Einsatz der digitalen Sozialakte im Kreis Minden-Lübbecke

Seit Sommer 2016 wird die digitale Sozialakte mit Anbindung an das Fachverfahren AKDN-sozial in den kommunalen Jobcentern im Kreis Minden-Lübbecke genutzt. Die Lösung wurde vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) gemeinsam mit dem Kreis Minden-Lübbecke und den Pilotkommunen Espelkamp, Lübbecke und Minden entwickelt. Im Fokus stand hierbei die optimale und datenschutzkonforme Unterstützung der Zusammenarbeit des Optionskreises Minden-Lübbecke mit den Kommunen, die die Leistungsgewährung nach dem SGB II wahrgenommen haben.

Zum 01.01.2018 nahm der Kreis Minden-Lübbecke die Delegation der Aufgaben zur Leistungsgewährung nach dem SGB II zurück. Die daraus resultierenden Veränderungen wurden von einer Projektgruppe, welche eng vom krz begleitet und unterstützt wurde, analysiert. Die festgestellten, umfangreichen Anpassungen wurden kompetent und fristgerecht durch das krz umgesetzt. In diesem Zusammenhang wurde die zentrale Lösung schon Ende 2017 auch im Jobcenter der Stadt Preußisch Oldendorf eingeführt und eine dort selbstentwickelte Sharepoint-Umgebung abgelöst. 35.000 Dokumente wurden in diesem Zuge vom krz in das vom krz betriebene DMS übernommen.

Inzwischen arbeiten rund 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an vier Standorten mit ca. 22.000 digitalen Akten und genießen die Vorteile der automatisierten Aktenbildung und Ablage sowie der schnellen Informationsbeschaffung und Auskunftserteilung. Am größten Standort Minden sorgt eine zentrale Scanstelle für einen noch effektiveren Arbeitsablauf. Den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die E-Akte zu füllen – unter anderem das sofortige Einscannen am Arbeitsplatz, das komfortable Hinzufügen digital vorliegender Dokumente oder die direkte Ablage aus den verschiedenen Office-Anwendungen.

„Durch den Einsatz der digitalen Akte verkürzen sich die Entscheidungswege, weil Suchzeiten verringert werden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit und nachdem sich die Kolleginnen und Kollegen auf die veränderten Arbeitsabläufe eingestellt haben, haben alle die Vorteile der digitalen Akte erkannt und niemand möchte mehr zurück zum analogen System“, berichtet Helen Weßel-Brinkmann, Teamleiterin am Standort Minden, zur Arbeit mit der digitalen Akte.

Ziel ist es, die E-Akte im Jobcenter nun flächendeckend einzusetzen sowie für weitere Rechtsgebiete der Leistungsverwaltung zu implementieren, um Vorgänge noch effizienter bearbeiten zu können.

Über Ostwestfalen-Lippe-IT

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 ge-gründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von inzwischen allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentli-chen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einfüh-rung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Bera-tung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausge-prägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 270 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungs-fachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmenszie-le. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltun-gen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Service-dienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.

Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bun-des-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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