Am ersten Arbeitstag ist alles startbereit. Wunsch oder Wahrheit?

Eine Führung durch das Unternehmen, diverse Fachtrainings und ein Teamevent. Das Ziel ist klar: Den Mitarbeiter willkommen heißen, motivieren und schnell arbeitsfähig machen (onboarden). Vorgesetzte, Personalverantwortliche und interne Service-Abteilungen möchten ein professionelles und vorbereitetes Bild von sich zeigen. Der Mitarbeiter zahlt es zurück und wird seinerseits ab dem ersten Arbeitstag alle Chancen nutzen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Er will schnell seine Produktivität beweisen.

Von der Ausstattung zum Service
Die startbereite Ausstattung des Mitarbeiters muss am ersten Arbeitstag verfügbar sein. Ansonsten drohen Unzufriedenheit und ein negativer erster Eindruck. Der Neue wird ausgebremst. Er kann nicht produktiv sein, wenn er zwar seinen Laptop am ersten Tag erhält, aber das Passwort fehlt, weil sein Teamleiter, der es an ihn übergeben soll, erkrankt ist und es dafür keine Vertreterregelung gibt.
„Es geht nicht mehr um reine Hardware- oder Softwareausstattung eines Mitarbeiters. Dahinter steht ein Dienstleistungsprozess, dessen Ergebnis ein startbereiter Service am ersten Arbeitstag ist. Wir nennen das: Service-Onboarding“, berichtet Mirko Jahn, Teamleiter des Teams Business Solutions der DCON AG. „Bis zum fertigen Service sind zahlreiche Tools, Abteilungen und Genehmiger im Einsatz. Oft sind noch spontane Aktionen des Vorgesetzten oder der IT nötig, damit der Mitarbeiter überhaupt starten kann. Häufige Gründe dafür sind unklare Systemübergänge, Kommunikationslücken zwischen Abteilungen oder fehlende Vertretungsprozesse. Für solche Herausforderungen liefern wir Lösungskonzepte mit Quick-Wins. Dies führt bereits kurzfristig zu einer höheren Onboarding-Qualität, die dann weiter ausgebaut wird“, so Jahn.

Ein Big Picture der Verbesserung
Die DCON Experten entwickelten das 7-Phasen-Modell des Service-Onboardings. Die Kundenprozesse werden darin inkl. der Services, Prozesse, Rollen und Tools eingeordnet. Potenziale werden identifiziert, Prozessanpassungen konzipiert und ein Maßnahmenkatalog erstellt. „Wir wissen, wie wichtig es ist, sich mit seinem Service-Onboarding zu identifizieren. Deshalb ist das große Prozessposter ein wichtiges Projektergebnis, das die Kunden nutzen, um sich intern zu positionieren“, berichtet der Teamleiter.
DCON betont die kontinuierliche Weiterentwicklung der Methoden und Konzepte. Der Einbezug von Branchenstandards wie ITIL und die Anwendung agiler Projektmanagement-Methoden sichert dauerhaft die Qualität der Angebote und Aktualität der Lösungen.