Digitalwüste HR oder vielleicht nur verpasste Evolutionen?

Viele Unternehmen in Deutschland setzen seit Jahren, sogar Jahrzehnten, digitale Systeme zum Personalmanagement ein. Erste Pioniere waren in der Mitte der 80er Jahre beispielsweise Perbit oder die Projekt Computersysteme GmbH (heute Persis GmbH), die noch auf MS-DOS und später MS-Windows-Basis erste Lösungen, speziell für das Stammdatenmanagement von Mitarbeitern, Bewerbern oder Weiterbildungen, anboten. Mit dem World Wide Web, welches ab 1993 mit den Forschungen des CERN an den Start ging, änderte sich die Technologie auf Browser-gestützte Systeme ungefähr mit der Jahrtausendwende. Hier kamen neue Player auf den Markt wie die rexx systems GmbH, softgarden und viele weitere, die gleich auf diese Welle aufsprangen. Seit dem Erfolg der Smartphones, der mit dem Marktstart des iPhones 2007 begann, änderte sich wieder einmal etwas radikal. Heute beherrscht die Cloud-Technologie mit einer übergreifenden Vernetzung den Alltag und weitere Entwicklungen hin zur „Augmented Reality (AR) und KI-basierten, und überwiegend sprachgestützten Systemen, werden rasch folgen.

Wenn wir anschauen, was dies für HR-Systeme bedeutet (nicht nur für diese), dann sieht man anfangs in den 80er Jahren in der Regel nur einen Ersatz für die Schreibmaschine und eine automatisierte Datenverarbeitung wie auch -speicherung (MS-DOS). Daten wurden „wiederverwertbar“, z.B. in Serienbriefen oder Listen. Mit MS-Windows wurden die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter (!) des Personalbereichs vernetzt. Arbeitsgruppen konnten gemeinsam auf Daten zugreifen und auch bearbeiten. Bei beiden Technologien bedurfte es zum Betrieb einen hohen IT-technischen Aufwand mit lokalen Installationen. Updates waren aufwändig und zeitintensiv. Mit der Browsertechnologie wurde es dann möglich innerhalb des Firmen-Intranets die Reichweiten der Prozesse zu erhöhen. Es folgen Zugänge für Führungskräfte (MSS – Management Self Service) und auch teilweise für Mitarbeitende (ESS – Employee Self Service). Hierdurch konnten einige Prozesse vom Papier auf die neuen HR-Managementsysteme verlagert werden, was heute immer leider noch vielfach nicht der Fall ist. Die Systeme waren damals nicht wirklich nutzerfreundlich und die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter waren meist nur schwach ausgeprägt. Kaum ein Arbeitnehmer besaß in den 80er und 90er Jahren einen PC zu Hause. In den Schulen wurden aber schon die Schüler herangeführt. Mit dem Smartphone wurde ein Massenmarkt erreicht. Dieser wurde auch unterfüttert von leistungsfähigen Datennetzwerken im Mobilfunk mit Flatrates, die es erlauben, kostengünstig neue Dienstleistungen zu nutzen. Hier trennt sich nun die Schere auf. Waren bis zu diesem Zeitpunkt noch die Unternehmen führend in der Nutzung von IT-Systemen und der Schulung von Mitarbeitern auf diesen, war das Smartphone in der Nutzung einfach, aber in den Firmen nicht zugelassen. Mit endlosen Diskussionen wie „bring your own device (BYOD)“ verbraten wir in den Unternehmen genauso viel Zeit wie die öffentliche Hand mit beispielweise einer digitalen Signatur oder der lange erwarteten Gesundheitskarte. Schauen wir mal ins Baltikum und viele andere Länder – und schämen uns.  Wir hatten nun eine Chance, dass Unternehmen die Belegschaft mit einbinden konnten, aber Datenschutz, Gesetzgebung und IT haben hier einiges verhindert. Vieles erscheint heute eher ein Machtspiel und Besitzstandswahrung zu sein. Innovationen, Veränderungen und lebenslanges Lernen war von der Mannschaft erwartet worden, aber das Management hat sich davon ausgenommen. Es entkoppeln sich seit dieser Zeit die Geschwindigkeiten und Möglichkeiten für HR. Der Rückgang von PC-Verkäufen, gefolgt von massivem Zuwachs von Tablets und Smartphones hat den „Second Screen“ im Wohnzimmer zur Regel gemacht. Die Nutzung von Smartphones im Alltag gehört dazu wie atmen, essen und waschen. Meine Reisen buche ich per Smartphone, den Flug checke ich ein, ich überweise per App und kommuniziere über virtuelle Kanäle in einer neuen, asynchronen Art mit Sprachnachrichten oder Videos.

Die heutigen HR-Systeme stehen vielfach noch auf diesem Stand, die Gesetzgebung leider auch noch. Verstärkend wirkt, dass viele Entscheider einer Generation angehören, die scheinbar diesen Trend (auch trotz Corona) noch auszusitzen versuchen. Wir haben beispielsweise im Bereich der Bildung gesehen, auf welchem Status Quo wird noch 2020 waren. Diese Firmen werden scheitern.

Es geht mir hier nicht um ein Bashing von Unternehmen oder gar der HR. Nur sehen wir, dass mit dem Druck auch eine Einsicht kommt. Den spüren wir alle im Bereich des Recruitings. Früher gab es die Anzeige in der FAZ oder SZ, heute reicht es noch nicht mal aus, dass man eine Online-Stellenanzeige hat. Das ging übrigens schon vor 20 Jahren. Die Menschen suchen nicht mehr nach Informationen. Diese kommen über Bots und intelligente Agenten auf einem „aktiv“ zu. Wir werden latent an die Möglichkeiten erinnert, die wir haben könnten. Unternehmen sind oft nicht nach der Suche nach Menschen, die einen Job suchen, sondern nach Menschen die einen Job haben und sich verändern sollten. Zum Besseren. Wenn das so einfach wäre!

Im Zeitalter der Netzwerke müssen auch HR-Systeme anders positioniert werden. Wir sehen hier schon vieles an Neuerungen, aber wenig an echten Innovationen. Immer noch laufen wir der Entwicklung massiv hinterher.  Alles was digitalisiert werden kann, wird es. Alles was vernetzt werden kann, wird es. Alles was vereinfacht werden kann, wird es. Alles was preiswerter gemacht werden kann, wird preiswerter. Bis hin zu minimalen Grenzkosten durch eine massive Skalierung.

Die Personaldaten der Zukunft werden möglicherweise auch nicht mehr in den lokalen HR-Systemen vorgehalten, wo sie Tag für Tag veralten. Vielleicht habe ich, ähnlich wie bei meiner Bank, ein Konto mit meinen (HR-) Daten und stelle diese meinen Arbeitgeber(n) zur Verfügung. Gepflegt werden diese in meinem Konto und sind übergreifend immer aktuell. Wie mein Bankkonto. Warum noch Karteileichen von Daten in verschiedenen HR-Systemen bei meinen Arbeitgebern? Das sind doch meine Daten, oder? Ich erlaube den Zugriff mit Beschränkungen, die ich selbst vorgebe. Somit können auch Ausbildungen, Qualifikationen, Projekte, Kalender und Abwesenheiten wie auch Abrechnungen zentral in meinem Konto abgebildet werden. Dazu müssen aber die HR-Systeme so ausgestattet sein, dass Sie in Echtzeit die Daten abrufen können und in den internen Prozessen nutzen dürfen. Zu kompliziert? Nein, das passiert bei jeder Bestellung bei Amazon schon heute so (ähnlich).

Wir sind mit dem Team der p-manent consulting GmbH seit über 20 Jahren im Business. Ich selbst habe Mitte der 90er Jahre Personalwirtschaftssysteme als Projektleiter eingeführt und erkannt, welches Potenzial darin enthalten ist. Auch die Zukunft wird diese Systeme radikal verändern. Die Oberflächen der Systeme werden einfacher, die Bedienung ebenfalls. Vielleicht gibt es bald gar keine Bedienoberfläche mehr, wie bei Siri oder Alexa. Oder wir erhalten die Kontextinformationen über eine smarte Brille, wie sie unter anderem gerade Google oder Apple entwickeln. Und bald auf den Markt bringen! An eine smarte Uhr hat auch keiner so wirklich geglaubt und heute telefoniere und bezahle ich damit. Zukunftsmusik? Na, dann gehen Sie mal bei Ihren jugendlichen Kindern ins Zimmer und sprechen mit denen. Vielleicht müssen Sie diesen ja erstmal deren VR-Brille abnehmen. Die Sie gekauft haben …

Was würde ich nun den Unternehmen empfehlen? Auf alle Fälle erstmal schauen, welche Systeme bisher im Einsatz sind und wie gut sie funktionieren. Oftmals hat man schon eine ausreichend geeignete Software im Einsatz, aber man schafft es nicht, diese auf „Flughöhe“ zu bringen. Wir erleben in vielen Projekten den Einkauf von guten (vielleicht nicht immer passenden) Produkten mit vielen technischen Optionen. Wir erleben aber ebenfalls sehr oft, dass Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Das liegt weniger an den Produkten selbst, sondern an den Zielsetzungen, den internen Ressourcen und Konflikten, leider oft auch mit den Herstellern. Auch Betriebsräte und Personalvertretungen aller Couleur sind mitverantwortlich für eine unterlassene Hilfeleistung und reihen sich nahtlos in die Bedenkenträger und Verhinderer ein. Meist ist es keine böse Absicht, vielfach einfach nur mangelndes Verständnis und kein klares Bild der Zukunft und den Veränderungen, die anstehen.

Wir bieten nun hier unsere Hilfe an. Dabei geht es uns nicht um den Verkauf von neuen HR-Systemen, was aber oft eine denkbare Strategie wäre. Erstmal geht es um die Möglichkeit zu schauen, was mit der vorhandenen IT machbar ist. Auch einfach zu bedienenden Projekte wie Personio beispielsweise können ihre Kraft nur entfalten, wenn sich ein Team um die Einführung, Parametrisierung und Kommunikation kümmert. Wie auch ein MS-Office Paket mit Word, Excel oder Powerpoint schnell eingekauft ist, braucht es doch eine Zeit, diese Werkzeuge sinnvoll im Team zu nutzen.

Wir sehen, dass die Netzwerkfähigkeit immer wichtiger wird und eine Interoperabilität zwischen den Systemen einer der wichtigsten Effizienztreiber ist. Ein Bewerbermanagement ohne eine Verbindung zu Personalmanagement erzeugt immer wieder vermeidbare Transaktionskosten und birgt Fehler und versteckte Zeitschleifen. Ein HR-System sollte meist als „Single Point of Truth (SPOT)“ für Personalstammdaten ausgerichtet sein und somit weitere Systeme bedienen können, wie die Anlage von Mitarbeitern in nachgelagerten Systemen wie zur Authentisierung, zur Gehaltsabrechnung, zum CRM oder für den Zutritt zum Unternehmen.

Fast immer gilt: nicht gleich mit der Maximallösung starten, auch wenn Ihnen der Vertrieb eines Herstellers hier besonders günstige Preise im Bundle verspricht. Wir Deutsche neigen oftmals dazu „von Anfang an alles richtig“ machen zu wollen und kaufen viel zu viel, vielleicht mit dem Hintergedanken einer vermeintlichen Sicherheit. Aber in der Praxis werden immer noch sehr viele Softwarepakete schlecht, unvollständig oder nur mit anfänglichem Schwung in einer ersten Phase eingeführt. Ein Schwung, der dann später im Tagesgeschäft nachlässt und oft abebbt. Vielfach werden Manager und Mitarbeiter nicht abgeholt und nachhaltig eingebunden. Ein HR-System verändert sich im besten Fall ständig und passt sich auf die neuen Gegebenheiten an, was auch immer eine Kommunikation bedeutet. Auch Updates werden vielfach sträflich vernachlässigt, was nicht nur Datenschutz-Themen hochkochen lässt, sondern man sich selbst von der Weiterentwicklung abkoppelt und einfach stehen bleibt aber der Markt sich verändert. Das ist aktuell bei sehr vielen Unternehmen in der Rekrutierung der Fall.

Viel Geld sparen lässt sich sehr schnell mit einem Blick auf die vorhandenen HR-Systeme „von außen“. Oftmals lohnt es sich gar nicht, auf ein neues System zu setzen, sondern das vorhandene erstmal richtig einzuführen und wirklich zu nutzen. Nicht selten geht eine zwingende Anpassung von internen Abläufen einher, was auch meist schon überfällig ist, aber sich bisher „nicht herangetraut hat“. Das Problem scheint hier eher in den fehlenden internen Ressourcen, dem fehlenden technischen Know-How, fehlendem Mut und einem fehlenden offenen Blick auf den Markt und die nahe Zukunft zu liegen. Hier können externe Beratungshäuser, die sich mit „HR & IT in einer Einheit“ beschäftigen, helfen.

Wir bei p-manent bieten sehr kompakte und schnell abzurufende Pakete an, damit Sie wissen, wie Ihr Unternehmen mit wenig Aufwand einen großen Schritt nach vorne gehen kann. Ohne eine neue Software, oder ggf. mit einer solchen. Aber nur, falls diese auch wirklich passende Antworten auf konkrete und aktuelle Anforderungen geben würde.

Wir selbst führen seit über 20 Jahren HR-Software-Systeme verschiedener Hersteller ein und wissen, wo der Schuh drückt. Wir nutzen die meisten Systeme auch selbst und sprechen aus der Erfahrung und nicht nur der Beratung – wie die meisten.