIRA CLOUD

Durch das Auslaufen der Serverlizenzen musste die Cloud-Migration von Jira bis zum 30. November 2021 durchgeführt werden. Deshalb starteten Ende September letzten Jahres die gemeinsamen Vorbereitungen für die erste von zwei Cloud-Migrationen bei HES. „Je besser man eine Migration vorbereitet und testet, desto besser ist nachher das Ergebnis für die Live-Migration selbst. Durch den UAT, dem User Acceptance Test, konnten wir bereits im Vorfeld das Feedback der Anwendungstester bei HES zur Cloud-Version von Jira aufnehmen und bei der Migration berücksichtigen“, beschreibt Tim Bossen, Migration Manager bei Jodocus, einen wichtigen Faktor für die erfolgreiche Migration.

Große Herausforderung beim Wechsel von Jira-Server zu Jira-Cloud lag in der Übernahme des gewohnten Workflows für das Kundenmanagement beim HES. Dieses bildet der Marktführer im 2-Mann-Handling zwar mit Jira ab, nutzt für das Weitergeben von Aufgaben (issues) jedoch nicht Jira Service Management (JSM), sondern die App „E-Mail this issue“. Damit der Umzug in die Cloud für alle Service-Mitarbeitenden – in Bezug auf die User Experience – so einfach wie möglich war, entschied sich HES nicht für einen Umstieg auf JSM um, sondern führte die alte Lösung erstmal mit. Doch weil es keinen direkten Migrationspfad für die App gab, bauten die Migrations-Experten von Jodocus alle Konfigurationen der App manuell in der Cloud nach. Obwohl man im Vorfeld keine Möglichkeit hatte, die Konfiguration der App zu testen, lief auch dieser Teil der Cloud-Migration erfolgreich ab. „Insgesamt war es eine Migration wie man sie sich wünscht: Es war alles da, das Timing hat gepasst und wir konnten 1-zu-1 weiterarbeiten“, fasst Florian Schmidt zufrieden zusammen. Und so sollte es gemeinsam weitergehen.

CLOUD-MIGRATION UND FRÜHJAHRSPUTZ VON CONFLUENCE

Als eingespieltes Team ging es im Frühjahr 2022 an die Cloud-Migration der Confluence-Instanz vom Hermes Einrichtungs Service. Großer Vorteil dabei: Durch die vorangegangene Migration von Jira waren bereits einige Vorkehrungen getroffen, die die Migration von Confluence erleichterten. Dazu zählten zum Beispiel das Bereinigen von Usern, das Hinterlegen von Mailadressen und das Zuordnen von Admin-Accounts. Außerdem konnte die gesamte Confluence-Instanz im Zuge der Cloud-Migration überprüft und aufgeräumt werden. So wurden beispielsweise Archive für alte Seiten erstellt und Datenbestände sortiert.

„Auch bei Confluence haben wir mithilfe von Jodocus eine sehr saubere Cloud-Migration durchgeführt. So können wir jetzt bei beiden Atlassian Tools, Jira und Confluence, von den Vorteilen der Cloud profitieren“, berichtet Florian Schmidt. Zudem freut man sich beim HES über eine neue Confluence-Startseite, die Jodocus als nutzerfreundlichen Einstieg in das Intranet bzw. das Unternehmenswiki gestaltet hat.

ERFOLGREICHE CLOUD-MIGRATIONEN MIT NENNENSWERTEN VORTEILEN

Der Wechsel von Server zu Cloud-Enterprise hat für HES nicht nur in puncto Data Security und Datenschutz entscheidende Vorteile. So profitiert das Logistikunternehmen vom deutlich geringeren Wartungsaufwand. Add-Ons und Weiterentwicklungen werden in der Cloud automatisch gepatcht und Testumgebungen können einfach und schnell erstellt werden. Florian Schmidt weiß jetzt schon, wie er die dadurch gewonnen Zeit nutzen möchte: „Wir können das System jetzt noch besser an uns und unsere Prozesse anpassen. Zum Beispiel können wir in Jira Automations entwickeln und einrichten, die vorher auf dem Server in dieser Form nicht möglich waren.“ Zudem lassen sich Workflows und Prozesse in der Cloud noch besser skalieren und an das Unternehmenswachstum anpassen.

Ein weiterer ganz entscheidender Nutzen der Cloud, der für HES in der Server-Version nie realisierbar gewesen wäre, ohne eine komplexe DMZ (Demilitarized Zone) einzurichten – also ein speziell kontrolliertes Netzwerk, das sich als Sicherheitszone zwischen dem externen Netzwerk (Internet) und dem internen Netz befindet: Die Cloud ermöglicht die direkte Zusammenarbeit in den Tools mit Dritten. Dadurch kann HES jetzt mit Kunden und Partnern an gemeinsamen Roadmaps und Projekten zusammenarbeiten. So entwickelt der Marktführer im 2-Mann-Handling aktuell mit Drittunternehmen direkt in Jira die Nachfolgelösung für sein Depotlogistiksystem.

PARTNER AUF AUGENHÖHE UND AUSSICHT AUF MEHR

Von der Lizenzvergabe bis zur technischen Umsetzung waren beide Cloud-Migrationen beim Hermes Einrichtungs Service ein voller Erfolg. Elementarer Faktor für die reibungslosen Migrationen war vor allem die gute Zusammenarbeit des HES-Entwicklungsteams und den Atlassian-Cloud-Experten von Jodocus. „Jodocus war nicht einfach nur ein Dienstleister vor Ort, sondern wir haben wirklich ein Team gebildet. So hat man sich immer offen und ehrlich die Meinung gesagt, was zur klaren Kommunikation und letztlich der schnellen erfolgreichen Projektzusammenarbeit geführt hat“, bestätigt Florian Schmidt.

Auch in Zukunft möchte HES seine Software-Lösungen optimieren und individualisieren. So läuft bereits ein weiteres kleines Projekt, in dem die Cloud-Experten von Jodocus ihr Know-how für agile Softwareentwicklung einbringen. Hier geht es um das Entwickeln einer Alternative zu einer App durch die intelligente Verkettung und Anwendung von Jira-Funktionen. Ziel ist eine enorme Einsparung bei Lizenzkosten für eine entsprechende App, ohne dabei Kompromisse bei der Funktionalität machen zu müssen.

Für die weitere Optimierung des Kundenmanagements ist Atlassians Jira Service Management im Gespräch. Den richtigen Atlassian Solution Partner für die Umsetzung des dritten großen Projekts hätte HES mit Jodocus ohne Zweifel gefunden.