Lieferantenportal optimiert die Kommunikation zwischen Einkauf und Lieferanten

Dem Lieferantenmanagement fällt daher neben den klassischen Aufgaben innerhalb der Unternehmen nun auch verstärkt die Aufgabe als Kommunikationsmittel zwischen den Wertschöpfungspartnern zu. Hierfür bietet Simmeth System GmbH ein Lieferantenportal als Ergänzung zu seinem Lieferantenmanagement-Tool Supply-Monitor, einem Modul der Softwarelösung SC-Manager.

Best Practice: Digitalisierung von Qualifikationsverfahren
Kommunikation zwischen Einkauf und Lieferanten: wie sieht die Praxis aus? Nehmen wir das Beispiel der so genannten „Präqualifikation“ von potentiellen Lieferanten. In dieser Eignungsprüfung werden potentielle Lieferanten vor dem ersten gemeinsamen Projekt fachlich, technisch und kaufmännisch genauestens unter die Lupe genommen. Hierzu werden vom Einkauf zuerst einmal alle notwendigen Informationen und Dokumente über die relevanten Unternehmen erhoben. Die Informationen reichen hier von den Basisdaten wie Adresse und Ansprechpartner über kaufmännische Auskünfte zu Umsatz und Ratings bis hin zu Produktinformationen, Tätigkeitsfeldern und Referenzen. Die Art und Anzahl der Dokumente ist meist umfangreich. Sie reichen vom Handelsregisterauszug und Versicherungsbelegen bis hin zu Qualitätszertifikaten.

In den meisten Unternehmen werden nun zur Informationserhebung in MS-Word oder Excel angefertigte Fragebögen verschickt, die Dokumente als Email Anhänge ausgetauscht und von den Mitarbeitern auf diversen Server-Laufwerken abgelegt. Die erhaltenen Antworten müssen von Mitarbeitern des Einkaufs in Vergleichslisten abgetippt und manuell ausgewertet werden.

So einfach geht nun dieser Prozess mit dem Lieferantenportal von Simmeth System: der potentielle Lieferant erhält per Email seine Zugangsdaten. Er meldet sich über einen Browser an, kann dort alle vom Einkauf gestellten Fragen beantworten und die benötigten Dokumente hochladen. Antworten und Dokumente werden geordnet in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die verantwortlichen Einkäufer werden automatisch über die Aktivitäten der Lieferanten auf dem Laufenden gehalten. So haben sie den Status des Prozesses aller beteiligten Lieferanten immer im Überblick, können jederzeit die Informationen und Dokumente einsehen, prüfen und bewerten. Besteht noch weiterer Informationsbedarf, kann dies dem Lieferanten mitgeteilt werden.

Elektronische Lieferantenakte: Workflowsteurung und Dokumentenverwaltung
Der gesamte Präqualifikationsprozess wird so durch pragmatische Workflows gesteuert, der Aufwand erheblich vereinfacht und Fehler dadurch minimiert. Auch für die weiteren Prozessschritte mit den nun qualifizierten Lieferanten sind die Verbesserungspotentiale enorm: So mussten bisher nach erfolgreicher Präqualifikation und vor der Zusammenarbeit alle erhobenen Informationen nochmals aus den angefertigten Listen für die operativen ERP-Systeme abgeschrieben werden. Nun stehen sie in der SC-Manager Datenbank zum automatischen Transfer in die Partnersysteme zur Verfügung.

Ähnliche Vorteile bietet der Einsatz des Lieferantenportals nun in der operativen Einkaufs-Lieferantenbeziehung. Reminder-Funktionen zum Beispiel für ablaufende Verträge und Zertifikate sowie die direkte Erneuerung dieser Dokumente durch den Lieferanten mittels Upload im Portal seien als Beispiel genannt. Die Dokumente werden dabei auch nicht mehr manuell kopiert und abgelegt, sondern automatisch, zentral und geordnet. Ein späteres „Wo war denn nun nochmal dieser Vertrag des Lieferanten X?“ und „Was ist denn jetzt die aktuelle Version?“ entfällt!

Einkauf 4.0: einfache Prozesse
Vermeintlich einfache Prozesse wie das up-to-Date halten von Basisdaten wie Bankverbindungen und Ansprechpartner aller Lieferanten ist ohne Portal ein fast unmögliches Unterfangen. Veraltete Daten werden meist erst bemerkt, wenn zum Beispiel eine Email nicht angekommen ist oder ein Transfer nicht geklappt hat. Über das Portal kann nun ein regelmäßiger Workflow eingerichtet werden, in dem der Lieferant seine Basisdaten zum Beispiel einmal pro Jahr überprüfen und aktualisieren muss. Führt er diese Prüfung nicht durch, wird der Einkauf wiederum informiert.

Auch die gezielte Verbesserung der Zusammenarbeit, die Lieferantenentwicklung, wird durch das Lieferantenportal erheblich verbessert: Ergebnisse der regelmäßigen Lieferantenbewertungen werden den Lieferanten im jeweils gewünschten Detaillierungsgrad direkt zur Verfügung gestellt und über ein integriertes Maßnahmenmanagement in einen gesteuerten Verbesserungsprozess überführt. Die Aufgaben können wiederum von Lieferant und Einkauf gemeinsam bearbeitet werden. Ein wirklich zielführender Verbesserungsprozess kann nun stattfinden.

Moderne Kommunikationsmittel müssen für den Anwender einfach zu verstehen und zu bedienen sein. Ganz in diesem Sinne reicht beim Supply-Monitor Lieferantenportal ein knapp 3-minütiges Lernvideo für die Bedienung aus, welches übrigens für alle Anwender ganz einfach direkt in der Login-Maske aufrufbar ist.

Das Supply-Monitor Lieferantenportal ist ein anschauliches, pragmatisches Beispiel für das enorme Potential moderner, einfacher und unkomplizierter Lösungen in der globalen Wertschöpfungskette.

Der Supply-Monitor ist ein Modul der Softwarelösung SC-Manager von Simmeth System und kann beliebig mit anderen Modulen kombiniert werden. Es bestehen Standardschnittstellen zu SAP und anderen ERP sowie QS Systemen sowie frei konfigurierbare Interfaces zu beliebigen Vorsystemen bis hin zum Excel-Sheet. Webservices schaffen eine Datenanbindung an externe und Internet basierte Datenquellen.