Der Spagat zwischen Komplexität und Effizienz

Im Zuge der aktuellen Probleme im Projektmanagement und den künftigen Herausforderungen werden sich die Anforderungen an Projektmanagement-Tools verändern.

Aktuelle Probleme führen zu Zeit- und Kostenüberschreitungen

Die Studie konnte eine Reihe von bestehenden Problemfeldern identifizieren. Ungenaue Definition der Projektaufgabe und viele Änderungen im Projektverlauf bereiten derzeit jedem zweiten Unternehmen Schwierigkeiten. 42 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Projektpläne schneller veraltet als geschrieben sind. Projektteams benötigen daher digitale Werkzeuge, die sie unterstützen, schnell und flexibel auf die Änderungen reagieren zu können. Eine weitere Schwachstelle, von einem Drittel der Befragten genannt, sind auftretende Missverständnisse, die meist aus mangelnder Kommunikation heraus resultieren. Jedes dritte Unternehmen gab an, Störungen und Auswirkungen auf angeschlossene Teilprojekte zu spät zu erkennen, was Doppelarbeiten und Mehraufwand zur Folge hat und letztendlich zu Mehrkosten führt. All diese Probleme tragen mit dazu bei, dass viele Projekte aus dem Ruder laufen. Es gibt daher kaum ein Unternehmen (nur 10 Prozent), deren Projekte ohne Zeitverzögerung, Qualitätsmängel und Kostenüberschreitungen über die Bühne gehen.

Künftige Herausforderungen: Komplexität und Dynamik steigen

Eine deutliche Mehrheit der befragten Unternehmen geht davon aus, dass ihre Projekte komplexer und dynamischer werden. Schon derzeit unterliegen Projektpläne in jedem zweiten Unternehmen häufigen Änderungen. Auch künftig werden ungenaue Kundenanforderungen und Änderungswünsche immer wieder dazu führen, dass Planungen modifiziert werden müssen. Aus Effizienzgründen werden künftig viele der Teilaufgaben parallel realisiert werden müssen. 60 Prozent der Befragten gehen davon aus künftig effizienter arbeiten zu müssen, um schneller zum geforderten Projektabschluss zu kommen. Werden Projekte komplexer, bedeutet dies in der Regel auch größere Projektteams und eine Zunahme der Teilsaufgaben und Schnittstellen. 67 Prozent der Unternehmen befürchten zukünftig Probleme im Verwalten der Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen oder parallel stattfindenden Arbeitsaufgaben.

Multitasking meistern

Neben den projektbezogenen Herausforderungen gibt es auch eine Reihe von Ansprüchen, die die Projektmitarbeiter betreffen. Demzufolge wird der Erfolg vieler Projekte zukünftig noch stärker von der Zusammenarbeit aller am Projekt Beteiligten abhängen. Das verstärkte Einbinden der Mitarbeiter in mehrere Teilaufgaben innerhalb eines Projektes bedeutet ein hohes Maß an Multitasking für die jeweiligen Personen und einen großen Aufwand für Organisation und Koordination der jeweiligen Projektleitung. 65 Prozent der Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter künftig gleichzeitig in mehrere Projekte eingebunden sein werden. Dabei wird die Eigenverantwortung eines jeden Teammitglieds künftig eine immer größere Rolle spielen, dies bedarf jedoch strukturiert geplanter und konkret definierter Arbeitsaufgaben, die überschaubar sind.

Der Spagat zwischen Komplexität und Effizienz verlangt nach flexiblen und plattformbasierten Lösungen, die den Fokus auf Zusammenarbeit, Team-Kommunikation und personengebundene Aufgabenverteilung legen und bedarfsgerecht zur Verfügung stehen. Der Einsatz von digitalen Werkzeugen scheint wichtiger denn je, um Projektprozesse wirksam zu steuern, die Ziele klar zu definieren und das Projektteam erfolgreich zu unterstützen.

Weiterführende Informationen

Diese und weitere Ergebnisse lesen Sie in der Studie zum Thema „Projektmanagement 4.0: Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern“. Die Studie wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Actano konzipiert und durchgeführt.

Die Stichprobe umfasst 100 Unternehmen, deren Projekte sich vor allem durch Komplexität, einer großen Anzahl von Beteiligten und einer Vielzahl voneinander abhängigen Prozessschritte auszeichnen. Dies betrifft Unternehmen der Branchen Maschinen-und Anlagenbau, Fahrzeugbau, Elektroindustrie, Bauwesen und Technische Dienstleister. Ansprechpartner waren in erster Linie Projektleiter und Projektmitarbeiter.

Die Studie steht auf der Projektwebsite www.project-performance-index.de zum kostenfreien Download bereit. Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, dass ermöglicht, sich zu den Prozessen des Projektmanagements mit Unternehmen im Wettbewerbsumfeld zu messen.