Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser

Wir haben über die Auswahl von Frachtführern mit Experten aus der internationalen Transport- und Logistikgruppe AsstrA-Associated Traffic AG gesprochen.

Wie wird man potentieller Geschäftspartner von AsstrA?

Vladimir Efremov, Stellvertreter des COO für SRM-Belange bei АsstrA Management:

Vladimir Efremov

Es gibt zwei Möglichkeiten, um neue Lieferanten zu beziehen. Erstens – wenn der Spediteur selbst uns die Zusammenarbeit vorschlägt, indem er ein entsprechendes Formular auf unserer Website ausfüllt oder sich an eines der Geschäftsbüros von AsstrA wendet. Wir knüpfen viele Kontakte auf Fachmessen wie TransRussia oder BreakBulk Europe. Die zweite Option ist eine Situation, in der es auf einigen Strecken oder bei neuen Richtungen Fahrzeuge fehlen und unsere Spediteure selbst nach neuen Möglichkeiten suchen. In diesem Fall verarbeitet unsere Vertriebsabteilung Informationen über Lieferanten auf Grundlage von Anforderungen und erstellt selbstständig oder in Kooperation mit operativen Einheiten entsprechende Listen, indem sie die Frachtführer direkt kontaktiert und ihnen die Kooperation anbietet.

Was sind die Mindestanforderungen an Lieferanten, die in der ersten Phase gestellt werden?

Vladimir Efremov:

Jedes Transport- und Logistikunternehmen, das Produkte und Dienstleistungen zu angemessenen Preisen und auf der entsprechenden Ebene anbietet, kann zum Lieferanten von AsstrA werden. Wir wählen die besten Angebote in Bezug auf Preis und Qualität aus. Als Mindestanforderung gilt die Verfügbarkeit geeigneter Fahrzeuge oder angemessene Servicequalität. Anschließend überprüfen wir die Konformität, verifizieren die Daten und der potenzielle Frachtführer wird zum tatsächlichen Lieferanten von AsstrA.

Michał Młynarski, die Pflichten des Leiters der SRM-Abteilung ausübend:

Michal Mlynarski

In der Praxis hängt alles vom spezifischen Transport und den Anforderungen des jeweiligen Kunden ab. Zunächst ist festzulegen, ob wir mit der Spedition arbeiten können oder ob wir nur unsere eigenen Fahrzeuge bereitstellen. Wie auch das maximale Alter und den Zustand des Fuhrparks, die Verfügbarkeit von Genehmigungen des Frachtführers und so weiter. Zu unseren Basisstandards gehören: Fahrzeuge, die die Umweltstandards Euro-5 und Euro-6 erfüllen sowie die aktuelle Haftpflichtversicherung des Frachtführers. Selbst bei zwei der aufgeführten Anforderungen kann bereits in der Anfangsphase eine große Anzahl potenzieller Frachtführer ausfindig gemacht werden.

Welche Kontrollen durchläuft der Frachtführer in der Anfangsphase?

Michał Młynarski:

Die Überprüfung des Frachtführers beginnt in unserer SRM-Abteilung (Suppliers Relationship Management Division). Die Spezialisten von AsstrA überprüfen die Zulassungsunterlagen des Frachtführers, Lizenzen und die Haftpflichtversicherung. In dieser Phase wird auch die tatsächliche Fähigkeit des Frachtführers zur Erbringung der Transportdienstleistungen verifiziert. Wir überprüfen, ob er zusätzliche Versicherungsoptionen zur Beförderung der jeweiligen Warengruppen auf bestimmten Strecken besitzt. Dann prüfen wir die Glaubwürdigkeit des Frachtführers, d. h. wir überprüfen seine Kontaktdaten, vergleichen Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kontaktpersonen mit Daten, die in Datenbanken, Dokumentationen, an Transportbörsen und in öffentlichen Informationsquellen vermerkt sind. Wir bitten die Frachtführer auch um Zusendung von Empfehlungsschreiben und überprüfen deren Gültigkeit.

Auf diese Weise führen wir alle möglichen Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass uns ein echter Frachtführer und kein Betrüger kontaktiert hat.

Gibt es Einschränkungen für neue Frachtführer in Bezug auf die Anzahl der Transportaufträge oder Strecken?

Vladimir Efremov:

Wir bedienen uns keiner neuen Transport- und Logistikunternehmen bei Transporten im Auftrag unserer wichtigsten Kunden sowie bei Transporten von leicht handelbaren und teuren Gütern. Wir betrauen neue Firmen mit einfachen Standardtransportaufträgen. Zu Beginn der Zusammenarbeit müssen wir uns von der Qualität und Zuverlässigkeit dieser Lieferanten überzeugen und erst dann nehmen wir eine Kooperation mit ihnen auf. Es gibt gewisse Einschränkungen in Bezug auf den Einsatz neu eingebundener Firmen, die darauf abzielen, die Sicherheit und Nachhaltigkeit unseres Unternehmens zu verbessern. Wir sind bestrebt, sicherzustellen, dass die Beteiligung eines Lieferanten 30 % des Anteils in Bezug auf Kunden und 15 % in Bezug auf Handelsrouten nicht überschreitet.

Wie wird Sicherheit für die Kunden aus rechtlicher Sicht gewährleistet?

Vladimir Efremov:

Die Haftung des Frachtführers für solche Aktivitäten wie Ladungsbruch, Beschädigung des Fahrzeugs usw. ist in den Kooperationsverträgen mit dem Frachtführer und in den allgemeinen Kooperationsbedingungen von AsstrA mit den Lieferanten eindeutig geregelt. Nach Abschluss des Transportes führen wir eine verbindliche Qualitätskontrolle des Transportes durch und bewerten die Möglichkeiten für eine weitere Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Lieferanten, unter Berücksichtigung des jeweiligen Prozentsatzes von Transportverspätungen.

Nach welcher Zeit kann der Lieferant von AsstrA als glaubwürdig angesehen werden? Nach einem, zwei oder drei Jahren?

Michał Młynarski:

Wir haben ein Bewertungssystem in unserer Firma implementiert. Die Bewertung des Frachtführers basiert auf einer Reihe von Parametern wie Anzahl der Aufträge, Umsatz bei der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Lieferanten, Größe der Transportflotte, Prozentsatz der Inkonsistenzen (Verspätungen) usw. Je höher die Bewertung, desto zuverlässiger ist der Lieferant für uns.

Gibt es in der AsstrA-Gruppe die sog. schwarze Liste mit Frachtführern?

Michał Młynarski:

Ja, wir haben unsere schwarze Liste mit Frachtführern. Firmen gelangen auf diese Liste in der Regel aus zwei Gründen: Der Frachtführer erfüllte seine vertraglichen Verpflichtungen nicht (Verspätung, Ladungsbruch, fehlende Informationen über das Fahrzeug usw.) oder stellte sich als Betrüger heraus, d. h. bei der Überprüfung von Dokumenten und Kontaktinformationen wurden Unstimmigkeiten festgestellt (z. B. falsche Versicherung oder gefälschtes amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs). Wir erhalten auch Informationen über unzuverlässige Frachtführer direkt von Kunden und Verbänden, denen wir angehören.

Wir leiten regelmäßig Informationen über festgestellte Betrügereien an entsprechende Transportbörsen und Transportverbände weiter. Für den Fall, dass die Dokumente eines tatsächlichen Transportunternehmens gefälscht wurden, kontaktieren wir diesen Frachtführer und warnen ihn vor dieser Situation.

Ein allgemeiner Ratschlag bei der Auswahl des Transportunternehmens?

Michał Młynarski:

Lieferanten müssen immer überprüft werden. d. h. genauer gesagt ihre Präsenz auf Transportbörsen und in Registerdatenbanken. Die Kontaktdaten dürfen je nach Quelle nicht variieren. Zu überprüfen sind Lizenzen und Dokumente in Registern sowie die Verfügbarkeit von Fahrzeugnummern in den jeweiligen Versicherungen. Sehr wichtig ist es auch, sich zu vergewissern, wann die jeweilige Firma gegründet wurde und ob sich deren Eigentümer geändert hat. Betrüger bedienen sich häufig bereits vorhandener Transport- und Logistikfirmen, indem sie diese Firmen aufkaufen. Wichtig sind auch Empfehlungen unserer Stammpartner oder der Berufsverbände von Frachtführern.

Wir glauben an Fakten und Dokumente, und nicht an Worte.