Wie die Einführung einer Warenwirtschafts- oder ERP-Software gelingt

„Die Zahl der Unternehmen, die mit Software-Insellösungen und in der Produktion sogar noch mit Excel-Listen arbeiten, ist größer als man gemeinhin annimmt“, wissen Gordon Baumann und Gabriele Baumann-Franke. „Aber auch eine jahrelang genutzte Software-Lösung kann sich unter Umständen überlebt haben, wenn sich das Unternehmen inzwischen gewandelt hat, gewachsen ist oder die Software schlicht an ihre Grenzen gelangt ist.“ Die Geschäftsführer der Baumann Software GmbH sprechen aus Erfahrung, denn sie betreuen mit ihrem Team kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Einführung eines passenden Warenwirtschaftssystems. Zum Einsatz kommen wahlweise die kostenlose BAUMANN Warenwirtschaft BASIC für Startups, sehr kleine Unternehmen und Einzelkämpfer, die BAUMANN Warenwirtschaft PLUS für Handel- und Dienstleistungsbetriebe, und die BAUMANN Warenwirtschaft ERP für Industrie- und Produktionsunternehmen.

Software-Einführung leicht gemacht

Unabhängig davon, welches System ab der PLUS-Edition aufwärts benötigt wird, die Systemeinführung im Betrieb ist bei Baumann in besten Händen. Nach Feststellung der Abläufe im Unternehmen wird der Soll-Zustand in Hinblick auf die Ablaufoptimierung und den Informationsfluss entworfen und an die Funktionalitäten im Warenwirtschaftssystem angepasst. Gegebenenfalls wird eine Prozessbeschreibung mit zu berücksichtigenden Abteilungen, involvierten Mitarbeitern, Ablaufplänen, Warenfluss sowie Produktionsplanungsschritten erstellt. Dann folgt nach und nach die fundierte Schulung der involvierten Abteilungen, wahlweise auch über einzelne Key-User. Über eine unkomplizierte, schnelle und effiziente Hotline stellt Firma BAUMANN Software sicher, dass die Nutzer während der Geschäftszeiten immer einen kompetenten Ansprechpartner haben.

Alles auf eine Karte: Das Starter-Panel als Dreh- und Angelpunkt

Als Herz des Warenwirtschaftssystems fungiert bei Baumann das CRM-Modul, das als virtueller Schreibtisch verstanden werden kann. Hier befindet sich zum einen das StarterPanel, welches die eigentliche Warenwirtschaft mit Einkauf, Verkauf, Lagerwirtschaft und ggfs. Produktion sowie die zahlreichen Zusatzmodule zum Direktaufruf beherbergt.

Zum anderen befinden sich hier auch der Mailaus- und -eingang mit automatischer Verknüpfung aller Mails mit dem richtigen Kunden-/Lieferantenansprechpartner, die Telefonie mit Zuordnung der Telefonate samt zugehörigen Notizen ebenfalls zu den entsprechenden Ansprechpartnern, die komplette Terminverwaltung mittels umfangreicher Kalender- und Tagesübersichtfunktionalitäten mit der Möglichkeit zur Synchronisation mit dem Apple- bzw. Google-Kalender, die Verteilerlisten-/Newsletter-Funktionen, weitere Vertriebsfunktionalitäten, zahlreiche Auswertungen und nicht zuletzt ein Ticketsystem sowie die Möglichkeit zum unkomplizierten Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern (interne Nachrichten).

Handel und Dienstleistung profitieren: Gewinnmaximierung durch Optimierung der Abläufe

Die BAUMANN Warenwirtschaft PLUS strukturiert die Abläufe in Handels- und Dienstleistungsbetrieben und garantiert zu jeder Zeit einen detaillierten Überblick über die Lage des Unternehmens. Zur Seite stehen dem Benutzer hierbei die umfangreichen Funktionalitäten und Auswertungen des Einkaufs, des Verkaufs und der Lagerwirtschaft.

Durchstarten in der Produktionsplanung – Schluss mit Software-Insellösungen und Excel-Listen

Das Warenwirtschaftssystem BAUMANN ERP bringt automatisch die notwendige Struktur in den Betrieb. Angesichts der zahlreichen Herausforderungen in Punkto Digitalisierung und Industrie 4.0 raten die Baumann-ERP-Experten, die Excellisten ad acta zu legen und die Einführung einer Warenwirtschaft mit Fertigungsplanung vorzubereiten. Zeit- und Kostenersparnisse in der Produktion sind genau das, was die mittelständischen Betriebe jetzt brauchen, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Basissystem und Leitstände

Das Basissystem mit den Funktionalitäten für den Einkauf, den Verkauf, die Lagerwirtschaft sowie die Produktionsplanung sorgt für die Überwachung und Nachverfolgung des Material- und Geldflusses, die Überwachung der Artikellagerbestände sowie die Terminüberwachung und die Termintreue durch die Produktionsvorschlagsliste. Ganz wichtig hier auch die Kalkulation des Verkaufspreises aus Fertigungskosten, Materialkosten und Zuschlag.

Die Leitstände sorgen für die abteilungsübergreifende Kapazitätsplanung, für die Produktionssteuerung mit Festlegung der Auftragsprioritäten, die Einsatzplanung von Werkzeugen und geben einen Überblick über die Auslastung von Mitarbeitern und Maschinen. Engpässe werden rechtzeitig erkannt.

ODBC, Scanner und Kostenkontrolle

Mittels ODBC wird die Maschinenüberwachung- und steuerung sichergestellt. NordicID-Funkscanner können zur Vereinfachung der Produktionssteuerung und der Maschinensteuerung sowie zur Zeiterfassung/BDE eingesetzt werden.
In der Kostenkontrolle ist die projektbezogene Vorkalkulation und die Überwachung der laufenden Produktionskosten jederzeit gegeben.

Das Baumann-System ist seit den 1990er-Jahren auf dem Markt, entsprechend groß ist der Funktionsumfang und die Erfahrung der Baumann-Fach- und Wirtschaftsinformatiker. "Wir haben unsere Warenwirtschaftssoftware im Laufe der Jahre in so vielen Branchen eingesetzt und dadurch das gesamte System so flexibel gestaltet, dass es bereits in der Standardversion nahezu alle Branchen und Gegebenheiten abbilden kann", stellt Gordon Baumann klar. "Zudem sind wir auch auf Sonderprogrammierungen spezialisiert, falls diese notwendig werden sollten. Durch dieses Alleinstellungsmerkmal können sich Handels- und Fertigungsbetriebe ein maßgeschneidertes ERP-System schaffen lassen", so Gordon Baumann weiter. Die Baumann-Programme werden ständig weiterentwickelt, damit die Kunden dauerhaft ein leistungsfähiges und modernes Softewaresystem zur Verfügung haben. Gabriele Baumann-Franke empfiehlt, einen Blick in die Baumann-Knowledge-Base zu werfen, um einen guten Überblick über den Funktionalitätenumfang zu erhalten. "Aber natürlich stehen wir auch sehr gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung, dann lässt sich in der Regel schnell erkennen, ob ein neues Warenwirtschaftssystem sinnvoll und notwendig ist und ob das Baumann-System die Steigerung der gewünschten Eckpunkte bringen würde", rät Baumann-Franke weiter.

Eine kostenlose Demoversion der ERP-Edition, mit der alle Funktionalitäten getestet werden können, steht auf www.baumannsoftware.de bzw. www.baumanncomputer.de zur Verfügung. In der Testphase können 60 kostenlose Hotline-Minuten in Anspruch genommen werden. Eine ebenfalls kostenlose detaillierte Online-Präsentation des Systems ist jederzeit möglich und hilft auch bei der Anwendung der Demoversion in der Testphase.