Sie werden verbunden – Warteschleifen stellen Kunden unnötig auf die Probe

„Wer Geduld übt, gewinnt Weisheit“ sagt ein Sprichwort. Dass es nicht immer leicht ist, sich in Geduld zu üben, weiß jeder, der schon einmal versucht hat, eine gefragte Service-Hotline oder eine überlastete Behörde telefonisch zu erreichen.

Laut einer Benchmarkstudie telefoniert jeder Deutsche 28 Minuten pro Tag. Dabei nutzt er diese Zeit jedoch nur begrenzt für sein eigentliches Anliegen. Insgesamt 45 Stunden pro Jahr verbringt er stattdessen in Warteschleifen. Dass Wartezeiten in vielen Bereichen unvermeidbar sind, leuchtet den meisten Kunden durchaus ein. Einige Minuten in einer Warteschleife zu verbringen, ist für viele aussichtsreicher als eine besetzte Leitung und ein wiederholter, erfolgloser Versuch, den passenden Gesprächspartner zu erreichen. Unternehmen und Behörden versuchen deshalb meist, Anrufern die Wartezeit durch Bandansagen oder Warteschleifenmusik zu verkürzen. Gut gemeint ist hierbei jedoch in vielen Fällen nicht auch gut gemacht.

„Jeder kennt sie, die blechern klingenden, monotonen Melodien, unterbrochen von wenig motivierenden Versprechen, der nächste Mitarbeiter sei umgehend verfügbar“, weiß Corsta Frank Danner, Geschäftsführer der Carpe Diem Studios GmbH, Anbieter von 1a-telefonansagen.de. „Einmal aufgenommen oder aus dem Funktionsumfang der Telefonanlage ausgewählt, quälen Unternehmen mit ihnen oft schon seit Jahrzehnten ihre Anrufer. Dass der Einstieg in ein anschließendes Gespräch dadurch zusätzlich belastet wird und sie nicht nur die Zeit des Anrufers unnötig verschwenden, ist vielen scheinbar gar nicht bewusst.“

Bei genauer Betrachtung sind Warteschleifen und Anrufbeantworter-Ansagen ein wertvolles Marketinginstrument. Außerhalb der Geschäftszeiten liefern sie Kunden und Interessenten wichtige Informationen für eine spätere Kontaktaufnahme. Als Warteschleife können sie ebenfalls vorab informieren, Anrufe gezielt leiten und organisieren und so Arbeitsabläufe optimieren. Unterhaltsam und informativ gestaltete Telefonansagen können zudem Stress abbauen und eine positive Grundstimmung für das anschließende Gespräch schaffen. Darüber hinaus signalisieren sie Professionalität und Kompetenz und wecken Vertrauen.

Eine in diesem Sinne zielführende Telefonansage kann aus unterschiedlichen Elementen bestehen. Für reine Abwesenheitsansagen wie klassische Anrufbeantworter, eignet sich ein gesprochener, informativer Text, zum Beispiel mit dem Hinweis auf Geschäftszeiten und der Bitte um das Hinterlassen einer Sprachnachricht. Warteschleifen sind meist eine Kombination aus Sprache und Musik. Da die Verwendung von GEMA-pflichtiger Musik für Warteschleifen schnell sehr teuer werden kann, empfiehlt sich die Nutzung GEMA-freier Kompositionen.

„Unsere Wartemusik orientiert sich an unterschiedlichen Musikstilen und bietet so für jedes Umfeld die passende Atmosphäre“, beschreibt Danner das Angebot von 1a-telefonansagen.de. „Auch individuelle Kompositionen sind umsetzbar. Als akustische DNA besitzen sie einen einzigartigen Wiedererkennungseffekt.“

Besonderes Augenmerk gilt jedoch bei Anrufbeantworter-Ansagen dem gesprochenen Wort. Eine motivierte, sympathische Stimme weckt Aufmerksamkeit und Interesse. Auch hier spielt der Wiedererkennungswert eine große Rolle. 1a-telefonansagen arbeitet deshalb nicht nur mit professionellen Sprecherinnen und Sprechern in verschiedenen Landesdialekten (bundesdeutsches Hochdeutsch, Schwytzerdütsch, österreichisches Deutsch) und über 100 Sprachen, sondern vor allen Dingen mit Synchronstimmen bekannter Hollywoodstars.

„Wenn Anrufer von Bruce Willis, Brad Pitt oder Julia Roberts begrüßt werden, hat das von der ersten Sekunde an einen einzigartigen Aha-Effekt“, verspricht Danner. „Vom ‚Moment mal, die Stimme kenne ich doch‘ bis zum ‚Ach, das ist doch George Clooney‘, wird die Telefonansage 2.0 so zum echten Entertainment.“

Über 1a-telefonansagen.de

1a-telefonansagen.de ist eine Full-Service-Agentur für individuelle Telefonansagen, Warteschleifen und Anrufbeantworteransagen.

Für die Gestaltung individueller Audio-, Sprach- und Musikproduktionen arbeitet 1a-Telefonansagen.de mit mehr als 2.000 professionellen Sprecherinnen und Sprechern sowie mit den Sychronstimmen bekannter Darsteller*innen aus Film und Fernsehen.

Wartemusik bietet 1a-telefonansagen sowohl als vorproduzierte Stücke aus verschiedenen Musikstilrichtungen als auch als hauseigene Individualkompositionen.

Die innerhalb 24 Stunden nach Bestellung bereitgestellten Anrufbeantworteransagen eignen sich für Mailboxen und TK-Anlagen führender Hersteller und werden bereits seit 1997 von namhaften Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen genutzt.