Nicht nur in der Urlaubszeit: Digitaler Arbeitsschutz verhindert die E-Mail-Flut

Pünktlich zum Beginn der Hauptreisezeit im Sommer steigt bei vielen Arbeitnehmern der Stresspegel: Projekte wollen abgeschlossen, Übergaben geregelt, der digitale Posteingang will abgearbeitet sein. „Paradoxerweise steigt in der Ferienzeit die E-Mail-Flut häufig an. Die Folgen sind: ständige Ablenkung, Unmut und ineffizientes Arbeiten“, sagt Reinhard Bier, Experte für Digitalen Arbeitsschutz von TÜV Rheinland. Auch in hektischen Zeiten bleibe es wichtig, sich beim Verfassen und Bearbeiten von E-Mails an Regeln zu halten. „Um ein Informationschaos zu vermeiden, müssen Führungskräfte verbindliche Richtlinien aufstellen und die Umsetzung auch kontrollieren“, betont Reinhard Bier. Hilfe bietet das Modul „Digitaler Arbeitsschutz“ als Teil der TÜV Rheinland-Zertifizierung „Ausgezeichneter Arbeitgeber“.

Weniger Mails, mehr Effizienz
Zum Beispiel sollte die „CC“-Funktion des E-Mail-Programms mit Achtsamkeit genutzt werden. Ketten-E-Mails sind Zeit- und Nervenkiller, denn für viele der Adressaten ist der Inhalt nur von geringem Interesse. „Der Verfasser muss sich genau überlegen, wen er mit welcher Information erreichen möchte. Oft ist es effektiver, mehrere Einzel-Mails zu schreiben als eine Sammel-Mail, die Informationen nach dem Gießkannenprinzip verteilt“, so Reinhard Bier. Zur besseren Übersicht lässt sich der Postfach-Filter des E-Mail-Programms so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem Extra-Ordner landen. Auch E-Mails bestimmter Absender oder Newsletter lassen sich auf diese Weise sortieren.

Anweisungen und Zuständigkeiten klar formulieren
Hilfreich sind zudem konkrete Anweisungen im Betreff. E-Mails zur Kenntnis könnten mit einem „ZK“ am Anfang des Betreffs gekennzeichnet sein, ein „A“ zeigt an, dass eine Antwort erwartet wird, und ein „H“ signalisiert die Aufforderung zum Handeln. Wer nun noch eine Abwesenheitsnotiz für von intern wie extern eingehende E-Mails einrichtet, kann den Urlaub entspannt antreten. Dabei sollten Urlaubsvertretungen Zugriff auf das Postfach haben und dessen Struktur kennen, um wichtige Nachrichten weiterhin schnell erfassen und bearbeiten zu können.

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