Verwaltung kann Krise

Zu den Studienergebnissen ein Kommentar von Johannes Rosenboom, Leiter Vertrieb, Marketing und Business Development im Geschäftsbereich Public Sector beim IT-Unternehmen Materna Information & Communications SE:

„Eines hat die aktuelle Befragung von Bürgern und Verwaltung eindeutig gezeigt: Verwaltung kann Krise. Die Verwaltung hat gelernt, unter Druck pragmatische Lösungen aufzusetzen, Freiräume zum Experimentieren und für Innovationen zu nutzen. Auch die Kommunalebene schneidet hierbei gut ab. Sie trägt künftig die Hauptlast der OZG-Services als direkte Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürgern.

Identifizierte Optimierungspotenziale gibt es aber beispielsweise noch bei der internen Arbeitsorganisation, der digitalen Ausstattung und der Befähigung sowie im Kontakt der Verwaltung mit Bürgerinnen und Bürgern.

Bürger wünschen sich digitale Serviceangebote der Verwaltung, aber nach wie vor auch noch die Möglichkeit für Vor-Ort-Termine. Nur auf funktionierende Online-Zugänge zu setzen, greift also zu kurz. Online-Formulare sind nur die sichtbare Spitze des Eisbergs „OZG“. Die gesamte Antragsbearbeitung sollte schnell und zielführend sein, unabhängig vom Eingangskanal bei der Verwaltung. Leistungen müssen durchgängig digital verfügbar sein, also vom Antrag bis zum Bescheid. Hierfür ist es notwendig, nachgelagerte Verfahren und Backend-Systeme in den digitalen Prozess zu integrieren und die internen Prozesse vollständig zu digitalisieren. Nur echte digitale Verwaltungsprozesse machen Bürgerinnen und Bürger wirklich zufrieden.

Im Backend der Verwaltung ist es wichtig, die Daten digital in die Fachverfahren und die E-Akte-Systeme automatisiert zu überführen. Schnittstellen sind notwendig, auch um Querschnittsdienste der Verwaltung zu integrieren, wie zum Beispiel E-Payment, E-Rechnung, Nutzerkonten, die elektronische Siegelung und Signatur sowie Funktionen der digitalen Authentifizierung.

Auch ist eine enge Integration in Portale und Registerverfahren notwendig, um die höchsten Reifegradstufen zu erreichen.

Dieser durchgängige Ansatz ist komplex in der Realisierung und erfordert mehr Zeit, als rasch ein digitales Formular ins Behördenschaufenster zu stellen. Die gute Nachricht: Zur Umsetzung von OZG-Lösungen stehen bereits erprobte Basiskomponenten inklusive Schnittstellen bereit.“

Materna hat die Studie als Sponsor und Berater unterstützt.

Mit der gerade veröffentlichten Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ hat die Beratungsagentur next:public eine Bestandsaufnahme zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den öffentlichen Dienst herausgegeben. Mit fast 5.000 ausgewerteten Fragebögen basiert die Studie auf der bisher größten zu diesem Thema durchgeführten Befragung unter Verwaltungsmitarbeitern. Darüber hinaus wurden auch rund 5.000 Bürgerinnen und Bürger befragt.

Zu den Studienergebnissen ein Kommentar von Johannes Rosenboom, Leiter Vertrieb, Marketing und Business Development im Geschäftsbereich Public Sector beim IT-Unternehmen Materna Information & Communications SE:

„Eines hat die aktuelle Befragung von Bürgern und Verwaltung eindeutig gezeigt: Verwaltung kann Krise. Die Verwaltung hat gelernt, unter Druck pragmatische Lösungen aufzusetzen, Freiräume zum Experimentieren und für Innovationen zu nutzen. Auch die Kommunalebene schneidet hierbei gut ab. Sie trägt künftig die Hauptlast der OZG-Services als direkte Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürgern.

Identifizierte Optimierungspotenziale gibt es aber beispielsweise noch bei der internen Arbeitsorganisation, der digitalen Ausstattung und der Befähigung sowie im Kontakt der Verwaltung mit Bürgerinnen und Bürgern.

Bürger wünschen sich digitale Serviceangebote der Verwaltung, aber nach wie vor auch noch die Möglichkeit für Vor-Ort-Termine. Nur auf funktionierende Online-Zugänge zu setzen, greift also zu kurz. Online-Formulare sind nur die sichtbare Spitze des Eisbergs „OZG“. Die gesamte Antragsbearbeitung sollte schnell und zielführend sein, unabhängig vom Eingangskanal bei der Verwaltung. Leistungen müssen durchgängig digital verfügbar sein, also vom Antrag bis zum Bescheid. Hierfür ist es notwendig, nachgelagerte Verfahren und Backend-Systeme in den digitalen Prozess zu integrieren und die internen Prozesse vollständig zu digitalisieren. Nur echte digitale Verwaltungsprozesse machen Bürgerinnen und Bürger wirklich zufrieden.

Im Backend der Verwaltung ist es wichtig, die Daten digital in die Fachverfahren und die E-Akte-Systeme automatisiert zu überführen. Schnittstellen sind notwendig, auch um Querschnittsdienste der Verwaltung zu integrieren, wie zum Beispiel E-Payment, E-Rechnung, Nutzerkonten, die elektronische Siegelung und Signatur sowie Funktionen der digitalen Authentifizierung.

Auch ist eine enge Integration in Portale und Registerverfahren notwendig, um die höchsten Reifegradstufen zu erreichen.

Dieser durchgängige Ansatz ist komplex in der Realisierung und erfordert mehr Zeit, als rasch ein digitales Formular ins Behördenschaufenster zu stellen. Die gute Nachricht: Zur Umsetzung von OZG-Lösungen stehen bereits erprobte Basiskomponenten inklusive Schnittstellen bereit.“

Materna hat die Studie als Sponsor und Berater unterstützt.