Grenzenlose Zusammenarbeit

Wenn die Rede von digitaler Kollaboration ist, denken viele an die zahlreichen Tools für Videokonferenzen, deren Nutzung sich spätestens durch die Corona-Pandemie in der Breite etabliert hat. Dabei muss klar sein: Der Funktionsumfang dieser Lösungen ist limitiert. Zwar ermöglichen sie die Videotelefonie, erlauben damit die Integration externer Teilnehmer und bieten die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen und Arbeitsergebnisse zu präsentieren oder zu verschicken. Das macht sie aber nur zu Kommunikationslösungen. Kollaboration, die Zusammenarbeit 3.0, beinhaltet mehr: Ein reales Arbeiten und Weiterentwickeln von Inhalten und Projekten, das in einem digitalen Medium erfolgen kann.

Der Mix an Kommunikationstools kann überfordern

Ein zentraler Schmerz, gerade für normale Anwender im Unternehmen, ist die Usability ihrer digitalen Kommunikationstools. Die User sind mit den verschiedenen Anwendungen auf dem Desktop und dem Technologiemix oftmals überfordert und Informationslandschaften vermischen geschäftliche und private Inhalte. Zu komplexe Tools werden nur ungern genutzt. Benötigt werden  einfache, funktionale Tools, um Meetings überhaupt durchführen zu können.

Hinzu kommt eine bekannte Herausforderung bei Videokonferenzen und ortsunabhängigem Arbeiten: Zahlreiche Studien belegen, dass die Teilnehmer vor Ort durch räumliche Präsenz Priorität genießen, während Beiträge von zugeschalteten weniger wahrgenommen werden. So können Produktivitätsverluste entstehen und Unternehmen lassen Potenziale, Kreativität und Wissen brachliegen. Ein Kollaborationstool muss es also möglich machen, dass alle gleichermaßen mitarbeiten können.

Was ein zeitgemäßes Kollaborationstool auszeichnet

Der Markt an ganzheitlichen Kollaborationstools ist begrenzt. Häufig gibt es zwar viele unterschiedliche proprietäre Insellösungen, wie zum Beispiel Whiteboards, allerdings führen die nicht zu einer komplexen User Experience. Ein zentrales Tool, das verschiedene Lösungen vereint, verbessert die Übersichtlichkeit dagegen erheblich.

Für das Arbeiten mit Teilnehmern im Raum und über die Raumgrenzen hinweg ist eine einfache, intuitive und von der Hardware unabhängige Oberfläche notwendig, mit der bestehende IT-Strukturen und etablierte Programme genutzt werden können. Ein gutes Kollaborationstool stellt unterschiedliche technische Dienste wie Videokonferenzen und Werkzeuge, wie interaktive Whiteboards und Annotationsfunktionen, bereit. Sie ermöglichen das Erstellen und Speichern von Skizzen direkt auf dem Bildschirm. So können alle Teilnehmer gemeinsam am Thema arbeiten.

Darüber hinaus müssen Inhalte und Dokumente aller Teilnehmenden von individuellen Endgeräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone schnell in die Präsentationslandschaft integriert werden können. Das gelingt mit BYOD (bring your own device). Eine gute Kollaborationslösung ermöglicht also nicht nur den Zugriff auf Dokumente aus Programmen wie dem Office Hub, aus der Cloud, Netzwerken oder lokalen Speichern, sie bietet auch Verbindungsmöglichkeiten für Life-Quellen und unterstützt gängige technische Standards zur kabellosen Bildübertragung. Inhalte verschiedener Geräte können damit gleichzeitig angezeigt werden, die Benutzeroberfläche erschließt alle Quellen.

Da BYOD Anwender und ihre unterschiedlichen Geräteplattformen verbindet, können Inhalte spontan und schnell zusammengeführt werden, was ein flexibleres und schnelleres Arbeiten erlaubt. Die User müssen keine Umwege mehr gehen und Daten zum Beispiel über USB-Sticks an den Rechner übertragen oder Flipcharts abfotografieren, als JPGs speichern, über Laufwerke oder E-Mails verteilen und dann im Programm aufrufen. Dokumente verschiedener Programme können in der Anwendung über die Viewer-Funktion in der Software geöffnet werden. Ist eine Bearbeitung notwendig, wird das Hintergrundprogramm direkt aufgerufen, die Anpassung vorgenommen und das bearbeitete Dokument erneut im Viewer angezeigt.

Auch das Meeting-Management muss berücksichtigt werden. Am Ende sollte die Besprechung mit den erarbeiteten Dokumenten gespeichert werden können, um damit weiterzuarbeiten oder um daran anzuknüpfen. Idealweise sind mit dem Ende des Meetings Dokumentation und Protokoll ohne weitere Nacharbeit abgeschlossen.

Ein gutes Tool reduziert die Komplexität

Ein Kollaborationstool erlaubt moderne Arbeitsformen und reduziert gleichzeitig die Komplexität. Es bietet damit einen Rahmen, um Zusammenarbeit effizienter zu gestalten: Stellschrauben sind hier zum Beispiel die einfache Zusammenführung aller Teilnehmenden, die volle Berücksichtigung von Remote-Teilnehmern sowie das Meeting-Management mit einem kontrollierten Ablauf mit Anfang und definiertem Ende und der automatischen Protokollierung. Eine gute Usability, die Technikhürden abbaut, spielt dabei eine wichtige Rolle. Gleichzeitig wird mit einem zentralen Tool der Wildwuchs von zu vielen verschiedenen Lösungen verhindert, was die Übersichtlichkeit verbessert.

Ein gutes Tool unterstützt die Nutzer darüber hinaus mit Arbeits- und Kreativfunktionen und erprobten Abläufen sowie intelligenten Nutzungskonzepten. Damit werden die Teilnehmer trainiert, in bestimmten Prozessen zu denken, was wiederum die Qualität der Meetings steigert. Insgesamt kann ein innovatives Tool Schulungsaufwendungen und Kosten bei Anwendern und Betreibern sowie Rüst- und Reisekosten reduzieren. Und nicht zuletzt ist es individuell konfigurierbar: Idealerweise bietet eine Kollaborations-Plattform eine maßgeschneiderte Oberfläche, die nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens konfiguriert werden. Farbe und Formen können an CI und CD angepasst werden und die Oberfläche in den Wunschzustand als Ausgangszustand gebracht werden.

Datenschutz auch mit BOYD gewährleisten

Die Vernetzung von Geräten und Teilnehmern ist in der digitalen Gesellschaft der Status quo. Eine zeitgemäße digitale Kollaborationslösung lässt sich deswegen an die IT-Standards des Unternehmens anpassen. BYOD stellt dabei keine sicherheitstechnische Herausforderung dar, da mobile Geräte wie Laptop oder Smartphones auch ohne Kollaborationslösung die IT-Sicherheit erfüllen und sicher ins Firmennetzwerk integriert werden müssen.

Fazit

Dem digitalen Workspace gehört die Zukunft: Er bietet eine Plattform für den Austausch, ermöglicht aber vor allem die ortsunabhängige, individuelle Zusammenarbeit von Teams. Voraussetzung ist die Vernetzung der Teilnehmer über Technologie- und Gerätestandards hinweg, die mit einem intelligenten Kollaborationstool Wirklichkeit werden kann: Wichtig dabei ist eine gut strukturierte Oberfläche, die alle notwendigen Funktionen schnell bereitstellt, eine hohe Usability bietet und vor allem das unkomplizierte Teilen von Informationen erlaubt. Deswegen ist der Zugriff auf externe Geräte via BYOD sinnvoll.