Das „Schwarze Brett“ im Digitalen Zeitalter – neues Tutorial-Informationssystem (TIS) im Open Source ERP-System von Wühler & Gebauer

Die Digitalisierung des Unternehmensalltags ist in vollem Gange. Unternehmen jeder Branche und Größe haben inzwischen erkannt, dass der Grad der Wettbewerbsfähigkeit untrennbar mit dem Fortschritt der Digitalisierung verbunden ist. Auch wenn das papierlose Büro gerade für kleine und mittelständische Unternehmen weiterhin eine Utopie darstellt, haben sie in den letzten Jahren verbreitet in die Digitalisierung zentraler Unternehmensbereiche investiert. Laut einer Umfrage des Markt- und Meinungsforschungsinstituts Statista unter knapp 10.000 mittelständischen Unternehmen stehen dabei die Digitalisierung des Kontakts zu Kunden und Zulieferern sowie die Erneuerung der IT-Infrastruktur im Vordergrund. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gibt an, diese in den letzten Jahren abgeschlossen zu haben. Der Grund für die Wahl dieser Schwerpunkte ist nachvollziehbar: hier wird Geld verdient. Im Gegensatz dazu behandeln viele Unternehmen die interne Kommunikation in Fragen der Digitalisierung eher mit Zurückhaltung. Tatsächlich verläuft in vielen Unternehmen der interne Informationsaustausch in vielen Bereichen analog, mit nicht selten analogen Memos, gedruckten Betriebs- oder Sicherheitsanweisungen und anderen für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter relevanten Informationen auf Papier oder maximal per Mail. Selbst das altbekannte Schwarze Brett dient in vielen Unternehmen als essenzieller Bestandteil der Informationskette.

Interne Informationssysteme dienen dazu den Informationsfluss zwischen übergeordneten Unternehmensebenen und den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten. Mit ihrer Hilfe werden zum Beispiel prozessbegleitende Arbeitsanweisungen, arbeitsrechtliche oder zum Beispiel datenschutzrelevante Anweisungen oder sonstige Anleitungen und Verfahrensregeln in anderweitig besonderen, unternehmensrelevanten Bereichen und Situationen kommuniziert. Oftmals kommen Unternehmensverantwortliche auf diesem Wege ihrer Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmern nach. Dabei erweisen sich unterschiedliche Voraussetzungen als besondere Erschwernis. So können zum Beispiel Mitarbeiter im Schichtdienst nur mit größerem Aufwand erreicht werden. Dies gilt vor allen Dingen für die Fälle, in denen die betroffenen Informationen mit einer Dokumentationspflicht verbunden sind, mit deren Hilfe zum Beispiel nachweisbar ist, dass tatsächlich jeder betroffene Mitarbeiter sie zur Kenntnis genommen hat.

„Mit unserem neuen Tutorial-Informationssystem (TIS) schaffen wir die Grundlage für die Digitalisierung des internen Informationsflusses“, erklärt Hans Peter Wühler, Geschäftsführer der WÜHLER & GEBAUER EDV-Consulting GmbH. „Egal welche Information die gesamte Belegschaft oder gezielt einzelne Abteilungen oder Mitarbeitergruppen erreichen soll, mit TIS erreicht sie den Adressaten zuverlässig und liefert gleichzeitig dem Absender bei Bedarf ein automatisiertes Feedback zu Kontrolle, Beleg und Dokumentation.“

Digitale Mitteilungen werden mit dem Tutorial-Informationssystem (TIS) über das Open Source ERP-System W&G effective comapany^® (EFC) übertragen. Zusätzlich können auf diesem Wege externe Dokumente beliebiger Formate und Größen verbreitet werden. Von besonderer Bedeutung ist jedoch die Möglichkeit, Mitteilungen mit Hinweisen zu versehen, die vom Empfänger quittiert werden können. Über einen integrierten Workflow wird so der Status der Informationsverbreitung dokumentiert. Der Absender erhält beispielsweise die Information, ob ein Mitarbeiter den Empfang, das Lesen und Verstehen einer Mitteilung bestätigt hat und ob ein optionaler Dateianhang geöffnet wurde. So können Verantwortliche übergeordneten Stellen verfolgen und nachweisen, ob und wie weit eine Informationskampagne fortgeschritten oder abgeschlossen ist.

„Ein Fortschritt in der Digitalisierung der internen Unternehmenskommunikation ist mittelfristig auch ein Fortschritt der Effizienz aller Prozesse, die mit ihr verbunden sind“, weiß Wühler. „Langwierige Informationskampagnen können schlimmstenfalls die gesamte Produktion lähmen. Mit TIS leisten wir einen wertvollen Beitrag, wichtige Mitteilungen schneller und zuverlässiger zu verteilen und ersetzen so veraltete und meist ineffiziente Strukturen und analoge Prozesse.“

Durch den Verzicht auf sonst übliche Lizenzgebühren, zu Gunsten eines durch Dienstleistungen und optionale Wartungsverträge finanzierten Geschäftsmodells, ermöglicht das Open Source ERP-System von Wühler & Gebauer, W&G effective company^® die umfassende Digitalisierung komplexer Unternehmensprozesse auch kleinen und mittelständischen Unternehmen mit begrenztem IT-Budget. Als SaaS/ Cloud-Variante steht damit das Tutorial-Informationssystem auch ortsunabhängig, zum Beispiel für Mitarbeiter in Zweigstellen oder im Homeoffice, unabhängig von lokaler IT-Infrastruktur zur Verfügung.