Die Obersee Bilingual School und die GIA Informatik AG nutzen die Microsoft Office 365 Cloud

Eine alte IT-Infrastruktur. Nicht ordnungsgemäss unterhaltene, lokale physische und virtuelle Server. Ungenügend eingesetzte IT-Ressourcen. Die bilinguale Schule in Pfäffikon SZ beschloss, einen Wechsel von der eigenen IT-Infrastruktur in die Microsoft Office 365 Cloud zu vollziehen, weshalb sie mit dem IT-Unternehmen GIA Informatik aus Oftringen Kontakt aufnahm. Daniel Kritikos, Head of IT der Obersee Bilingual School: «Unser Geschäftsführer erinnerte sich an einen früheren Mitarbeitenden bei der IT-Dienstleisterin GIA Informatik. Wir wollten die beste Technologie für die IT-Umgebung unserer Schule haben.» Im Anschluss an das Treffen entschied Daniel Kritikos, alle Daten der OBS in die Cloud zu migrieren und die Schule auf den neusten Stand der Technik zu bringen.

Der Entscheid für das IT-Unternehmen aus dem Kanton Aargau

Nach gründlicher Recherche und diversen Planungsarbeiten entschied sich die OBS für Microsoft Azure, die Plattform für Cloud Computing von Microsoft. Dazu kamen Sharepoint (Software für Informationsaustausch im Intranet) für die Fileserver, Office 365 für die Produktivität, Microsoft Teams für die Zusammenarbeit sowie ein neues, cloudbasiertes Management-Informationssystem und Netzwerk. Aufgrund der gemachten guten Erfahrungen führte die OBS die Datenmigration in die Microsoft Office 365 Cloud mit dem IT-Unternehmen aus dem Kanton Aargau durch. «GIA Informatik erledigte einen brillanten Job für uns. Sie wissen, was zu tun ist und sind gut in der Anwendung. Es ist ein grosses Vergnügen, mit den Verantwortlichen und Projektleitern von GIA Informatik zu tun zu haben. Sie alle haben ein grosses Know-how in jedem einzelnen Gebiet der IT. Die GIA-Experten sind professionell, freundlich und überdies ausserordentlich kompetent. Ich kann jederzeit eine Empfehlung abgeben und hoffe, noch lange mit ihnen zusammenzuarbeiten», erklärt Daniel Kritikos.

Warum wählte die OBS die Office 365 Cloud?

«Wir setzen auf Cloud Computing wegen des Preis-Leistungs-Verhältnisses und der offerierten Tools», erwähnt Conor Davis, CTO der Muttergesellschaft Bold Brains Capital AG. Die Office 365 Cloud ist ausbildungsfreundlich und leicht zu bedienen. Für die OBS als bilinguale Schule mit Unterricht auf Deutsch und auf Englisch waren zudem die Mehrsprachigkeit und die breite Auswahl an Werkzeugen für die Online-Zusammenarbeit der Microsoft Produkte massgeblich. Die IT-Ressourcen sind effizient eingesetzt und ermöglichen den Nutzern einen einwandfreien Cloud-Service.

Die Projekt-Meilensteine

«Zuerst dokumentierten wir die vorhandene Infrastruktur bei der OBS», sagt Daniel Müller, Projektleiter der GIA Informatik AG. «Gleich anschliessend richteten wir die Cloud-Computing-Umgebung ein und integrierten die On-Premise-Lösung.» Der nächste Schritt war die Migration der E-Mail-Postfächer in die Microsoft Cloud. Überdies baute die IT-Dienstleisterin eine Sharepoint-Lösung in der Cloud auf und verschob die Dateien des Fileservers darauf. Des Weiteren standen die Migration der Netzwerkdienste, der Printlösung und der Clientcomputer an. Ferner löste das moderne IT-Unternehmen die Verbindung zwischen der On-Premise-Infrastruktur und der Office 365 Cloud auf und baute die lokale Infrastruktur ab.

Exklusives Cloud-Computing-Projekt

«Mit dem kompletten Abbau der Server-Infrastruktur erreichte die OBS etwas, das viele andere Schulen oder Institute anstreben», erwähnt Daniel Müller. Überdies baute die bilinguale Schule eine hybride Umgebung auf – dies gab ihr die Zeit, um in neue Gefilde vorzustossen. Am Ende stand der Übergang in eine vollständig auf Cloud Computing basierende Installation. «Der Wechsel vom hybriden in den cloudbasierten Status war lehrreich und stressig», so Daniel Kritikos. «Mit GIA Informatik hat es funktioniert. Der behutsame Übergang ermöglichte es unseren Lehrern, Schülern, Mitarbeitenden in der Administration und anderen Nutzern, den Wechsel in einem ruhigen Tempo zu vollziehen.»

Die Microsoft Office 365 Cloud bringt einen grossen Mehrwert

Die Mehrwerte sind vielfältig. Erstens profitiert die OBS davon, keine lokale Serverinfrastruktur betreuen zu müssen. Zweitens ist es ihr möglich, die kompetente, mit allen Kollaborationsmöglichkeiten ausgestattete Office 365 Cloud von Microsoft zu nutzen. Überdies sind die Zeiten vorbei, in denen man eine Lizenz für ein einzelnes Endgerät kauft. Die Office 365 Cloud bedeutet Freiheit pur bezüglich Produktivität. «Ich starte den Tag zu Hause an meinem PC, wechsle dann auf meinen Laptop, führe Checks via Smartphone durch und arbeite an meinem PC im Büro weiter», führt Daniel Kritikos aus. Man braucht einen Internetanschluss, und schon kann man überall auf der Welt aktuelle Versionen und Office-Anwendungen nutzen wie das Textverarbeitungsprogramm Word, das Tabellenkalkulationsprogramm Excel, die Software Powerpoint für Präsentationen, die Software OneDrive für die Datenspeicherung und -sicherung, die Software OneNote für digitale Notizen und die Software Outlook für den E-Mail-Dienst – alles integriert in Microsoft Teams mit der Möglichkeit, auf Entfernung zusammenzuarbeiten.

Weitere Vorteile bilden Datensicherheit, Löschprävention, Dokumentversionen und Fehlertoleranz von Daten, insbesondere bei Sharepoint, OneDrive und OneNote. «Mit Leichtigkeit ermöglicht die Office 365 Cloud den Nutzern und unseren Schülern, sich auszuzeichnen. Niemand möchte zurückgehalten werden durch Probleme der lokalen IT, wenn eine wichtige Maturaarbeit ansteht. Cloud Computing macht das Leben unserer Mitarbeitenden einfacher, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren», erklärt der Head of IT der Obersee Bilingual School.

Diese Arbeiten stehen jetzt an

In schwierigen Zeiten wie derzeit (Coronavirus, COVID-19) zeigt sich die hohe Leistungsfähigkeit der Office 365 Cloud von Microsoft. «Trotz erschwerten Bedingungen konnten wir den Schulbetrieb am Montag, 16. März 2020, um 8.30 Uhr zur gewohnten Zeit beginnen. Der einzige Unterschied: Unsere über 300 Schülerinnen und Schüler waren statt im Schulgebäude zu Hause», sagt Conor Davis. «Office 365 und Microsoft Teams – die Software für Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype integriert – zusammen mit anderen digitalen Lernmitteln ermöglichten uns, reibungslos vom Unterricht im Schulzimmer auf Homeschooling umzustellen. Ferner verfügen wir über digitale Mittel wie Video-Konferenzen, um die Schulstunden abzuhalten.» Damit ist klar: Die OBS als Pionierin im Schulwesen ist punkto digitaler Transformation auf dem neusten Stand. Das Out-of-the-Box-Denken aller Mitarbeitenden beflügelt die Organisation, regelmässig Extrameilen für ihre Schüler zu gehen. «Mit unserer Entscheidung für Cloud Computing unterstützen wir dieses Bestreben. Es gelingt uns, dass unsere Schüler ihre Schule lieben, kreativ und voller positiver Energie sind», erkennt Daniel Kritikos. «Es ist ein grosses Vergnügen, Teil dieses Teams zu sein und diesen intelligenten Menschen Tools zu geben, die es ermöglichen, dass sie jederzeit grosse Lernfortschritte erzielen.»