Im Homeoffice effektiv telefonieren – so klappt es

Laut gängiger Betriebsvereinbarungen ist auch bei Arbeit im Homeoffice eine zuverlässige telefonische Erreichbarkeit zu gewährleisten. Doch nach wie vor tuen sich hiermit viele Arbeitnehmer schwer. Während die einen auf ihr Festnetztelefon zurückgreifen, nutzen die anderen lieber ihr privates Smartphone oder Skype. Eine einheitliche telefonische Erreichbarkeit ist oftmals nicht gegeben. Doch es gibt Wege, wie auch vom Homeoffice aus effektiv, einheitlich und sicher telefoniert werden kann.

VoIP Telefonanlage für höchste Flexibilität

Der einfachste Weg, Zugriff auf das Bürotelefon zu bekommen, ist die klassische Rufumleitung. Eingehende Anrufe werden dann auf das jeweilige Telefon des Mitarbeiters umgeleitet. Cloud-Telefonie-Anlagen, die auf Voice over IP (VoIP) basieren, bieten hierbei die höchste Flexibilität. Sofern keine „Diensthandys“ gestellt werden können, sollten Mitarbeiter eine entsprechende App auf ihrem Smartphone installieren, um berufliche und private Anrufe trennen zu können.

Eine IP-basierte Telefonanlage kann als krisensicher bezeichnet werden, da sie auf jedem Endgerät Anwendung findet. Zudem ist sie weitaus günstiger als die klassische ISDN-Telefonanlage. Die effiziente Cloud-Technologie ermöglicht Mitarbeitern im Homeoffice, weiterhin so mit Kollegen, Kunden und Partnern zu telefonieren, wie es sonst im Büro der Fall war. Auch die Teilnahme an Telefonkonferenzen ist problemlos möglich.

Für Kunden kann so weiterhin ein gewohnt professioneller Eindruck aufrechterhalten werden, ohne dass diese das Gefühl bekommen, ihre Anrufe würden zwischen Wäschewaschen und Couch flüchtig abgearbeitet werden.

Work-Life-Integration: Homeoffice heißt flexibles Arbeiten

Oft ist aber nicht die Technik das Problem im Homeoffice, sondern der Druck, verschiedenen Aufgaben gleichzeitig gewachsen zu sein. Gerade Mitarbeiter mit Kindern stehen vor der Herausforderung, Erreichbarkeit, Haushalt und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bekommen. Dass da das Telefon einen hohen Stressfaktor darstellt – unabhängig von Diensthandy oder VoIP Anlage – ist nur verständlich.

Wenn die "neuen" Arbeitszeiten im Homeoffice flexibel werden, sollte dies auch für die telefonische Erreichbarkeit gelten. Eine virtuelle Telefonzentrale kann hier eine echte Entlastung für die Mitarbeiter darstellen.

Alternative: virtuelle Zentrale für sichere Erreichbarkeit

Über eine virtuelle Telefonzentrale, die eingehende Anrufe annimmt, können Firma und Kunden abseits einer VoIP Anlage effektiv und sicher zusammengeführt werden. Klarer Vorteil: Es entsteht gar nicht erst der Eindruck, dass die Mitarbeiter sprichwörtlich zwischen Kinderzimmer und Schreibtisch ans Telefon gehen – und nur mit halbem Ohr zuhören.

Weiterhin ist mit einer virtuellen Telefonzentrale auch außerhalb der Kernarbeitszeit eine durchgehende Erreichbarkeit gewährleistet. Da die Arbeitszeiten im Homeoffice ohnehin flexibel gestaltet werden, ist meist keine feste Kernarbeitszeit mehr vorhanden. Stichwort Work-Life-Integration. Homeoffice bedeutet nämlich auch, die Arbeitszeiten ins private Leben zu integrieren. Feste Kernarbeitszeiten können nicht mehr in ihrer gewohnten Form bestehen, hier wäre der Spagat zwischen alltäglichen Terminen wie dem Abholen der Kinder aus Schule und Kita und der eigentlichen Arbeit zu groß.

Um im flexiblen Arbeitsalltag dennoch erreichbar zu sein und keine Anrufe zu versäumen, ist eine virtuelle Telefonzentrale bzw. Telefonassistenz eine sinnvolle Unterstützung. Mögliche wichtige Telefonate werden so von vornherein nicht verpasst; die nötigen Informationen werden zuverlässig bereitgestellt. Die Mitarbeiter stehen nicht mehr unter dem Druck, jederzeit erreichbar sein zu müssen.

Die professionelle Anrufannahme ist ein effektiver Weg, um trotz Homeoffice ein Höchstmaß an Erreichbarkeit zu gewährleisten. Mitarbeitern wird der Stress genommen, das Telefon immer im Auge behalten zu müssen; sie können sich ganz darauf verlassen, dass alle Anrufe entgegengenommen werden – für ein entspannteres Arbeiten im "neuen" Homeoffice-Alltag.