Empfehlungen von Dolmetschern zur Vorbereitung auf Remote-Inspektionen (GMP)

In unserem zweiten Artikel über das neue Format der GMP-Inspektionen unter Coronapandemie-Bedingungen berichtete Alexander Podarewski, Simultandolmetscher für Deutsch und Russisch in Deutschland mit dem Schwerpunkt Pharmazie, über die Besonderheiten des Dolmetschens im virtuellen bzw. Online-Modus und persönlich am Standort, über die Änderungen bei der behördlichen Durchführung der GMP-Inspektionen selbst, über die Erwartungen der Unternehmen, deren Inspektion abgesagt wurde, sowie über die Rolle des Vertreters des zu inspizierenden deutschen, schweizerischen oder österreichischen Pharmaunternehmens. In diesem Artikel erzählt Herr Podarewski über die Bedeutung der Vorbereitung auf die Remote-Inspektionen sowie über die Besonderheiten des aktiven Teils des GMP-Audits.

Herr Podarewski, was passiert unmittelbar vor dem Beginn einer GMP-Inspektion?

– Ein Vertreter des zu inspizierenden ausländischen Standortes ist in der Regel sehr aktiv an der „Einleitung“ einer GMP-Inspektion beteiligt, jedoch weniger am aktiven Teil. Es gibt auch eine sehr enge Verbindung zwischen dem Standort, den Dolmetschern und den Inspektoren. Die Bereitstellung von Dokumenten lastet auf den Schultern des Herstellers, während die dringende Fachübersetzung der Dokumente ins Russische oder Englische die Sache der professionellen Fachübersetzer ist. Es kommt vor, dass russische oder belarussische Inspektoren die englische Sprache recht gut beherrschen. Dies ist aber nicht immer der Fall. Die Dokumentation der europäischen Pharmahersteller ist jedoch nicht immer zweisprachig oder auf Englisch verfasst. Bei der Umstellung auf die Online-Inspektionen wurden die Dolmetscher erst virtuell zur Teilnahme eingeladen, indem sie sich von ihrem Wohn- oder Arbeitsort aus über das Internet in die Verhandlungen einschalteten. Dies erwies sich jedoch aus vielen Gründen als ungünstig, wie ich im ersten Artikel dieser Reihe ausführlich erläutert habe. Am einfachsten und praktischsten ist es, wenn die deutsch-russischen Dolmetscher persönlich vor Ort anwesend sind und mit ihrem Einsatz die Kommunikation jederzeit unterstützen können. Es ist natürlich wichtig, das Dokument nicht nur zu zeigen, sondern dem Inspektor auch zu erläutern, mit welcher Zielsetzung das Dokument erstellt wurde, welche Rolle es im pharmazeutischen Qualitätssystem spielt und wie es in der täglichen Arbeit des jeweiligen Pharmaunternehmens umgesetzt wird. In der Regel müssen die notwendigen Dokumente, die im Rahmen eines virtuellen Audits in einer Fremdsprache erstellt wurden, im Vorfeld professionell übersetzt werden, und zwar meist in die russische Sprache. Natürlich bereitet sich der Standort für diesen Vorgang vor. Im Laufe der Dokumentenprüfung müssen die Inspektoren jedoch einige damit zusammenhängende Dokumente einsehen. So kann es notwendig werden, bestimmte Passagen des Dokuments zu verdolmetschen. Bei der Planung sollte bedacht werden, dass dieser unentbehrliche Teil der Inspektion den gesamten Ablauf der Inspektion verlangsamen kann.

Ich möchte an der Stelle anmerken, dass viele Vertreter der zu inspizierenden ausländischen Unternehmen oder Labore oft bereits im Besitz von Fachübersetzungen der während der Inspektion zu prüfenden Dokumente dieser Unternehmen oder Labore sind. Die Hersteller sind sich möglicherweise nicht einmal der Existenz solcher Übersetzungen bewusst. In der Vergangenheit konnte der Vertreter die entsprechenden Dokumente selbst übersetzt oder ein auf Pharma spezialisiertes Übersetzungsbüro beauftragt haben. Da bei einer Inspektion eine der entscheidenden Kriterien die schnelle Vorlage von Dokumenten ist, so kann ein proaktiver Vertreter während einer Inspektion ein äußerst nützlicher Unterstützer sein. Dies gilt übrigens für beide Formate von Inspektionen – GMP-Inspektion vor Ort und auch Ferninspektion.

Welche Empfehlungen könnten Sie als Fachdolmetscher den Pharmaunternehmen zur Vorbereitung auf eine Ferninspektion geben?

– Wird das zu inspizierende ausländische Unternehmen nicht durch einen pharmazeutischen Registrierungs-, Zertifizierungs- und Zulassungsberatungsdienst, sondern durch eine Abteilung des pharmazeutischen Unternehmens selbst im Land der Aufsichtsbehörde vertreten, wird ein solcher Vertreter aufgrund jahrelanger Erfahrung in der Firma wissen, welche Dokumente die Inspektoren zusätzlich zu dem Site Master File und den im Inspektionsplan genannten Dokumenten prüfen müssen. Es wird empfohlen, diese Dokumente im Voraus auf einen Server hochzuladen, da die russischen und auch weißrussischen Inspektoren in der Regel bereits vor dem ersten offiziellen Tag der Inspektion mit der Prüfung der Dokumente beginnen. Unserer Erfahrung nach beginnen viele Unternehmen 2-3 Wochen vor einer Inspektion oder unmittelbar nach deren Bestätigung damit, Dokumente in die Cloud hochzuladen, und geben den russischen bzw. weißrussischen Inspektoren kurz nach Erhalt des Inspektionsplans (in der Regel 10 Kalendertage vor der Inspektion) entsprechende Zugriffsrechte.

Aus meiner Sicht sehr unterschätzt werden gerade die vorangegangenen Inspektionen durch die Aufsichtsbehörden des zu inspizierenden Landes, die Aufsichtsbehörden anderer Länder und Kundenaudits des zu inspizierenden Pharmastandorts. Erstens ändert sich die Gesetzgebung in der Pharmazie und GMP nicht so sehr wie die Trends, auf die die Inspektoren achten. Es ist daher sehr wichtig, die Protokolle und Ergebnisse der Inspektionen der vergangenen Jahre herauszusuchen und zu prüfen, worauf verschiedene Inspektoren ihre Aufmerksamkeit besonders gerichtet haben. Zweitens lohnt es sich zu untersuchen, welchen Themen die Inspektoren nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt haben, wo aber möglicherweise neue Probleme oder „Schwachstellen“ im Unternehmen auftreten könnten. Dadurch ist man auf Überraschungen vorbereitet, falls solche Details eben doch überprüft werden. Drittens ist zu prüfen, ob alle Mängel aus früheren Inspektionen beseitigt und alle Anmerkungen der Inspektoren berücksichtigt wurden. Falls nicht, reagieren manchen Inspektoren darauf bisweilen sogar „allergisch“.

Wie läuft die Kommunikation der Parteien unmittelbar nach Beginn der GMP-Inspektion ab? Gibt es Unterschiede zur gewöhnlichen Vor-Ort-Inspektion?

– Es ist üblich, die Inspektion mit der Vorstellung der Parteien (einschließlich Position, Ausbildung und Berufserfahrung), der Formulierung der Inspektionsziele durch die russischen bzw. belarussischen Inspektoren und einer einführenden Präsentation des zu inspizierenden deutschsprachigen Unternehmens zu beginnen. Bei einer Vor-Ort-Inspektion gibt es in der Regel einen Rundgang, der mit dem Eingang von Materialien, Waren, Produkten oder Verpackungsmaterialien im Unternehmen (bzw. von Proben oder Prüfmustern fürs Labor) beginnt und entsprechend dem Warenfluss fortgesetzt wird. Bei GMP-Ferninspektionen ist es praktisch, wenn der zu inspizierende Pharmahersteller ein vorab gedrehtes Video mit dem Warenfluss aus dem Besprechungsraum zeigt.

Das hat mehrere Vorteile: Das Video kann unter angenehmen Bedingungen, ohne Hektik und zum Beispiel am Abend gedreht werden, um andere Mitarbeiter des Unternehmens nicht bei der Arbeit zu stören. Es ist wichtig, ein solches Video in der entsprechenden Qualität und Auflösung zu erstellen. Die Unternehmen sollten aus unserer häufigen Erfahrung als Begleiter solcher für die Pharmaunternehmen so wichtigen Veranstaltungen darauf achten, dass es im Video nur das Notwendige gezeigt wird. Damit meine ich auch, dass das, was gezeigt wird, in Bezug auf die Einhaltung der GMP-Vorgaben wirklich einwandfrei ist. Wir haben schon mal erleben müssen, dass das Video nur kurz vor der Inspektion gedreht wurde und darauf das zu sehen war, was später leider zu erheblichen Mängeln führte…

Wenn das in anständiger Qualität produzierte Video des Pharmaherstellers besprochen und pausiert wird, bleibt das Bild auch scharf, sodass die Inspektoren die Möglichkeit haben, Raum- und Gerätenummern aufzuschreiben und auf wichtige Details zu achten, wie z. B. Etiketten mit entsprechendem Qualifikationsstatus und Kennzeichnungsschilder an Produkten. Wenn dies aus Gründen einer unzureichenden Videoauflösung nicht möglich ist, kann eine erneute Videoaufnahme im Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen, was oft zum unpassendsten Zeitpunkt der Fall ist, wenn gerade keine zusätzliche Zeit zur Verfügung steht.

Nach dem Ansehen und Besprechen der Einführungspräsentation und der Videoaufnahmen geht man zur Besprechung der im Inspektionsplan angegebenen Dokumente und Informationen über.

Was ist nach Ihrer Erfahrung als Dolmetscher für Pharma noch wichtig?

– Es sollte nicht vergessen werden, dass die Dokumente, die auf den Server hochgeladen werden, für den Zeitraum gesichert werden müssen, den die Inspektoren für die Erstellung eines Inspektionsberichts vorsehen. In der Regel sind es 30 Kalendertage.

Waren die inspizierten Unternehmen bereits vor der Corona-Pandemie wegen der vertraulichen Daten in den ausgestellten kontrollierten Kopien ziemlich besorgt, so haben sich diese Sorgen bei den Ferninspektionen signifikant verstärkt. Schließlich stellen die Unternehmen ihr „Allerheiligstes“, nämlich die Dokumentation über alle notwendigen Arbeitsprozesse zur Verfügung. Einige Unternehmen drückten ihre Sorgen sogar mit folgenden Worten aus: „In Sachen Dokumentation haben wir uns vor den russischen Inspektoren völlig nackig gemacht“. Um die Einhaltung der Guten Herstellungspraxis zu bescheinigen, müssen die Inspektoren jedoch sicherstellen, dass alle Herstellungsprozesse und die Qualitätskontrolle so organisiert sind, dass nur sichere Arzneimittel in das Land der Inspektoren gelangen können.

Darüber hinaus sichern die russischen bzw. weißrussischen Inspektoren eine schriftliche Zusicherung der Vertraulichkeit in Bezug auf alle erhaltenen mündlichen und schriftlichen Informationen zu und sprechen diese Zusicherung auch mündlich bei der Online-GMP-Inspektion vor mehreren Zeugen aus.

Sehr wichtig ist eine Atmosphäre der Offenheit und Transparenz, nicht nur von der Seite des zu inspizierenden Unternehmens, sondern auch von der Seite der Inspektoren. Früher war es üblich, das Unternehmen über die von den Inspektoren gemachten Beobachtungen und deren Klassifizierung zu informieren, später wurde die Klassifizierung der Beobachtungen nicht mehr ausgesprochen. Egal wie wunderbar und erfahren der Dolmetscher ist, ein Teil des Gesagten geht beim Dolmetschen immer verloren. Dies liegt in der Natur der Sache, menschliche Gedanken zu formulieren. In der Tat kann kein Mensch genau ausdrücken, was er meint, sondern nur sehr ungefähr. Und wenn es in einer anderen Sprache kommuniziert wird, sei es auch für Pharmaspezialisten, kennen die Dolmetscher das Unternehmen trotzdem nicht so gut wie die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Inspektoren aufgrund ihrer Erfahrung und Ausbildung unterschiedliche Interpretationen desselben Phänomens haben. Ganz gleich, wie erfahren sie sind, einige der technologischen bzw. pharmazeutischen Merkmale des zu prüfenden Betriebs verstehen sie vielleicht nicht sofort. Deshalb sind gerade bei der GMP-Inspektion Rückmeldungen und detaillierte Abklärungen sehr wichtig. Es ist die offene Kommunikation, die es ermöglicht, mögliche Fehlinterpretationen und Missverständnisse zu neutralisieren, wenn die Inspektoren ihre Beobachtungen und gefundenen Mängel mitteilen. Dies gibt den Mitarbeitern des zu prüfenden Unternehmens die Möglichkeit, sich zu vergewissern, dass sie tatsächlich gehört wurden.

Nicht zuletzt ist es wichtig, Dolmetscher zu engagieren, die in der Begleitung von GMP-Inspektionen erfahren sind und die die hoch spezialisierte pharmazeutische Terminologie beherrschen. Ganz abgesehen vom durchgehend enormen Arbeitstempo im Pharmabereich ist die Komplexität beim Pharmadolmetschen mit nichts anderem zu vergleichen. Weil es überdurchschnittlich komplex ist, sind nur sehr wenige Dolmetscher in der Lage, in diesem Bereich wirklich professionell mithalten zu können. Wir sind stolz darauf, dass wir aufgrund unserer Spezialisierung auf Pharmazie und unserer langjährigen Erfahrung im Bereich der Guten Herstellungspraxis eine große Anzahl äußerst zufriedener Kunden haben, die GMP-Inspektionen erfolgreich bestanden haben. Deshalb haben wir mehrere Empfehlungsschreiben auf unsere Website gestellt, damit sich Kunden nicht nur eine unabhängige Meinung über das Niveau unserer Arbeit bilden können, sondern auch nachlesen können, was Pharmaunternehmen in ihren Empfehlungsschreiben besonders betonen und was für sie bei solch komplexen Aufträgen am wichtigsten ist. Denn die Aufgabe des Pharmadolmetschers besteht nicht nur darin, inhaltlich sehr anspruchsvolle Informationen in eine fremde Sprache zu übertragen. Er übernimmt unter anderem die Rolle eines Vermittlers auf einer nonverbalen Ebene und vermittelt menschliche Emotionen. Daher freuen wir uns besonders über eine so hohe Wertschätzung unserer Arbeit wie „Wir sind überrascht, wie fließend die Kommunikation mit Ihrer Verdolmetschung verläuft!“ von Herrn Björn Kümer, Geschäftsführer des Standortes von A&M Stabtest (spezialisiert auf pharmazeutische Analytik kleiner Moleküle) in Mainz, bei der allerersten Remote-Inspektion in Deutschland durch das belarussische Inspektorat vom 8. bis 11. Februar 2021.