Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) war bei Gesamtmetall bereits seit Jahren im Einsatz. Doch mit dem Support der vorhandenen Lösung war Gesamtmetall IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen zunehmend unzufrieden. Weitere Kritikpunkte waren die mangelnde Flexibilität des Systems sowie fehlende Möglichkeiten zur Abbildung ganzer Vorgänge.
Das neue System sollte nicht nur ein leichteres Handling der abgelegten E-Mails und klarere Ablage-Informationen bieten, sondern auch im Preis-/Leistungsverhältnis punkten. Schnell war der SWING PDF Converter als passende Lösung gefunden und das System für die Key-User eingeführt.
Umwandeln und Archivieren
Der SWING PDF Converter kann E-Mails (und anderere IBM Domino Dokumente) in PDFs umwandeln und leitet sie direkt in ein Datei-System oder Archiv.
Die Bedienung des PDF Converter ist denkbar einfach. Direkt über ein PDF-Symbol in der IBM Notes Symbolleiste kann die Konvertierung gestartet werden. Dabei kann in einem Schritt eine einzelne E-Mail, mehrere E-Mails oder sogar ganze Ordner auf einmal ausgewählt und konvertiert werden, wahlweise in einzelne PDF-Dateien oder in eine umfassende PDF-Datei.
Bereits in der Einführungsphase zeigten sich alle Beteiligten so zufrieden mit dem PDF Converter, dass man die Lizenz aufstockte, um allen 50 Mitarbeitern das Arbeiten mit der neuen Lösung zu ermöglichen. IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen ist mit dem PDF Converter sehr zufrieden: „Nicht oft kommen Mitarbeiter bei mir vorbei und loben ein Produkt, so wie hier…“
"Mit dem SWING PDF Converter ist die E-Mail-Ablage deutlich transparenter und flexibler geworden. Bereits in der Einführungsphase waren alle Mitarbeiter sehr zufrieden." Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik Gesamtmetall
acceptIT ist Partner von SWING SOFTWARE und offizieller Händler für SWING PDF Converter.
acceptIT entwickelt maßgeschneiderte, prozessoptimierte Software-Lösungen für die strategischen Unternehmensbereiche Kommunikation, Information und Prozesse.
Die Schwerpunkte sind Prozess- und Workflow-Management, Software für Geschäftsanwendungen (z. B. CRM, Reisekostenmanagement, Social Business Solutions, Cloud-Solutions), E-Mail-Management, die Entwicklung von individuellen IT-Anwendungen sowie Supportdienstleistungen für bzw. der Betrieb von IBM Domino Infrastrukturen.
Als IBM Gold Business Partner und Experter für Collaborative Solutions bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
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