Webinare: So klappt das erste Mal

1. Die verwendete Plattform kennenlernen

Ganz egal, für welche Webinar-Plattform Sie sich entscheiden: Nehmen Sie sich vor dem ersten echten Webinar die nötige Zeit, das System wirklich kennenzulernen und sich mit allen Funktionen vertraut zu machen. Zwar sind die meisten Tools zum Glück sehr intuitiv bedienbar. Wer jedoch als Moderatorin oder Moderator während des Webinars erst nach einer Schaltfläche suchen muss oder eine bestimmte Einstellung verändern möchte, gerät schnell in unnötigen Stress. Dies wirkt nicht nur unprofessionell, sondern lenkt auch von Ihren Inhalten ab. Gleichzeitig bietet sich durch eine gründliche Beschäftigung mit der Plattform im Vorfeld oft die Möglichkeit, das Webinar-Tool und beispielsweise die Ansicht für den virtuellen Veranstaltungsraum individuell an die eigenen Vorlieben anzupassen.

2. Bild- und Tonqualität sicherstellen

Selbst wenn die Inhalte noch so interessant sind und die vortragende Person sich die größte Mühe gibt: Eine schlechte Bild- und/oder Tonqualität macht leider jedes Webinar zum Misserfolg und sorgt schnell für unzufriedene Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die gute Nachricht aber ist: Man muss keinesfalls gleich in teures Profi-Equipment investieren, gerade dann, wenn man die ersten Schritte in die Welt der Webinare unternimmt. Achten Sie in erster Linie auf eine stabile Internetverbindung, eine ruhige Umgebung ohne störende Nebengeräusche und ein Headset mit Mikrofon. Wer dazu noch eine passend platzierte Lichtquelle nutzt, kann auch mit einer integrierten Notebookkamera gute bis sehr gute Ergebnisse erzielen.

3. Alle erforderlichen Materialien vorbereiten

Sie möchten im Rahmen Ihres Webinars verschiedene Materialien präsentieren oder Dateien und Dokumente teilen? Dann bereiten Sie diese gründlich vor und sorgen Sie für einen schnellen, unkomplizierten Zugriff. Eine Umfrage von ClickMeeting im Sommer 2021 hat gezeigt, dass 45 Prozent der Befragten es als besonders störend und ablenkend empfinden, wenn während einer Online-Sitzung benötigte Materialien oder Unterlagen nicht bereitliegen und vor laufender Kamera gesucht werden müssen. Vorsicht ist auch geboten, wenn Sie Ihren gesamten Bildschirm freigeben möchten – ein völlig „zugemüllter“, chaotischer Desktop oder gar der plötzliche Blick auf Ihre vertrauliche E-Mail-Korrespondenz werfen nicht das beste Licht auf Ihre Professionalität. ClickMeeting bietet hier beispielsweise die Möglichkeit, bei der Bildschirmfreigabe lediglich auf ein bestimmtes Fenster zu verweisen. Grundsätzlich gilt: Testen Sie vorab auch die verschiedenen Möglichkeiten, ihre Materialien zu präsentieren, um die effektivste und auch optisch attraktivste Variante auswählen zu können.

4. Denken Sie daran, was vor und nach dem Webinar passiert

Viele Organisatoren konzentrieren sich erfahrungsgemäß nur auf das, was während des eigentlichen Webinars stattfindet. Denken Sie jedoch daran, dass für den langfristigen Erfolg Ihres Webinars ebenso entscheidend ist, was vor und nach der Veranstaltung passiert:

– Bereiten Sie ansprechende Einladungsmailings vor (vielfach bieten Webinar-Plattformen bereits entsprechende Vorlagen, die Sie individualisieren können).

-Nutzen Sie auch die kurze Phase, in der sich Teilnehmende vor Beginn des Webinars bereits im Warteraum befinden. Dort können Sie beispielsweise noch einmal die Agenda präsentieren oder zusätzliche Materialien bereitstellen.

– Direkt im Anschluss des Webinars kann zum Beispiel eine standardisierte Danke-Seite angezeigt werden. Je nach Thematik kann es aber auch sinnvoll sein, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf eine spezifische Landingpage umzuleiten.

– In der Regel bietet es sich auch an, im Nachhinein eine Dankes-E-Mail zu versenden – auch und gerade an registrierte Personen, die leider doch nicht teilnehmen konnten. Hier können Sie beispielsweise auf eine Aufzeichnung des Webinars hinweisen und ergänzende Materialien und Unterlagen verlinken.

5. Achten Sie auf die Qualität aller Inhalte

Der Boom an Webinaren, gerade auch vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie, hat leider hier und dort auch dazu geführt, dass mehr auf Quantität als auf Qualität geachtet wird. Tappen Sie besser nicht in diese Falle, denn nachhaltig erfolgreich werden Sie nur mit qualitativ hochwertigen Inhalten sein. Dies gilt ganz besonders dann, wenn sich Ihr Webinar an eine anspruchsvolle B2B-Zielgruppe richtet. Achten Sie bei Ihrer „Qualitätskontrolle“ nicht nur auf die eigentliche Präsentation, sondern auf alle Materialien rund um das Webinar. Auch die begleitende E-Mail-Kommunikation sollte beispielsweise sprachlich einwandfrei und selbstverständlich frei von Fehlern sein, wenn Sie einen professionellen Eindruck hinterlassen möchten. Orientieren Sie sich bei der Ansprache der Teilnehmerinnen und Teilnehmern an den im jeweiligen Bereich üblichen Gepflogenheiten. Im Zweifel gilt dabei: Lieber etwas zu förmlich als zu direkt.

6. Schöpfen Sie die Möglichkeiten der Interaktion und Kommunikation voll aus

Ein gutes Webinar lebt von Interaktion, Feedback und Rückfragen. Machen Sie es Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern so einfach und bequem wie möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten und Fragen zu stellen. Denken Sie dabei daran, dass sich möglicherweise nicht jeder dabei wohlfühlt, eine Frage live vor vielen anderen Teilnehmenden zu stellen. Solche Probleme lassen sich umgehen, indem Sie verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten für die Teilnehmer anbieten:

– Über eine Fragerunde können die Teilnehmenden während des Webinar Fragen stellen. Sie entscheiden, wann der beste Zeitpunkt dafür ist, also beispielsweise nach einem größeren Themenblock.

– Ein moderierter Chat, bei dem der Organisator entscheidet, welche Fragen öffentlich erscheinen, kann dazu beitragen, gerade bei größeren Webinaren die Übersicht und Kontrolle zu behalten.

– Speziell bei individuelleren, eventuell auch vertraulicheren Fragen kann die Möglichkeit interessant sein, dass sich Teilnehmende über ein privates Chatfenster an Sie wenden können.

7. Informieren Sie vorab über eine Aufzeichnung des Webinars

Mit Webinar-Plattformen wie ClickMeeting oder auch anderen Lösungen haben Sie die Möglichkeit, Webinare aufzuzeichnen, um Sie später in anderen Schulungen zu verwenden oder als Link zur Verfügung zu stellen. Achten Sie dabei jedoch immer darauf, die Teilnehmenden vorab über eine Aufzeichnung zu informieren beziehungsweise die Erlaubnis dazu einzuholen.

8. Holen Sie sich – wenn möglich – Unterstützung

Natürlich ist es nicht immer möglich, sich Unterstützung durch eine zweite Person zu holen und selbstverständlich lässt sich auch alleine ein hervorragendes Webinar durchführen. Haben Sie jedoch die Chance, sich helfen zu lassen, sollten Sie diese auch nutzen. Eine zweite Person kann sich beispielsweise während des Webinars um den Chat kümmern und einfachere Fragen dort direkt beantworten.

9. Binden Sie zusätzliche Expertise ein

Ein echter Gewinn für Ihr Webinar kann das Einbeziehen weiterer (auch externer) Experten sein. Auf diese Weise lässt sich die Attraktivität eines Webinars – gerade für anspruchsvolle Zielgruppen – oft noch weiter steigern.

10. Ziehen Sie auch automatisierte Webinare und On-Demand-Webinare in Betracht

Zwar sind live abgehaltene Webinare nach wie vor am beliebtesten. Dennoch sollten Sie je nach Thematik und Inhalt darüber nachdenken, ob Sie auch automatisierte Webinare nutzen möchten, also vorab vom Organisator aufgezeichnete Webinare, die dann automatisch abgespielt werden. Ebenso in Frage kommen On-Demand-Webinare, die von Interessenten jederzeit abgerufen werden können. Beide Formen bieten die Möglichkeit, zusätzliche Aufmerksamkeit und Reichweite zu erzielen. Auch interaktive Elemente sind hier nicht ausgeschlossen. Beispielsweise können Sie die Aufzeichnung eines Webinars mit einer späteren Fragerunde kombinieren. Interessant kann zudem sein, die Aufzeichnung ihres Webinars auch für weitere Kanäle zu nutzen und etwa in Ihrem Blog oder via Social Media zu veröffentlichen.