Kommunale Dachverbände, Kreisverwaltungen, Städte und Gemeinden digitalisieren Einkauf

So hat „KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes in NRW im Spätsommer 2020 für ihre Mitgliedskommunen EU weite Ausschreibungen für Schülerlaptops durchgeführt. Das Ergebnis der Vergabe wurde direkt im Anschluss über die Einkaufsplattform der KoPart zum Abruf bereitgestellt. Hunderte von Schulen hatten damit Zugriff auf dringend benötigte Endgeräte für das Homeschooling ihrer Schüler. Ebenso konnten Pandemierelevante Artikel, wie Masken, Schnelltests, oder Lüftungsgeräte vergabekonform und effizient landesweit angeboten werden. Dieser Angang hatte sich schon früher bewährt. So wurden 2015 durch KoPart für ihre Mitglieder Refuge – Rahmenverträge am Markt abgeschlossen. Matratzen, Bodenschutz, Mobiliar, Hausrat und viele andere dringend für die Flüchtlingsunterbringung benötigen Güter waren damit landesweit sofort  und vergabekonform über die Einkaufsplattform der KoPart (TEK-Portal) abrufbar. Seither werden Sortimente systematisch entwickelt gebündelt und ausgeschrieben. Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sind eng miteinander verzahnt. Erfahren Sie mehr unter:

https://www.kommunen.nrw/presse/pressemitteilungen/detail/dokument/80000-tablets-fuer-schulen-in-nrw.html

https://www.koinno-bmwi.de/informationen/praxisbeispiele/detail/pandemiebedingte-beschaffung-von-laptops-und-tablets-fuer-schulen-in-nrw/

Auch Städte Erfurt, Tübingen und Kreisverwaltung Groß Gerau entschieden sich zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen für die Digitalisierung des Einkaufes. Vor Einführung des e-Einkaufes (2013) war Kreisverwaltung Groß Gerau an die Grenzen der papiergestützten Beschaffung gestoßen. Heike Neger, Fachbereich Steuerung bei der Kreisverwaltung erinnert sich …“Das Haushaltsbudget konnte auf Grund der Erfahrungen bereits nach einem Jahr e-Einkauf um € 100.000 gekürzt werden.“ Auf Basis dieser wirtschaftlichen Erfolge hat man sich in Groß Gerau zunehmend strategischen Zielstellungen gewidmet. „Unsere Teams Einkauf und Nachhaltigkeit arbeiten seit Jahren eng zusammen, so dass wir unsere Sortimente sukzessive auf Nachhaltigkeit „trimmen“ können. “ Von den positiven Effekten partizipieren auch unsere kreiszugehörigen Kommunalverwaltungen im Einkaufsverbund…“ resümiert  Heike Neger heute. Landeshauptstadt Erfurt hat sich 2011 für den elektronischen Einkauf entschieden. Heute steuert das Erfurter Einkaufsteam für die gesamte Verwaltung 17 Kataloge; vom administrativen Bedarf, über Hygiene, Arbeits- und Wetterschutzbekleidung. Besonders spannend: örtliche Bäcker haben sich zur handwerklichen Fertigung von Backwaren verpflichtet. Getreide und Mehl, teilweise in Bioqualität, stammt aus regionaler Landwirtschaft und örtlichen Mühlen. Die Backwaren werden über das TEK Portal von Kindergärten, Kitas und Schulen bestellt. Ebenso wurden bereits vor Jahren örtliche Buchhändler über die von TEK angebotene Literaturschnittstelle in die Erfurter Einkaufsstrategie integriert. Einen ganz ähnlichen Weg hat Universitätsstadt Tübingen beschritten. Bereits 2001 hat man dort die wirtschaftlichen Vorteile der Digitalisierung im Einkauf erkannt. Nachgelagerte Prozesse der e-Vergabe, oder e-Abrechnung durch das Gutschriftverfahren, wurden sukzessive erschlossen, bzw. in den Gesamtprozess integriert. Die Qualifizierung von Präsenten, Kaffee, oder Schokolade unter Aspekten der Nachhaltigkeit gehörte bereits in den Anfangsjahren zum Standard. Auch die Einbindung von 6 regionalen Buchhändlern unterstreicht den ganzheitlichen Angang der Strategen in Tübingen. Erfahren Sie mehr unter:
https://www.tek-service.de/pdf/news/201007_ms_Nachhaltigkeit_im_Einkauf_der_oeffentlichen_Hand.pdf

Seit 2016 bietet der GSTB RP für seine Mitglieder mit dem Kommunale Kaufhaus „KOKA RP“ eine landesweite Einkaufsgemeinschaft an. Sortimente werden durch KOKA RP passgenau entwickelt, Bedarfe gebündelt, ausgeschrieben und als Rahmenvertrag im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs über das Kommunale Kaufhaus (TEK-Portal) gesteuert. Heute greifen ca. 70 Kommunalverwaltungen auf über 34 Rahmenverträge zu; Tendenz steigend. Das Sortiment ist breit gefächert. Es deckt Anforderungen von Verwaltungen, Schulen, Kindergärten und Kitas, Stadtgärtnerei, Friedhof, oder Eigenbetrieben, wie beispielsweise Wasser- und Abwasserwerken. Mit steigendem Erfolg, nahm auch der administrative Aufwand für die Macher von KOKA RP zu. Im Frühjahr 2019 entschied man sich daher für die Einführung der elektronischen Abrechnung. Seit August 2019 rechnet das Team der KOKA RP ihre Leistungen, gegenüber ihren Mitgliedern, elektronisch im ZUGFeRD Format ab. Dies erfolgt auf Grundlage von TEK-Kontor. Das Kontor dient der Abrechnung und Erzeugung von e-Rechnungen im ZUGFeRD oder X-Rechnungsformat. Der Effekt war für KOKA RP überwältigend. Was früher Tage in Anspruch nahm, ist seither, inklusive Import der Abrechnungsdateien in das eigene Finanzsystem und Versandt an über 70 Mitglieder, innerhalb weniger Minuten erledigt. Erfreulich auch: bereits zum Jahresanfang 2020 waren die ersten Gemeinden bereits in der Lage, die e-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch per internem Workflow elektronisch zu verarbeiten. KOKA RP sieht sich an dieser Stelle in einer Vorreiterrolle. Indem KOKA RP die e-Rechnung selbst praktiziert, können sich Mitglieder (Gemeinden, Städte und Kreisverwaltungen) automatisch damit vertraut machen. Erfahren Sie mehr unter:
https://www.tek-service.de/pdf/Kommune21_09_2020_S34_Schmidt_von_Mulert.pdf
Mittlerweile kümmert sich beim GSTB RP ein Team von 3 Personen um die Steuerung und den Ausbau der KOKA RP. Darüber hinaus hat man sich im Spätsommer 2020 mit GT-SERVICE, einer Tochter des Gemeindetages Baden-Württemberg über eine Zusammenarbeit verständigt. Damit steht das erfolgreiche Modell aus Rheinland-Pfalz mit KOKA BW auch Kommunalverwaltungen aus Baden-Württemberg zur Verfügung. Bereits zum Jahresende 2020 konnte KOKA BW seine ersten Kunden unter Vertrag nehmen. Erfahren Sie mehr unter:
https://www.tek-service.de/…