IT-Ausschreibungen und IT-Sourcing Strategien im Wandel: übernimmt der IT-Einkauf die Regie?

DER IT-EINKAUF ALS KNOTENPUNKT VON AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN

IT-Ausschreibungsverfahren sind in der Regel (zeit-)aufwändig und kommunikationsintensiv. Die Schlagzahl für viele Unternehmen hat sich deutlich erhöht. Kostendruck, mangelndes IT Know-how im eigenen Unternehmen, agilere Prozesse oder flexibles Reagieren auf Kundenbedürfnisse sind nur einige der vielen Gründe für den Sourcing-Boom.

Immer öfter gestaltet und verantwortet der IT-Einkauf sowohl die Sourcing-Strategie als auch die Ausgestaltung des Ausschreibungsprozesses seines Unternehmens. Warum ist das so?

Die immer kürzeren und differenzierteren Vergabeprozesse erfordern eine fortlaufende Prozessoptimierung für Ausschreibungsverfahren und Vertragsverhandlungen. Nur so können eine gleichbleibend hohe Qualität in den Sourcing-Vorhaben eines Unternehmens und daran anschließend eine effektive Providersteuerung sichergestellt werden.

In der Praxis gestaltet sich dies oft schwierig, da die Anforderungen an den IT-Einkauf schneller wachsen als die Abteilungen selbst. Der Fachkräftemangel ist auch hier deutlich zu spüren. Eine Knappheit an Ressourcen und der gleichzeitige Anspruch, als Knotenpunkt von IT-Sourcings der kleinste gemeinsame Nenner aller Aktivitäten im Ausschreibungsprozess zu sein, setzen eine besonders effektive Steuerung von Prozessen voraus. Gleichzeitig muss eine solche fachliche Spezialisierung des IT-Einkaufs auch gewollt sein und die Einkaufs-Abteilungen müssen befähigt werden, diese Rolle einnehmen zu können.

DIE ANZAHL UND KOMPLEXITÄT VON PROVIDERVERTRÄGEN WÄCHST

Mit dem Vertragsabschluss fängt die Arbeit meist erst richtig an: das strategische Providermanagement verantwortet die vertragliche sowie kommerzielle Steuerung der Sourcing-Verträge über die gesamte Vertragslaufzeit. Die Steuerungsintensität der Provider ist in den letzten Jahren gestiegen:

• Flexiblere Leistungsbeschreibungen und kürzere Vertragslaufzeiten spiegeln die rasante Entwicklung der Technik und den dynamischen Providermarkt wieder. Immer mehr Providerverträge müssen gemanaged werden und sie werden zunehmend komplexer.

• Die kürzer werdenden Sourcing-Lifecycle erhöhen den Druck auf zukunftsorientierte und bedarfsoptimale Sourcing-Strategien, die der IT-Einkauf mit dem verantwortlichen Geschäftsbereich entwerfen muss.

• Second Generation Outsourcing ist mittlerweile von der Besonderheit zum festen Vertragsbestandteil geworden. Wurden früher Verträge und ihre Leistungsbeschreibungen quasi recycelt und für die nächste Ausschreibung nur geringfügig angepasst, hat man diesen Luxus heute nicht mehr.

• Neue Technologien und veränderte Märkte zwingen eine Dynamik und Flexibilität in Verhandlungs- und Vergabeprozesse, an die sich viele Firmen erst gewöhnen müssen.

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